Cómo añadir y gestionar a las personas de tu equipo

La pantalla Equipo es el listado de las personas de tu cuenta. Sirve para asignarlas como responsables o participantes, y de ella depende qué ve cada una.

Dónde está y quién la ve

En Configuración → Equipo. La ven el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica. Cada fila muestra el nombre, el email, el rol y, si tu cuenta los usa, el perfil. Dos etiquetas te avisan de situaciones concretas:

• Sin acceso: la persona está en el listado, pero no tiene usuario de WorkOS vinculado.
• Pendiente: ya tiene usuario, pero todavía no ha confirmado su acceso ni ha entrado nunca.

Si en su lugar ves el aviso «La base Equipo aún no está vinculada», falta vincularla en Bases de datos de Notion (Título, Email y Usuario de Notion). Eso lo hace alguien con Permisos de administración técnica.

Añadir a una persona

Pueden hacerlo el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica.

1. Pulsa el botón + (Nuevo miembro).
2. Escribe el Nombre y el Email. El email es obligatorio y no puede estar ya en uso en tu cuenta.
3. Si quieres, elige su Usuario de Notion y, si tu cuenta usa perfiles, su Perfil.
4. Elige el Rol (Miembro, Supervisor o Propietario) y, si eres Propietario, marca Permisos de administración técnica si procede.
5. Pulsa Añadir.

WorkOS crea a la vez la ficha en tu base Equipo y el acceso de esa persona a WorkOS, y le envía un correo con un botón Confirmar mi acceso. El enlace caduca a los 7 días. Si el correo no se pudiera enviar, WorkOS te muestra el enlace para que se lo hagas llegar tú.

Siempre se crean las dos cosas juntas porque, sin usuario vinculado a su ficha, quien entrara heredaría la identidad compartida de la cuenta y, con ella, su visibilidad.

Usuarios sin vínculo con Equipo

Bajo el listado aparece el aviso Usuarios sin vínculo con Equipo (n) cuando hay usuarios de WorkOS que no se corresponden con ninguna persona de Equipo (ni por vínculo ni por email). Esas personas no tienen «sus» proyectos: no se les muestran como responsable o participante, y las tareas que crean por voz o desde un correo quedan sin responsable. Se resuelve con un clic: pulsa Crear miembro del equipo junto al usuario y se crea su ficha con su mismo nombre y email, ya vinculada. Si ya hay varias fichas con ese email, el botón no aparece (corrígelo antes en Notion: un email solo puede estar en una ficha). El vínculo manual a una ficha existente solo se cambia desde el panel de administración, y una ficha solo puede pertenecer a una persona.

Si en Notion hay dos fichas con el mismo email, WorkOS te lo avisa bajo el listado y no asigna ninguna de las dos a ningún usuario hasta que lo corrijas.

Editar a alguien

Pulsa su fila para abrir Editar miembro. El Propietario y las personas con Permisos de administración técnica pueden cambiarlo todo, incluido el nombre y el email (que no puede coincidir con el de otra persona ni de otro usuario). Solo el Propietario cambia la marca de Permisos de administración técnica, y solo un Propietario cambia el email de otra persona con Permisos de administración técnica.

El listado agrupa a las personas por rol, de mayor a menor (Propietario, Supervisor, Miembro) y, dentro de cada grupo, por orden alfabético; al final, las que aún no tienen acceso a WorkOS.

El campo Rol es un selector con buscador. Justo debajo aparece una explicación con el nombre de cada rol (el que tenga tu cuenta, si lo has personalizado) que te dice si esa persona puede tener equipo a su cargo: un Supervisor puede tener subordinados y ver sus tareas, y un Miembro no puede tener equipo a su cargo. Puedes ascender a alguien a Propietario; cada ascenso queda registrado y se avisa por correo a los Propietarios. En la fila de quien ya es Propietario no se puede cambiar el Rol: bajarlo solo se hace desde el panel de administración.

Desactivar o eliminar a alguien

Solo el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica ven estos botones, en la ficha de cada miembro. Siempre piden confirmación.

Desactivar es reversible. La persona no puede entrar en WorkOS ni usar la conexión con Claude o ChatGPT, se cierra su sesión en menos de un minuto y dejan de sincronizarse sus buzones, calendarios y Slack y de importarse los mensajes de WhatsApp e Instagram de sus cuentas. Sus datos y asignaciones se conservan y puedes Reactivarla cuando quieras. Mientras está desactivada no aparece para nuevas asignaciones.

Eliminar es irreversible. Antes de confirmar ves todo lo que tiene asignado y eliges a qué persona pasa (tareas, proyectos, documentos, notas, wiki, publicaciones en borrador, Inbox y agenda); para confirmar escribes su nombre. El proceso sigue en segundo plano con una barra de progreso; si algo falla queda a medias y puedes reintentarlo. Al terminar se desconectan sus cuentas (se revoca el acceso de Google y Slack; el de Microsoft hay que retirarlo desde su propia cuenta), se borra su usuario y su ficha sale de Equipo. A las tareas ya completadas que pasan a otra persona se les añade un comentario en Notion indicando quién las completó.

No se puede desactivar ni eliminar a uno mismo ni al Propietario, ni a la última persona con Permisos de administración técnica (da antes esos permisos a otra). Cada desactivación, reactivación y eliminación queda registrada y se avisa por correo a los Propietarios.