Compartir adjuntos con el cliente (el candado)

Cada adjunto de una tarea, un proyecto, una empresa, un contacto o un documento tiene un candado. Por defecto está cerrado: solo lo ve tu equipo. Cuando lo abres, el contacto puede descargarlo desde su portal de cliente.

Los adjuntos nuevos siempre nacen con el candado cerrado, también los que subes después de abrir otros.

Quién puede abrir o cerrar el candado

Tarea: su responsable y quien gestiona la cuenta (el Propietario y quien tenga Permisos de administración técnica).
Proyecto: su responsable y quien gestiona la cuenta.
Documento: su propietario y quien gestiona la cuenta. También en documentos ya firmados: el candado solo decide qué ve el cliente, no cambia lo firmado.
Empresa y contacto: el Propietario y quien tenga Permisos de administración técnica.

Si no puedes cambiarlo, verás el icono del candado (sin poder pulsarlo) únicamente en los adjuntos que ya están abiertos.

Cómo abrirlo

Abre la ficha y entra en Adjuntos.
Pulsa el candado del archivo. Te pedirá confirmación: ¿Compartir este archivo con el cliente?
El candado pasa a verde y abierto. Para cerrarlo, púlsalo de nuevo (al cerrar no pide confirmación).

Qué ve el cliente

En su portal, dentro de Adjuntos, solo ve los archivos con el candado abierto de lo que le corresponde, agrupados así:

Proyectos y servicios: los de los proyectos vinculados a su ficha de contacto y los de las tareas de esos proyectos (con el nombre de la tarea).
Documentos: los de los documentos compartidos con él.
Generales: los de su propia ficha de contacto y los de sus empresas.

En la página de un documento del portal también se muestran solo los adjuntos con el candado abierto.

Cuándo no se puede, o se cierra solo

Lo privado nunca se comparte. Un proyecto o un documento privado no puede tener candados abiertos; en cuanto lo marcas como privado, se cierran todos los de sus adjuntos (y los de las tareas de ese proyecto). Aunque un documento privado se comparta con el portal, sus adjuntos no aparecen en Adjuntos.
Dos archivos con el mismo nombre en el mismo elemento no se pueden abrir: renombra uno primero.
Al borrar un archivo, o al archivar el elemento, el candado se cierra.
Al renombrar un archivo abierto sigue abierto con el nombre nuevo.
Los archivos que llegaron a un proyecto, una empresa o un contacto desde el correo o la mensajería nunca se comparten con el cliente (por la política de datos de Google): su candado aparece desactivado y no se puede abrir. Los que ya estaban guardados en una ficha antes de esta regla no se distinguen de los demás: no abras el candado de un archivo que sepas que vino de un correo.

Quién puede entrar al portal

Cualquier contacto del CRM con un proyecto o una empresa vinculados puede entrar con su correo y un código. Dentro solo ve lo que le corresponde, que puede ser nada.