Cómo compartir un documento con un cliente

Compartir un documento significa dar acceso a otra persona al Portal de cliente, la web donde ve, descarga y aprueba el documento sin entrar a WorkOS.

Abrir el panel

En la ficha del documento, pulsa el icono Compartir con el cliente. No lo verás si solo tienes permiso de lectura sobre ese documento. Abrir el panel no envía nada: solo activa el enlace.

Qué hay en el panel

• Enlace del portal: con el botón Copiar lo pegas donde quieras, por ejemplo en un mensaje.
• Vinculados por proyecto o servicio: los contactos que ya tienen acceso porque están vinculados al proyecto del documento. Cada uno tiene un botón Enviar correo, que le manda el enlace.
• Otros contactos: contactos vinculados directamente al documento. Con Añadir contacto los eliges de tu CRM y puedes quitarlos cuando quieras. Esta sección solo aparece si tu administrador ha configurado esa relación. A estas personas envíales tú el enlace copiado.

Al pulsar el nombre de un contacto se abre su ficha.

Quién tiene acceso

Entran al portal los contactos vinculados al proyecto o directamente al documento, y las personas de tu equipo que son Propietario o Participante. Cada persona necesita tener un email en su ficha.

Qué recibe el cliente

El correo lleva solo el enlace. El código de acceso lo pide la propia persona dentro del portal. Puede ver el documento, descargar el PDF y, si el tipo lo requiere, aprobarlo.

Después de aprobar

La aprobación deja un sello al final del documento, visible en el portal y en el PDF. El Estado del documento cambia solo si tu administrador ha configurado un estado de aprobado.

Problemas frecuentes

• «Este documento todavía no tiene ningún contacto con acceso»: vincula al contacto al proyecto del documento o, si aparece, añádelo en Otros contactos.
• Si tu cliente no recibe el código, pídele que revise el spam y que use el mismo email en el que recibió el enlace.