Conectar GNS y sincronizar sus clientes con las Empresas

Si tu cuenta tiene activado el plugin GNS, aparece una tarjeta GNS en Configuración → Integraciones. Conecta WorkOS con GNS+ y, cada 15 minutos aproximadamente, trae sus clientes a las Empresas del CRM. GNS manda: WorkOS no escribe nada en GNS.

Quién puede configurarlo

Solo las personas con Permisos de administración técnica. El resto de usuarios ve la tarjeta con un aviso.

Cómo conectarlo

Pide al soporte de GNS la API key y el API secret (identifican la base de datos de destino: pruebas o producción).
En la tarjeta GNS, pégalos y pulsa Guardar. Se guardan cifrados y no se vuelven a mostrar; si dejas un campo en blanco al volver a guardar, se conserva el actual.
Pulsa Probar conexión para comprobar que GNS acepta las credenciales.
Pulsa Revisar y sincronizar (la primera vez, ver «Primera sincronización» más abajo) o, una vez validada la revisión, Sincronizar ahora para lanzar una pasada sin esperar al ciclo automático.

Primera sincronización: revisión para no duplicar empresas

Antes de la primera sincronización real hay que revisar las coincidencias con las empresas que ya tienes en WorkOS. Mientras no la valides, la sincronización no crea ni modifica nada (tampoco la automática).

Pulsa Revisar y sincronizar. Se abre una pantalla con dos columnas: a la izquierda, cada cliente de GNS; a la derecha, la empresa de WorkOS que parece la misma.
WorkOS compara el Código, el email, el nombre comercial, la razón social y el teléfono (sin tener en cuenta tildes, mayúsculas ni formas como «S.A.» o «SRL»). Las coincidencias claras llegan ya elegidas; las dudosas se muestran como «Posible coincidencia» con un botón Usar.
En la columna derecha puedes cambiar la empresa buscando por nombre, código o razón social, elegir Crear como empresa nueva o No sincronizar este cliente. Una empresa solo puede enlazarse a un cliente de GNS.
Pulsa Validar y sincronizar. Las empresas elegidas se enlazan y se actualizan con los datos oficiales de GNS (Código, teléfono, país, razón social y email) sin cambiar su nombre; los clientes marcados como nuevos se crean al sincronizar y los que marcaste como «No sincronizar» no se crean nunca.

La revisión se hace una sola vez. Si la dejas a medias, lo ya aplicado se conserva y al volver solo verás lo que falta. En modo simulación puedes revisar y validar, pero no se guarda nada hasta desactivar la simulación. Después de validarla, el botón pasa a llamarse Sincronizar ahora y queda disponible Revisar coincidencias para clientes nuevos de GNS que aún no estén enlazados. La revisión solo se da por terminada cuando todos los clientes de GNS tienen una decisión (vincular, crear o no sincronizar). Si falta alguno, WorkOS te lo indica y puedes volver a abrir la revisión para completarlos. Una sugerencia por coincidencia de email o teléfono no llega marcada si el nombre no se parece: revísala antes de aceptarla.

Cómo se sincronizan los clientes

Cada cliente de GNS se empareja con una Empresa por su Código, que debe contener el número de documento del cliente en GNS (se ignoran puntos, guiones y espacios; si una Empresa tiene varios códigos separados por «|», vale cualquiera de ellos).

Empresa nueva: si ninguna Empresa tiene ese Código, se crea con su nombre, su Código, el teléfono y el país (si esas propiedades están configuradas y el país ya existe como opción). Nace con el primer estado del Kanban de Empresas.
Empresa que ya existe: la primera vez solo se enlaza, sin cambiar nada. Después, nombre, teléfono y país se actualizan solo cuando cambian en GNS; una edición manual hecha en WorkOS se conserva mientras GNS no vuelva a cambiar ese cliente.
Se omiten: clientes sin número de documento o sin nombre, los marcados como no cliente (por ejemplo solo proveedores), documentos repetidos en GNS, datos demasiado largos o con formato anómalo, documentos de menos de 5 caracteres, y los números de documento que coinciden con varias Empresas (revísalos y deja un solo Código por Empresa).
Una Empresa que ya estaba enlazada y se archiva o pierde su Código no se vuelve a crear.

Modo simulación

Si tu espacio está en modo simulación, la sincronización solo cuenta lo que haría, sin crear ni modificar nada. La tarjeta lo indica y muestra el resultado de la última pasada.

Si algo falla

GNS ha rechazado las credenciales: revisa la API key y el API secret con el soporte de GNS.
Falta mapear «Código»: configura la propiedad Código de Empresas en Bases de datos.
No hay estado inicial: define los estados de Empresas en su Kanban.

Cliente con varios correos en GNS

GNS guarda un único campo de email por cliente, que puede traer varias direcciones separadas por «;». Si en ese campo conviven las del cliente y las de tu propio equipo (por ejemplo copias internas), pide al soporte técnico que indique los dominios de correo propios de tu empresa: WorkOS los ignora y deja en la Empresa la primera dirección del cliente. Si todas las direcciones son internas, el email de la Empresa queda vacío. Sin indicar dominios propios, se usa la primera dirección.