Documentos firmados: bloqueo, sello y verificación de la firma

Cuando una persona aprueba un documento desde el portal, WorkOS lo sella: guarda una copia exacta de lo que se firmó y un registro que no se puede alterar. Así se puede demostrar después qué se firmó, quién lo firmó y cuándo.

Qué se guarda al firmar

Una copia sellada del documento tal como estaba en ese momento: contenido, título, tipo, fecha, importes, imágenes, adjuntos, la plantilla del cliente y el texto de los términos legales que se aceptaron.
Una huella (SHA-256) de todo ello. Si se cambiara un solo carácter, la huella sería distinta.
Un registro encadenado: cada firma se enlaza con la anterior, de modo que no se puede borrar ni modificar una entrada sin que se note.
Un sello de tiempo de un tercero (RFC 3161) sobre la cabeza del registro: una autoridad externa certifica la fecha sin ver el contenido, solo la huella.
Un PDF sellado, generado desde la copia sellada. Es siempre el mismo fichero, esté donde esté.

Los datos personales del firmante (nombre, número de documento, email, IP) se guardan aparte y no forman parte del registro público.

El documento queda bloqueado

Un documento firmado ya no se puede modificar: ni su contenido, ni el título, el tipo, la fecha, los importes, los adjuntos, las personas o los vínculos, ni se puede borrar. Esto vale para la app, para Kairos y para Claude o ChatGPT. Sí se pueden seguir leyendo, compartir, descargar el PDF y añadir comentarios.

Lo que ve la persona que firmó (y cualquiera que abra el documento en el portal o descargue su PDF) es siempre la copia sellada, aunque alguien edite después el original de trabajo en Notion.

Si alguien cambia a mano el original en Notion, WorkOS lo detecta, lo deja anotado en el registro, avisa a los Propietarios por correo y muestra el aviso en la página de verificación. La copia sellada no cambia y sigue siendo la válida.

Cómo comprobar una firma

En el sello del PDF firmado hay una referencia y un enlace de verificación. Al abrirlo (no hace falta iniciar sesión) verás:

si el registro es íntegro,
el tipo de documento, la versión, el firmante abreviado, y la fecha de aprobación y de sellado,
las huellas del contenido y del PDF,
el sello de tiempo y su validez,
si la firma fue anulada o si el original cambió después.

Para comprobar que tu PDF es el original, arrástralo a la página: tu navegador calcula su huella y la compara con la registrada. El fichero no sale de tu equipo.

Anular una firma o cambiar un documento firmado

Solo el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica pueden anular la firma desde el aviso que aparece en la ficha del documento. Hay que escribir un motivo, que queda en el registro. La anulación no borra nada: el sellado anterior se conserva y se sigue pudiendo verificar, pero deja de estar vigente y el documento vuelve a ser editable. Para que valga de nuevo, hay que volver a firmarlo; eso genera un sellado nuevo (versión siguiente).

Documentos aprobados antes de este sistema

Los documentos que ya estaban aprobados se pueden sellar a posteriori. Su registro lo indica como sellado retroactivo: se selló el contenido que tenía el documento en ese momento, que no es necesariamente el que se firmó. Su referencia es la que ya llevaban impresa.

Qué tipo de firma es

Es una firma electrónica simple: identidad verificada con un código enviado al correo, nombre, número de documento, fecha e IP. El sello, la huella y el sello de tiempo refuerzan la prueba de qué se firmó y cuándo, pero no la convierten en una firma electrónica avanzada ni cualificada. Si tu caso exige una firma cualificada, consulta con tu asesor legal.