Documentos privados: solo para ti y tus participantes

Un documento privado lo ven solo su propietario y las personas que añadas como participantes. Para el resto de personas de tu cuenta es como si no existiera, también para el Propietario de la cuenta, quien tenga Permisos de administración técnica y los Supervisores.

Cómo marcarlo

Abre el documento. Debes ser su propietario (la persona que figura en «Propietario»).
Pulsa el botón del candado de la cabecera de la ficha y confirma.
El documento queda con una etiqueta oscura Privado (con candado) en las listas, en el Kanban y en la cabecera de la ficha. Lo encontrarás en «Mis documentos».

Para quitarlo, pulsa de nuevo el candado. El documento dejará de ser privado y volverá a verse según las reglas normales (por ejemplo, el Propietario de la cuenta lo verá en «De otros»).

También puedes pedírselo a Kairos («marca este documento como privado»); se aplican las mismas reglas.

Quién lo ve

Tú, que lo marcaste.
Los participantes del documento. Si añades a alguien como participante, lo verá de inmediato (con la etiqueta Privado); si lo quitas, dejará de verlo.
Nadie más, en ningún sitio de WorkOS: listas y Kanban de Documentos (ni en «De otros» ni en «Mi equipo»), búsquedas, @menciones, pestañas Documentos de un Proyecto, una Empresa o un Contacto, Kairos y el conector con Claude o ChatGPT.
Las menciones a ese documento dentro de tareas, notas, proyectos u otras fichas se ven como «Documento privado», sin título ni enlace, para quien no puede abrirlo.

Si alguien sin acceso intenta abrirlo con su enlace directo, recibe el mismo aviso que con un documento que no existe.

Qué puede hacer un participante

Un participante ve el documento, lo lee y lo edita como cualquier otro. Lo que no puede hacer, porque solo corresponde a quien lo marcó como privado:

Cambiar los participantes o el propietario.
Compartirlo con un cliente ni vincular contactos.
Quitar la marca de privado.

Compartirlo con un cliente

Por defecto, un documento privado no se puede compartir con clientes: el portal de cliente no lo abre a nadie (ni a los contactos del cliente ni a ti mismo con tu correo). Si quieres compartirlo, abre «Compartir» y activa la casilla «Permitir compartir este documento privado en el portal de cliente» (solo la ve quien lo marcó como privado). Con la casilla activada funciona como cualquier otro documento: lo abrirán, a través del portal y con su código por correo, los contactos del cliente vinculados al documento o a su proyecto (y tú y tus participantes con vuestro correo). Piénsalo antes de vincular un privado a un proyecto: todos los contactos de ese proyecto podrán abrirlo en el portal mientras la casilla esté activada. Puedes desactivarla en cualquier momento y el portal deja de abrirlo al instante. Si quitas la marca de privado y vuelves a ponerla, la casilla vuelve a empezar desactivada.

Límites que conviene conocer

Los participantes se registran por su usuario en el momento en que los añades. Si una persona aún no tenía cuenta de WorkOS cuando la añadiste, vuelve a guardar los participantes cuando ya la tenga. Añadir participantes directamente en Notion no les da acceso a un privado: hazlo desde WorkOS.
Es privado en WorkOS, no en Notion. Quien tenga acceso a tu espacio de Notion podrá seguir viendo la página allí.
Drive: los ficheros adjuntos de un documento privado dejan de copiarse a Drive y solo se guardan en Notion. Lo que ya estuviera en su carpeta de Drive no se borra y esa carpeta deja de sincronizarse; si quieres quitarla, hazlo a mano en Drive. Al quitar la marca de privado, los ficheros nuevos vuelven a copiarse.
La marca queda ligada a tu usuario de WorkOS. El acceso de los participantes sigue a su ficha de Equipo, que es con la que se les añadió.
Si el propietario sale del equipo, no se puede dar de baja a esa persona mientras tenga documentos privados: antes debe hacerlos públicos o eliminarlos. Si ya no está disponible, un administrador de la plataforma puede liberarlos.
Si ya consultaste el documento con Kairos antes de hacerlo privado, esa conversación conserva lo que se leyó (solo la ves tú).
Un documento firmado puede ser privado: el bloqueo por firma y la privacidad son independientes.
Para poder marcar documentos como privados necesitas tener tu ficha en Equipo vinculada a tu usuario.