Economía: facturas, vínculo con Qonto e importación

El módulo Economía reúne las facturas que emites, su estado de cobro y los valores agregados de cada empresa. Está pensado para quien usa Qonto para facturar: WorkOS puede traer tus facturas de Qonto y relacionarlas con las empresas de tu CRM.

Lo ve quien puede ver importes (Propietario, Supervisor y quien tiene Permisos de administración técnica). Para importar, vincular o crear empresas hace falta además administrar la cuenta.

Qué necesitas (una sola vez)

El plugin Economía activo y Qonto conectado en Configuración › Integraciones.
Las dos bases de Notion de facturas, creadas y elegidas en Bases de datos: Facturas emitidas y Líneas de factura. Puedes crearlas con «Instalar nuevas bases de datos» (paquete Economía) y mapear sus propiedades en la tarjeta de Facturas.
Para que la importación no duplique nada, deben estar mapeadas ID Qonto (en Facturas emitidas) y, si importas líneas, Clave Qonto y la relación Factura (en Líneas de factura). Si falta alguna, la importación te lo avisa y no empieza.

Vincular tus empresas con Qonto

En la ficha de una empresa, pestaña Economía, puedes vincularla a uno o varios clientes de Qonto. Un cliente de Qonto solo puede estar en una empresa.

Para hacerlo en bloque, el Propietario tiene Inicializar la economía en Configuración › Integraciones › Qonto: WorkOS revisa las facturas de los últimos años, te muestra una tabla de clientes de Qonto con un selector de empresa del CRM en cada fila, y al aceptar crea los vínculos y rellena los datos fiscales que falten (razón social, CIF, dirección, código postal, ciudad, provincia, NIF-IVA, email y moneda). Nunca sobrescribe lo que la empresa ya tiene.

El listado de facturas

El menú Economía muestra todas las facturas con su estado (Pendiente de cobro, Cobrada, Cancelada o A pérdidas), el importe y la etiqueta Vencida cuando una factura pendiente ha pasado su fecha de vencimiento. Arriba ves los totales por moneda: facturado (sin canceladas), cobrado, pendiente y vencido. Los importes grandes son sin IVA; debajo, en pequeño, aparece cada uno con IVA. En cada factura del listado, el importe grande también es sin IVA, con el total con IVA debajo.

Justo debajo de los totales hay un gráfico de barras con lo facturado sin IVA en un año (de enero a diciembre; cada barra, un mes, repartida en cobrado, pendiente y otros; pasa el ratón por encima para ver el detalle). Con las flechas junto al año puedes ir a años anteriores y hasta el año que viene; las barras rayadas son la previsión de las facturas programadas que todavía no se han emitido. Respeta los filtros del listado salvo las fechas.

Puedes buscar por número, cliente, CIF o descripción, filtrar por estado, por fechas, por vencidas o por «Sin empresa» (facturas que aún no están relacionadas con ninguna empresa del CRM). Al pulsar una factura se despliegan sus datos, sus líneas y el botón Ver en Qonto. Si la suma de las líneas no coincide con el total, se avisa.

Importar facturas desde Qonto

En la parte de arriba de Economía hay una tarjeta plegable, Importar facturas desde Qonto (cerrada por defecto; con ella cerrada ves de un vistazo el estado).

Elige cuántos años quieres traer y si quieres crear o vincular las empresas que falten y incluir las líneas.
WorkOS lee Qonto y te enseña un resumen: cuántas facturas y líneas se importarán, cuántas ya existían, el tiempo estimado y la lista de empresas que se crearán o vincularán.
Si estás de acuerdo, confirma. La importación crea en tu Notion las facturas y sus líneas, de las más recientes a las más antiguas.

Algunas cosas que conviene saber:

No duplica. Una factura ya importada no se repite, ni siquiera si repites la importación o se corta a mitad. Si algo se interrumpe, al volver continúa donde se quedó.
Mantén WorkOS abierto en esa pantalla mientras importa; puedes pausar, reanudar o cancelar cuando quieras (lo ya creado se queda). Las facturas que fallen quedan marcadas con su motivo y se pueden reintentar.
Empresas. Si el cliente de Qonto no está vinculado a ninguna empresa, WorkOS usa la empresa del CRM que tenga ese mismo CIF (si es única) o crea una nueva con los datos de Qonto y Rol «Cliente». Si el CIF aparece en varias empresas, la factura se deja sin empresa para que la relaciones tú.
Es lento a propósito. Notion limita el ritmo y la app sigue usándolo: unas 1.000 facturas pueden llevar media hora.
Es manual. De momento la importación se lanza a mano; las facturas nuevas o los cambios de estado en Qonto se traen con una nueva importación.
Qué no entra. Los borradores no se importan. Las notas de crédito tampoco: la factura afectada lleva un aviso en su campo «Notas».

En la ficha de una empresa

La pestaña Economía de la empresa muestra, además del vínculo con Qonto, los valores agregados de esa empresa y el listado de sus facturas:

Facturado, cobrado, pendiente y vencido.
Facturado en los últimos 12 meses y en el año en curso.
Factura media, cobro medio (días entre la factura y su cobro) y nº de facturas.

Una factura cuenta para la empresa si está relacionada con ella o, si no tiene ninguna relación, si su cliente de Qonto está vinculado a esa empresa. Si hay varias monedas, se muestran por separado.

Facturas programadas

Si ya sabes que tienes que facturar algo en el futuro, prográmalo y no tendrás que acordarte: en Economía pulsa Programar factura (o hazlo desde la pestaña Economía de una empresa), elige la empresa, la fecha de emisión, las líneas, la moneda y la forma de pago (transferencia o domiciliación) y guarda.

No se crea ninguna factura todavía. Hasta ese día solo existe el aviso: la factura real se emite sola en Qonto al llegar la fecha (a partir de las 7:00), con el número correlativo que le toque en ese momento y con la fecha de emisión de ese día. El vencimiento se cuenta desde la emisión (por defecto, 30 días).
Mientras tanto puedes editarla o cancelarla en la tarjeta Facturas programadas (bajo el gráfico). Una vez emitida ya no se toca: es una factura normal.
Domiciliación. Puedes pedir que, al emitirla, se cree también el cobro por domiciliación (a los días que elijas). Ese día se comprueba que el cliente tenga un mandato firmado: si no lo tiene, la factura se emite igualmente y se avisa a los Propietarios para que cree el cobro a mano.
Si algo falla. Si Qonto la rechaza se reintenta cada hora (hasta tres veces); si hay dudas de que se haya emitido, o falta algo (el cliente de Qonto, la empresa…), pasa a Para revisar y los Propietarios reciben un correo (también si pasó más de una semana de su fecha sin emitirse). Si fue por una emisión dudosa, antes de editarla comprueba en Qonto que no se emitió: WorkOS te lo pedirá.
Previsión. Lo programado aparece en el gráfico del año como barras rayadas; al emitirse pasa a contar como facturado.
Duplicar una factura. Al abrir una factura emitida, el botón Duplicar como factura programada abre el mismo formulario con sus datos (empresa, cliente de Qonto, conceptos, cantidades, moneda, forma de pago y plazo de vencimiento) y una fecha nueva (un mes después). Puedes cambiar la fecha, los conceptos, las cantidades o cualquier dato antes de guardar. No crea ninguna factura: queda programada como cualquier otra, y el cobro por domiciliación no se copia (se elige de nuevo).
Hace falta que la empresa ya tenga un cliente de Qonto vinculado.

Facturas recurrentes

Si una factura se repite cada cierto tiempo, no hace falta programarla una a una: en el formulario de Programar factura marca Repetir esta factura, elige cada cuántos meses (de 1 a 24) y, si quieres, una fecha final. WorkOS crea y emite sola una factura en cada fecha, con el número correlativo de Qonto, igual que una programada.

La primera factura sale en la fecha que elijas; las siguientes, el mismo día del mes (si ese mes no lo tiene, el último día: el 31 pasa al 28 o 30 y vuelve al 31 cuando toca).
Fecha final (opcional). Si la dejas vacía sigue hasta que la pauses o la canceles. La última factura es la última fecha que no pase de esa fecha final.
La tarjeta Facturas recurrentes (bajo el gráfico) muestra cada serie con su próxima fecha. Puedes editarla (los cambios solo afectan a las facturas futuras), pausarla, reanudarla (lo que cayó mientras estuvo pausada no se factura) o cancelarla (se cancelan también sus facturas programadas que aún no se han emitido; las ya emitidas no cambian).
Una factura concreta. Cada factura generada aparece en la lista de programadas con la etiqueta Recurrente; puedes cancelarla solo esa vez.
Previsión. Las facturas que aún no se han generado cuentan en el gráfico anual como previsión (barras rayadas).
Importes fijos. Cada factura sale con los mismos conceptos e importes; para cambiarlos edita la recurrente. Si algo falla (el cliente de Qonto ya no está vinculado, por ejemplo), esa factura pasa a Para revisar y los Propietarios reciben un aviso. Si el servidor estuvo parado más de una semana, las facturas atrasadas no se emiten solas: quedan en «Para revisar».

Motivo de exención de IVA

Cuando una línea de una factura lleva IVA 0 % (al crear la factura o al programarla) aparece debajo el desplegable Motivo de exención de IVA: Qonto lo guarda en la factura como la razón legal por la que no se aplica IVA. Los motivos que se ofrecen son los que Qonto admite para el país de tu cuenta (se deduce del IBAN de cobro): España, Italia, Francia, Alemania, Austria, Bélgica, Países Bajos o Portugal.

En España es opcional. Si facturas a una empresa de otro país, WorkOS propone S69 (servicio no sujeto por las reglas de localización, art. 69 LIVA), ya elegido, pero lo eliges tú: cámbialo o déjalo sin motivo si no corresponde. Las etiquetas son orientativas; confirma con tu gestor la referencia que aplica a cada operación.
En Italia es obligatorio.
Con un IVA distinto de 0 el motivo no se envía.
Al duplicar una factura el motivo no se copia: se vuelve a elegir (o se propone el sugerido).

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar una factura desde WorkOS? El listado es de solo lectura. Si cambias algo en Notion (por ejemplo el estado), se refleja en WorkOS en la siguiente sincronización (cada hora).

¿Por qué una factura sale «Sin empresa»? Porque su cliente de Qonto no está vinculado a ninguna empresa y no se creó una al importar. Vincula el cliente a una empresa o relaciona la factura en Notion.

¿Y si la importación me dice que faltan propiedades por mapear? Ve a Configuración › Bases de datos, abre la tarjeta de Facturas emitidas / Líneas de factura y elige las propiedades que indica el aviso.

¿Se puede programar una factura recurrente (cada mes)? De momento se programa una a una; las facturas recurrentes llegarán más adelante.