Diferencia entre Empresas y Contactos en el CRM

La sección CRM agrupa dos listados: Empresas (a veces llamadas "Clientes") y Contactos — las personas concretas dentro de esas empresas. Ambos tienen vista de Lista y de Kanban (tablero por estado, con las tarjetas arrastrables).

Ficha de una Empresa

Al abrir una empresa se muestra primero Mensajes recibidos, y los mensajes que ya completaste en el Inbox aparecen con un degradado verde. Contenido, con el icono en rojo, es la última pestaña de la fila.

Proyectos y servicios relacionados — los vinculados a esta empresa (cada uno con su empresa bajo el nombre; «Varias empresas» si tiene más de una); puedes vincular uno que ya existe (el buscador solo ofrece los proyectos que aún no están vinculados a la empresa) o crear uno nuevo ya vinculado.
Contactos — vincular uno existente o crear uno nuevo.
Documentos — los documentos vinculados (a través de sus proyectos), cada uno con el degradado de color de su tipo.
Adjuntos — archivos propios, más (solo lectura) los adjuntos heredados de sus proyectos y contactos.
Facturación — si tu cuenta lo tiene configurado, el vínculo con tu sistema de facturación.
Mensajes recibidos y Mensajes enviados — reúnen el correo de todos los contactos de esta empresa (según los permisos de tu Equipo).
Contenido — notas libres, donde puedes mencionar otros registros escribiendo @ (es la última pestaña, en rojo).

También puedes editar el país, el sitio web, el código de cliente, y enviar un mensaje eligiendo antes a cuál de sus contactos.

Responsable a su cargo: si tu cuenta usa el modo Equipo y lo tiene configurado, cada empresa puede tener una persona de tu equipo como responsable. Se elige en la cabecera de la ficha (junto al estado y el país) y se ve en el Kanban y en la Lista; en la tarjeta aparece en verde si eres tú. Solo el Propietario y quien tenga Permisos de administración técnica lo cambian. Ellos mismos eligen, en Configuración › Responsable de empresa, qué perfiles (Propietario, Supervisor, Miembro, con los nombres que uses en tu cuenta) pueden ser responsables; por defecto, Propietario y Supervisor.

Oportunidad económica y moneda: si tu cuenta lo tiene configurado, la ficha muestra la oportunidad económica de la empresa. Es la suma del valor neto de los documentos vinculados a ella y se calcula sola cada vez que cambias el valor de un documento, lo vinculas a otra empresa, lo archivas o lo borras; no se edita a mano. La empresa tiene una moneda (la eliges en la ficha): solo se suman los documentos en esa moneda y los que no indican ninguna. Si la empresa aún no tiene moneda, se usa la del primer documento con valor, siempre que sea una de las opciones disponibles. No cuentan los documentos archivados ni los privados. El importe lo ven el Propietario, quien tenga Permisos de administración técnica y el responsable asignado a esa empresa (cualquiera que sea su perfil). Solo ese responsable puede escribirlo a mano desde la ficha (ni siquiera los gestores); un valor escrito a mano se sobrescribe la próxima vez que cambie un documento con valor de la empresa o su moneda. La moneda la cambian los gestores y el responsable.

Moneda por defecto y conversión: en Configuración › Empresas: responsable y moneda, el Propietario (o quien tenga Permisos de administración técnica) puede elegir una moneda por defecto: la reciben las empresas nuevas y, al guardarla, las existentes que no tenían moneda. La oportunidad de cada empresa se calcula en la moneda de la empresa; los documentos en otras monedas se convierten con los tipos de cambio de la semana (se actualizan una vez por semana desde Exchange Rate API). Si una moneda no tiene tipo de cambio, o su nombre no se reconoce (por ejemplo un «$» suelto, que puede ser de varios países: usa el código, como «USD»), esos documentos no se suman y la ficha te lo avisa. Cuando hay conversión, la ficha indica de qué monedas y con los tipos de qué fecha. En las tarjetas del Kanban y en la Lista el importe de la oportunidad solo se muestra en las empresas cuyo estado es «Embudo» (o en todas, si no hay ningún estado marcado como «Embudo»).

Datos de la empresa: si tu cuenta lo tiene configurado, la ficha incluye una sección Datos de la empresa con la razón social (el nombre de la empresa es el nombre comercial), la dirección, el email de contacto (los de cada persona van en Contactos), la actividad principal y la secundaria, y los ingresos anuales estimados con su moneda (independiente de la moneda de la oportunidad). Solo Propietario y Permisos de administración técnica los editan; los ingresos anuales y su moneda solo los ven ellos. La razón social y el email también sirven para buscar empresas, igual que el código. Las propiedades se crean desde Bases de datos (Instalar y completar → grupo «Datos de la empresa»).

Empresas base: si tu cuenta lo tiene configurado, puedes marcar como Empresa base las empresas internas, las que identifican a tu cuenta (por ejemplo, la tuya). En los listados de Empresas (Kanban, Lista y Cuadro) se ven con un fondo rojizo. Cada empresa puede además indicar a qué empresa base corresponde (Empresa base correspondiente, se elige entre las empresas marcadas como base): las que ya tienen una asignada se ven en verde y muestran el nombre de su empresa base. Las dos opciones se editan en la ficha de la empresa (solo el Propietario y quien tenga Permisos de administración técnica) y se configuran en Configuración › Empresas.

Vista Cuadro (repartir empresas «Embudo»): junto a Kanban y Lista aparece la vista Cuadro para el Propietario y quien tenga Permisos de administración técnica, siempre que la cuenta use el modo Equipo y tenga mapeada la relación «Responsable a su cargo». Muestra solo las empresas cuyo estado está marcado como «Embudo» (engranaje del Kanban) y las reparte en columnas: una por cada persona cuyo perfil esté permitido como responsable (Configuración › Empresas: responsable y moneda), más Sin responsable y, si hace falta, Otros responsables (empresas cuyo responsable ya no tiene un perfil permitido; de ahí no se puede soltar). Arrastra una empresa a la columna de una persona para asignársela, o a «Sin responsable» para quitárselo; un clic en la ficha abre la empresa. Puedes buscar por nombre y filtrar por estado «Embudo». Si no hay ningún estado marcado como «Embudo», la vista te lo recuerda. El servidor vuelve a comprobar el permiso y el perfil en cada cambio y, si algo falla, la ficha vuelve a su sitio.

Quién puede hacer qué en una empresa: todos ven el Kanban, la Lista y la ficha, leen todas las pestañas y añaden adjuntos. Solo el Propietario y quien tenga Permisos de administración técnica crean y eliminan empresas, editan sus datos y su estado (arrastrando en el Kanban o desde la ficha), vinculan contactos y proyectos, crean un proyecto nuevo desde la empresa y renombran o borran adjuntos. El Contenido también lo editan los Supervisores, que además pueden crear contactos nuevos desde la empresa y, si son responsables de algún proyecto de esa empresa, crear documentos y vincular documentos suyos.

Crear una empresa: con el botón «+ Nueva empresa» eliges el nombre y el estado y, de forma opcional, su responsable a su cargo, su empresa base asociada, su rol (Cliente y/o Proveedor) y uno o varios proyectos o servicios (cada selector tiene buscador). Solo salen los datos que tu cuenta tiene configurados, y todo se puede completar o cambiar después desde la ficha. Si algún dato opcional no se puede guardar, la empresa se crea igualmente y se te avisa de cuál falta.

Con Kairos o el conector MCP: puedes pedir que cree una empresa indicando su rol y que vincule o desvincule uno o varios proyectos de una empresa; solo suma o quita los que indiques (nunca sustituye los que ya tiene) y pide tu confirmación antes de escribir. También puede cambiar el rol de una empresa existente.

Pestaña «Horas» de una empresa

Solo para el Propietario, los permisos de administración técnica y los Supervisores, y solo si el cliente tiene el seguimiento de tiempo. Muestra las horas trabajadas mes a mes en los últimos 12 meses (el mes en curso y los 11 anteriores) en las tareas de los proyectos de la empresa: el total de 12 meses, la media mensual y el mes con más horas, un gráfico de barras apiladas por tipo de tarea y una tabla. Pulsa «Total 12 meses» o cualquier mes para desplegar el desglose por tipo. Los tipos son los del catálogo de Tipos de tarea si está configurado (y, si una tarea no lo tiene, su Tipo estándar); sin catálogo, el Tipo estándar. Un Supervisor solo ve el tiempo registrado por él y por su equipo; los proyectos privados que no ves no cuentan, y un proyecto compartido con otras empresas cuenta entero en cada una. El botón de recargar vuelve a pedir los datos a Notion (se guardan 10 minutos).

Ficha de un Contacto

Estructura parecida, con las pestañas Contenido, Emails recibidos, Emails enviados, Proyectos y servicios relacionados (cada uno con su empresa vinculada bajo el nombre), Documentos y Adjuntos (algunas solo aparecen si tu cuenta las tiene configuradas), y accesos rápidos para llamar, abrir WhatsApp o enviar un correo.

Varias empresas: un contacto puede pertenecer a varias empresas; en la ficha añades o quitas empresas igual que en un proyecto. Si un correo trae un adjunto y el contacto tiene varias empresas, el menú de adjuntos ofrece «Llevar adjunto a la empresa: …» para cada una. El Estado del contacto solo se mantiene sincronizado con el de su empresa cuando tiene una única empresa. En Notion, la propiedad de relación no debe estar limitada a 1 página. La empresa de un contacto solo se lleva a un proyecto vinculado si ese proyecto no tiene ninguna empresa (al vincular el contacto, solo si tiene una única); nunca se cambia la de un proyecto que ya la tiene.

Quién puede hacer qué en un contacto: todos pueden ver la ficha, leer los documentos y añadir adjuntos. Solo el Propietario y quien tenga Permisos de administración técnica editan los datos (nombre, email, teléfonos, estado, origen, empresa), eliminan el contacto, vinculan o crean documentos y renombran o borran adjuntos ya subidos. El Contenido y el vínculo con proyectos y servicios los editan también los Supervisores; un Miembro no puede vincular proyectos ni servicios.

Crear un contacto: en «Nuevo contacto» puedes elegir, de forma opcional, una o varias empresas y uno o varios proyectos o servicios a los que vincularlo desde el principio (selectores con buscador; las empresas las puede elegir el Propietario, quien tenga Permisos de administración técnica y los Supervisores, y los proyectos, quien pueda vincularlos: los suyos como responsable, o todos si es Propietario o tiene Permisos técnicos). En su ficha, al vincular un proyecto, los que ya están vinculados al contacto aparecen marcados como «Ya vinculado».

El estado «Archivo» y los estados «Embudo» en el Kanban

Si tu cuenta lo tiene configurado, el Kanban de Empresas tiene una zona especial en la esquina para pasar una empresa a Archivo — se arrastra ahí, nunca es una columna normal del tablero.

Quien es Propietario o tiene Permisos de administración técnica puede configurarlo desde la propia sección CRM › Empresas, con el botón del engranaje junto a Recargar. En la pestaña Estados marca qué estados se ven como columna, arrástralos para ordenarlos y elige cuál significa «Archivo». Con la casilla Embudo marcas los estados (puede ser más de uno) del embudo comercial, los que tienen responsable comercial: sus empresas se reparten en la vista Cuadro, forman los niveles de la vista Embudo y solo en sus tarjetas se muestra el importe de la oportunidad económica (si no hay ningún estado marcado, el importe se ve en todas). En cada estado «Embudo» puedes marcar además 👍 Logrado (final positivo) o 👎 No logrado (final negativo); un estado no puede ser las dos cosas. En la pestaña Emparejar con Contactos decides qué estado de contacto corresponde a cada estado de empresa.

Vista Embudo

Cuando hay al menos un estado marcado como Embudo, junto a Cuadro aparece la vista Embudo para el Propietario y quien tenga Permisos de administración técnica (son quienes ven las oportunidades de todas las empresas). Dibuja un embudo: el primer nivel muestra todas las empresas (cuántas son y la suma de sus oportunidades económicas) y, debajo, un nivel por cada estado «Embudo», en el orden del Kanban, con el porcentaje (en grande) y el número de empresas que han llegado a ese nivel —las de ese estado y las de todos los siguientes— y la suma de las oportunidades de ese estado (el importe no se acumula). Los estados «Logrado» y «No logrado» no forman parte de esa cadena: salen debajo, en paralelo (👍 a la izquierda, 👎 a la derecha), cada uno con sus propias empresas, su porcentaje sobre el total y su oportunidad, sin sumarse a los niveles ni entre sí. Además llevan una etiqueta de conversión: el porcentaje de las empresas que han llegado a un final (a cualquiera de los estados «Logrado» o «No logrado») que están en ese estado; al pulsarlos, la tabla muestra solo las empresas de ese estado. El embudo queda a la izquierda; al pulsar un nivel (salvo «Todas las empresas») aparece a su derecha una pequeña tabla con las empresas que están en ese estado, cada una con su oportunidad, y al pulsar una fila se abre su ficha (el número del nivel es acumulado, pero la tabla lista solo las del propio estado). Si vuelves a pulsar el mismo nivel, la tabla se oculta.

Si tu cuenta usa el modo Equipo y tiene mapeada la relación «Responsable a su cargo», arriba del todo aparece un selector con las personas que pueden ser responsables (los perfiles que hayas permitido en Configuración › Empresas). Al elegir una, el embudo se calcula solo con las empresas de las que es responsable y el título pasa a «Embudo de {nombre}»; con «Todos los responsables» se ven todas. El embudo (los totales y las tablas) no incluye las empresas marcadas como Empresa base, que son internas. Los importes se expresan en la moneda por defecto de tu cuenta (o, si no hay, la más usada); las oportunidades en otra moneda se convierten con los tipos de cambio y, si falta el tipo de alguna, se avisa debajo.

Filtros y el título «filtrado por»

En el Kanban y la Lista de Empresas, junto al buscador, puedes filtrar por proyecto y por responsable a su cargo (este último si tu cuenta usa el modo Equipo y tiene mapeada esa relación). Mientras hay un filtro aplicado, el título de la sección muestra «filtrado por …» con lo elegido. Cada selector de filtro tiene una ✕ para quitarlo y volver a «Todos». Lo mismo ocurre en Proyectos, Agenda › Reuniones, Documentos y la vista Lista de Publicaciones.

Estados de los contactos

En CRM › Contactos, el Propietario o alguien con Permisos de administración técnica configura los estados con el botón del engranaje junto a Recargar. Marca qué estados se ven como columna del Kanban y arrástralos para ordenarlos. Con el selector de cada estado indicas qué significa para el Inbox:

Spam: el correo de esos contactos se ignora. Solo un estado puede ser Spam.
Sin IA: el correo entra en la bandeja, pero sin pasar por la IA, y se completa solo. Solo un estado puede ser Sin IA.
Cliente, Interno y Proveedor: clasifican el correo de esos contactos, y esos contactos no se pueden marcar como spam.

Vinculación automática

Si vinculas un contacto a un proyecto que ya tiene una empresa asignada, el contacto se vincula automáticamente a esa misma empresa — no hace falta hacerlo dos veces. Y si tu cuenta tiene activado el emparejamiento de estados, cambiar el estado de un contacto puede propagar el cambio a su empresa (o al revés).