Informe de horas para facturar: el Excel del Dashboard

El Informe de horas reúne en un Excel los registros de tiempo de un periodo, con su persona, cliente, tipo de servicio y tarifa, para preparar la facturación.

Quién lo ve

Propietario y Permisos de administración técnica: las horas de todo el equipo.
Supervisor: solo las suyas y las de las personas a su cargo (sus subordinados directos).
Miembro (sin permisos técnicos): no tiene el botón.

Hace falta que tu cuenta use Tareas y el seguimiento de tiempo.

Cómo descargarlo

En el Dashboard, pulsa Informe de horas.
Elige Desde y Hasta (ambos incluidos, como máximo 366 días). Los botones Mes anterior y Mes actual rellenan las fechas por ti.
Si tu cuenta tiene la casilla Facturada en las tareas, aparece el desplegable Facturación (ver más abajo).
Pulsa Generar Excel: se descarga un archivo .xlsx.

Mientras se genera no puedes lanzar otro informe a la vez, y hay un límite de informes por periodo de tiempo. Si te lo indica, espera un minuto y repite.

Qué lleva el Excel

Horas: una fila por registro de tiempo, con fecha, persona, perfil, cliente, tipo de servicio (o proyecto y tipo de proyecto, si no usas el catálogo de tareas), si la tarea es recurrente, descripción, horas, Facturable, Facturada, tarifa por hora y tarea. Lleva un total de horas al final.
Por cliente, Por persona y, si no usas catálogo, Por proyecto y Por tipo de proyecto: resúmenes con las horas totales, las facturables y las facturadas.
Avisos: cuántos registros entran, qué se ha dejado fuera y por qué, los datos que faltan y las reglas que se han aplicado.

Lo que tu cuenta no tiene configurado (perfiles con tarifa, Empresas, la casilla «Recurrente»…) simplemente no sale: el informe no deja columnas vacías.

Facturable y Facturada

Facturable: «Sí» si la tarea no es recurrente o si tiene marcada la casilla Facturable. Es lo que se puede facturar.
Facturada: «Sí» si la tarea tiene marcada la casilla Facturada; «No» si no la tiene; en blanco si el registro de tiempo no pertenece a ninguna tarea o la tarea no tiene proyecto. Es lo que ya se ha facturado.

Filtrar por facturación

El desplegable Facturación tiene tres opciones:

Todas las horas: el informe completo, con la columna Facturada para filtrar en Excel si lo prefieres.
Solo facturadas: únicamente las horas de tareas con la casilla Facturada marcada.
Solo no facturadas: las horas de tareas sin la casilla marcada, incluidos los registros sin tarea y las tareas sin proyecto (en esos casos no se puede saber si están facturadas: revisa esas filas antes de facturar).

Con un filtro puesto, el total y los resúmenes cuentan solo lo que queda, y la hoja Avisos indica el filtro aplicado y cuántos registros se han dejado fuera.

Qué no entra en el informe

Los cronómetros que siguen abiertos y los registros de duración cero (la hoja Avisos los cuenta).
Los registros de proyectos privados que tú no ves.
Las tareas recién creadas que aún no se han sincronizado: aparecerán en el siguiente informe.

Una limitación

La casilla Facturada se lee en las tareas que están dentro de un proyecto o servicio. Una tarea sin proyecto sale con la columna en blanco, aunque tenga la casilla marcada, y el filtro «Solo no facturadas» la incluye. Si hay demasiadas tareas marcadas para leerlas todas, el informe sale sin la columna ni el filtro y lo avisa: acota el periodo.