Instrucciones de IA para un remitente

Cuando WorkOS captura un correo, la IA escribe un resumen ordenado y lo traduce si hace falta. Puedes pedirle que lo haga de una forma concreta solo para los correos de una persona: por ejemplo, un resumen más corto, otro tono o destacar importes y fechas.

Dónde se escriben

Las instrucciones se guardan en la ficha del contacto del CRM, en el campo «Instrucciones para la IA». Hay dos formas de editarlas:

Desde un correo recibido: pulsa el botón «Instrucciones de IA para este remitente» de la barra de acciones. Se abre un cuadro con el texto; con «Guardar y reprocesar este correo» se aplican de inmediato a ese mismo correo.
Desde la ficha del contacto, en Contactos.

Admiten hasta 800 caracteres y no pueden llevar enlaces ni direcciones de correo. No escribas datos confidenciales: el resumen podría reflejarlos. Solo pueden verlas y cambiarlas el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica. El resto del equipo no recibe el texto.

Qué hacen

Se añaden a las instrucciones generales de la empresa cuando llega un correo de ese contacto. Si ambas chocan en cuestión de estilo, mandan las del contacto.

Son solo de formato y estilo: idioma, tono, longitud, qué partes destacar o abreviar. No cambian el tipo de correo, la tarea propuesta ni los enlaces, y cualquier otra orden que contengan se ignora.

Cuándo se aplican

A los correos nuevos de ese remitente, al capturarlos, y al reprocesar un correo con IA.
No se aplican a los correos que ya estaban capturados, salvo que los reproceses.
Tampoco a los contactos marcados como «Sin IA» ni a las respuestas que redactas.

Cómo se reconoce al remitente

Por la dirección de correo del remitente. Si la misma dirección está en más de un contacto, no se aplica ninguna instrucción hasta que quede un solo contacto con ese correo.

Además, solo se aplican si tu proveedor de correo (Gmail u Outlook) ha verificado que el correo viene de verdad de ese remitente. Quien suplanta una dirección no hereda las instrucciones de ese contacto. Si un correo legítimo no se pudo verificar (por ejemplo, porque el dominio del remitente no tiene bien configurada su seguridad de correo, o llegó reenviado), se captura igual, pero sin las instrucciones. Al usar «Guardar y reprocesar» WorkOS te avisa cuando pasa.

Correos de Outlook

Por ahora la verificación del remitente solo está activada para cuentas de Gmail. En cuentas de Outlook las instrucciones de un contacto no se aplican hasta que se valide esa verificación con correos reales.

Cada cambio queda registrado

Se anota quién lo cambió y se avisa por correo al resto de Propietarios, porque este texto condiciona cómo se resumen los correos de ese contacto.

Antes de usarlo

Hay que crear en la base de Contactos de Notion una propiedad de texto propia, llamada por ejemplo «Instrucciones para la IA», y mapearla en Configuración › Bases › CRM. No uses una propiedad que ya sirva para otra cosa (como «Notas»): cualquiera que pueda escribir en ella desde Notion o desde un formulario condicionaría a la IA. Tampoco pegues texto copiado de correos.

Ejemplos

«Resume en tres líneas y destaca importes y fechas.»
«Tono formal. Mantén los nombres propios sin traducir.»
«Escribe el resumen en inglés.»