Cómo moverte por WorkOS y usar el buscador

WorkOS tiene el mismo esquema en el ordenador y en el móvil: un menú con las secciones, una cabecera con las herramientas generales y un buscador que llega a casi todo.

El menú de secciones

En el ordenador, el menú está a la izquierda y por defecto aparece ampliado, con icono y nombre de cada sección. Con el botón «Contraer menú» de su parte inferior lo reduces a solo iconos (entonces, al pasar el ratón, aparece el nombre a su derecha) y con el mismo botón lo vuelves a ampliar. Tu elección se guarda en tu usuario: la verás igual en cualquier ordenador y en tus próximas sesiones. Las secciones relacionadas se agrupan en un solo elemento desplegable.
En el móvil, el menú es la barra de iconos de la parte inferior. Si hay más de cinco secciones, la barra se desplaza hacia los lados.

Solo ves las secciones que tu cuenta tiene activadas: no todas las empresas usan las mismas.

En Proyectos, CRM (Contactos y Empresas), Tareas, Documentos, Jardín Digital y Wiki, además, el cursor se coloca solo en el buscador de la sección, así que puedes empezar a escribir sin pulsar nada. Esto solo ocurre en el ordenador (en el móvil o con pantalla táctil no se abre el teclado por sorpresa) y si la vista actual tiene buscador.

Al pulsar una sección del menú entras siempre en su posición natural: primer alcance y primera vista, sin búsqueda ni filtros, sin ninguna ficha abierta y con los calendarios en la fecha de hoy. Así nunca te encuentras una lista que parece incompleta por un filtro que dejaste puesto. Si ya estás en esa sección y la pulsas de nuevo, vuelve también a esa posición (si ya estaba así, no hace nada).

Esto solo ocurre al usar el menú. Recargar la página, los botones Atrás y Adelante del navegador y los enlaces entre fichas conservan lo que tenías: sección, alcance, vista, búsqueda y ficha abierta. Tampoco cambian las preferencias que has elegido a propósito, como mostrar u ocultar lo que no es tuyo, el modo semana o mes de un calendario, o los estados visibles.

La cabecera

Arriba encuentras el nombre de la sección en la que estás, en el ordenador los botones de icono de Inbox (con un círculo rojo para los correos y uno amarillo para los hilos de mensajería sin leer) y de Configuración, la lupa del buscador y el icono de usuario, con tu idioma, tu cuenta y la opción de salir. En el móvil, Inbox sigue en la barra inferior. En el ordenador también verás un saludo con tu nombre.

Si hay un cronómetro de tarea en marcha, aparece un aviso en la cabecera: al pulsarlo se abre esa tarea.

El buscador global

Pulsa la lupa de la cabecera.
Escribe al menos dos letras en Busca en toda la app….
Elige un resultado con el ratón, o con las flechas y Intro, y se abre directamente su ficha. Esc cierra el buscador.

Los resultados aparecen agrupados por sección: Tareas, Proyectos y servicios, Documentos, Jardín digital, Inbox, CRM, Wiki, Agenda y Publicaciones. Solo salen las secciones que tienes activadas y solo lo que tienes permiso para ver: si buscas la tarea de un compañero en la que no participas, no la encontrarás.

Qué tener en cuenta al escribir:

No importan las mayúsculas ni los acentos: «reunion» encuentra «Reunión» y «nandu» encuentra «Ñandú».
Puedes escribir varias palabras en cualquier orden: «acta reunión» encuentra «Reunión: acta mensual». Todas las palabras deben aparecer.
Además del título, se buscan el proyecto o la empresa al que pertenece lo que buscas (por ejemplo, una tarea por el nombre de su proyecto, un documento por el de su empresa) y, en los contactos, su correo y su teléfono. Un proyecto privado ajeno no se encuentra ni por su nombre ni a través de sus tareas.
Lo más parecido sale primero: las coincidencias exactas o que empiezan por lo que escribes van antes que las que solo lo contienen.
Incluir lo de otros: si eres Propietario, tienes Permisos de administración técnica o eres Supervisor, aparece una casilla bajo el campo. Con ella marcada también se buscan tareas, documentos y proyectos de otras personas (Propietario), proyectos ajenos (Permisos de administración técnica) o tareas y documentos de tu equipo (Supervisor), marcados como «De otros». Nunca salen documentos o proyectos privados ajenos, ni correos de otras personas, y las reuniones son siempre solo las tuyas. Tu elección se recuerda en este navegador.
Grupos y filtros: los resultados salen separados por tipo (Tareas, Proyectos, Servicios, Empresas, Contactos, Reuniones, Publicaciones, Documentos, Jardín digital, Wiki e Inbox). Bajo el campo aparecen pastillas con cada tipo y cuántos resultados tiene (el «+» indica que hay más). Pulsa una pastilla, o Ver más en un grupo, para ver solo ese tipo con hasta 25 resultados; Todo vuelve a la vista completa.
Eventos del calendario: si tienes calendarios conectados en la Agenda, el buscador también busca en tus eventos (título, ubicación, descripción e invitados, sin importar mayúsculas ni acentos). Como lee Google o Outlook, es lo más lento: el resto de resultados aparece enseguida y, mientras se buscan los eventos, ves el aviso «Buscando también en tus calendarios…»; el grupo Eventos se añade al final cuando llegan, sin mover lo que ya estás viendo. De una serie repetida sale una sola ocurrencia (la más cercana a hoy) y se busca entre los eventos de los últimos 3 meses y del próximo año. Al pulsar un evento se abre su detalle. Solo se buscan tus propios calendarios, nunca los de otras personas.
Recuerda tu última búsqueda: al volver a abrir el buscador aparece lo último que buscaste (texto, tipo e «Incluir lo de otros»), ya seleccionado para que puedas escribir encima. Se guarda en tu usuario, así que te sigue entre dispositivos; si borras el texto antes de cerrar, no se guarda nada.
Atajo: ⌘K (Mac) o Ctrl+K abren y cierran el buscador desde cualquier pantalla (no actúa mientras escribes en el editor de una nota o documento).

La mascota de Kairos

Si tu cuenta tiene activado el asistente, verás un erizo asomando por el borde derecho de la pantalla. Púlsalo para hablar con Kairos, el asistente de WorkOS.

Consejo: dentro de cada sección también hay un buscador propio, que solo busca en esa lista. Usa el global cuando no recuerdes en qué sección estaba lo que buscas.