Proyectos privados: solo para su responsable y sus participantes

Un proyecto privado lo ven solo su responsable, sus participantes y quien lo marcó. Para el resto de personas de tu cuenta es como si no existiera, también para el Propietario de la cuenta, quien tenga Permisos de administración técnica y los Supervisores que no participen en él.

Cómo marcarlo

Abre el proyecto. Debes ser su responsable.
Pulsa el botón del candado que aparece sobre el título y confirma.
El proyecto queda con una etiqueta oscura Privado (con candado) en la ficha y un candado junto a su nombre en las listas, el Kanban y el Cuadro.

Para quitarlo, pulsa de nuevo el candado (solo quien lo marcó). El proyecto dejará de ser privado y volverá a verse según las reglas normales.

También puedes pedírselo a Kairos («marca este proyecto como privado»); se aplican las mismas reglas. El candado solo está disponible si tu cuenta tiene Equipo vinculado a Responsable y Participantes de Proyectos y tu ficha de Equipo está vinculada a tu usuario.

Quién lo ve

El responsable y los participantes del proyecto. Si añades a alguien como participante lo verá de inmediato; si lo quitas, dejará de verlo.
Quien lo marcó, aunque más tarde deje de ser responsable.
Nadie más, en ningún sitio de WorkOS: listas, Kanban y Cuadro de Proyectos (tampoco en «De otros» ni «Sin responsable»), búsquedas, @menciones, selectores para vincular tareas, documentos, notas, reuniones o correos, las pestañas de Proyectos de una Empresa o un Contacto, Kairos y el conector con Claude o ChatGPT.

Si alguien sin acceso intenta abrirlo con su enlace directo, recibe el mismo aviso que con un proyecto que no existe.

Qué pasa con lo que está vinculado

Las tareas, documentos, notas, reuniones y correos vinculados a un proyecto privado siguen con sus propias reglas de visibilidad: quien los ve hoy los sigue viendo. Pero quien no pueda ver el proyecto verá «Proyecto privado» en lugar de su nombre, sin enlace. Las menciones al proyecto dentro de otras fichas se ven igual. Si el proyecto tiene una empresa o contactos vinculados, tampoco aparece en sus fichas para quien no puede verlo.

Los subproyectos son independientes: cada uno tiene su propio candado. Un subproyecto privado no aparece en la ficha de su proyecto padre para quien no lo ve; un proyecto padre privado no oculta a sus subproyectos públicos (que se verán sin «Depende de»).

Qué puede hacer cada persona

El responsable y los participantes trabajan en el proyecto como siempre (según su nivel).
Cambiar el responsable o los participantes, o quitar la marca, solo puede hacerlo quien lo marcó. Un privado no puede quedarse sin responsable.
Un gestor (Propietario o quien tenga Permisos de administración técnica) que no sea miembro no ve el proyecto ni puede vincularle nada.

Compartirlo con un cliente

Un proyecto privado no abre sus documentos a los contactos del cliente a través del portal, y su nombre no aparece allí.

Límites que conviene conocer

Es privado en WorkOS, no en Notion. Quien tenga acceso a tu espacio de Notion podrá seguir viendo el proyecto y sus ficheros allí.
Drive: los ficheros de un proyecto privado (y los de sus tareas) dejan de copiarse a Drive y solo se guardan en Notion. Lo que ya estuviera en su carpeta de Drive no se borra y esa carpeta deja de sincronizarse; si quieres quitarla, hazlo a mano en Drive. Al quitar la marca de privado, los ficheros nuevos vuelven a copiarse.
Los miembros se registran por su usuario en el momento en que los añades. Si una persona aún no tenía cuenta de WorkOS cuando la añadiste, vuelve a guardar el equipo cuando ya la tenga. Añadir participantes directamente en Notion no les da acceso a un privado: hazlo desde WorkOS.
Si quien lo marcó sale del equipo, no se puede dar de baja a esa persona mientras sea responsable o propietaria de proyectos privados: antes debe hacerlos públicos o reasignarlos. Si ya no está disponible, un administrador de la plataforma puede liberarlos.
Si ya consultaste el proyecto con Kairos antes de hacerlo privado, esa conversación conserva lo que se leyó (solo la ves tú).