Quién puede ver cada documento en el portal

En el portal de cliente, el acceso no es de todo o nada: cada documento tiene sus propias personas autorizadas, y WorkOS lo comprueba cada vez que alguien lo abre.

Las tres vías de acceso

Una persona ve un documento si entra con un email que cumple al menos una de estas condiciones:

Es un contacto del CRM vinculado directamente al documento (propiedad Vínculo con el CRM).
Es un contacto del CRM vinculado al mismo Proyecto que el documento (propiedad Relación con Proyectos).
Es del equipo y figura como Propietario o Participante del documento (propiedades Propietario del documento (relación) y Participantes (relación, varios registros)).

Un miembro del equipo con cuenta en WorkOS que no figura en el documento no accede por ese motivo. Vincular un documento solo a una Empresa tampoco da acceso: esa relación sirve para rellenar el destinatario en la portada de tu plantilla.

Para que esto funcione, mapea al menos una de esas propiedades en Configuración → Bases de datos de Notion → Configuración de Documentación. Sin ninguna, nadie puede acceder.

Compartir un documento

Abre el documento y pulsa Compartir con el cliente. En la barra de la ficha se ve como un icono.
Se abre un panel con el Enlace del portal y un botón para copiarlo. Al abrirlo, WorkOS activa el enlace de ese documento.
Debajo ves quién tiene acceso. Vinculados por proyecto o servicio son los contactos que llegan por el Proyecto, cada uno con un botón Enviar correo para mandarle el enlace. En Otros contactos están los vinculados directamente al documento: aquí puedes Añadir contacto o quitarlo.

Un documento que nadie ha compartido no aparece en el listado ni en el Escritorio del cliente, y el contacto necesita un email válido en tu CRM. Si el documento aún no tiene a nadie con acceso, el panel te lo indica.

Quitar el acceso

Quita al contacto de Otros contactos, o elimina la relación en Notion (por ejemplo, cambiando el Proyecto del documento). La próxima vez que esa persona abra el documento verá que ya no tiene acceso: WorkOS lo vuelve a comprobar en cada apertura, no solo al iniciar sesión.

Privacidad

Si alguien pide un código con un email sin acceso, WorkOS no le dice si el email existe o no: muestra un mensaje genérico, «Si el enlace es válido, te hemos enviado un código a ese email.».