Quién puede ver cada documento en el portal

En el portal de cliente, el acceso no es de todo o nada: cada documento tiene sus propias personas autorizadas, y WorkOS lo comprueba cada vez que alguien lo abre.

Las vías de acceso

Una persona ve un documento si entra con un email que cumple al menos una de estas condiciones. Si el email figura en varias fichas del CRM (contactos duplicados), cuentan todas.

Es un contacto del CRM vinculado directamente al documento (propiedad Vínculo con el CRM).
Es un contacto del CRM vinculado al mismo Proyecto o servicio que el documento (propiedad Relación con Proyectos).
Es un contacto de la Empresa vinculada al documento, o de la Empresa del Proyecto o servicio del documento.
Es del equipo y figura como Propietario o Participante del documento (propiedades Propietario del documento (relación) y Participantes (relación, varios registros)).
Es del equipo y es responsable o participante del Proyecto o servicio del documento.
Es del equipo y es responsable de la Empresa vinculada al documento o a su Proyecto.

Un miembro del equipo con cuenta en WorkOS que no cumple ninguna de las condiciones anteriores no accede.

Además de tener acceso, el documento tiene que estar compartido con el portal y su Estado tiene que ser uno de los visibles en el portal; si no, no aparece en el listado.

Los documentos privados y los de Proyectos privados son más estrictos: un documento privado que su propietario comparte con el portal solo se abre por las vías 1, 2 y 4 (contacto vinculado al documento o a su Proyecto, y Propietario o Participantes), y un Proyecto privado no abre sus documentos a contactos ni a quien solo es responsable de la Empresa; solo a sus miembros.

Para que esto funcione, mapea al menos una de esas propiedades en Configuración → Bases de datos de Notion → Configuración de Documentación. Sin ninguna, nadie puede acceder.

Compartir un documento

Abre el documento y pulsa Compartir con el cliente. En la barra de la ficha se ve como un icono.
Se abre un panel con el Enlace del portal y un botón para copiarlo. Al abrirlo, WorkOS activa el enlace de ese documento.
Debajo ves quién tiene acceso. Vinculados por proyecto o servicio son los contactos que llegan por el Proyecto, cada uno con un botón Enviar correo para mandarle el enlace. En Otros contactos están los vinculados directamente al documento: aquí puedes Añadir contacto o quitarlo.

Un documento que nadie ha compartido no aparece en el listado ni en el Escritorio del cliente, y el contacto necesita un email válido en tu CRM. Si el documento aún no tiene a nadie con acceso, el panel te lo indica.

Quitar el acceso

Quita al contacto de Otros contactos, o elimina la relación en Notion (por ejemplo, cambiando el Proyecto del documento). La próxima vez que esa persona abra el documento verá que ya no tiene acceso: WorkOS lo vuelve a comprobar en cada apertura, no solo al iniciar sesión.

Privacidad

Si alguien pide un código con un email sin acceso, WorkOS no le dice si el email existe o no: muestra un mensaje genérico, «Si el enlace es válido, te hemos enviado un código a ese email.».

Cuánto tardan en verse los cambios

Para que el portal cargue rápido, la lista de documentos del Escritorio se guarda unos 45 segundos. Si acabas de dar o quitar un acceso, o de cambiar el título o el Estado de un documento, la lista puede tardar hasta ese tiempo en reflejarlo. Al abrir un documento, sus adjuntos o el PDF, WorkOS siempre vuelve a comprobar el acceso en ese momento.

Quién puede firmar

Ver un documento y aprobarlo son cosas distintas. Pueden aprobarlo quienes están vinculados al propio documento o a su Proyecto o servicio (y el Propietario y los Participantes). Los contactos de la Empresa y los miembros del equipo que lo ven por otras vías pueden leerlo, pero no se les ofrece el botón «Aprobar».