Quién puede ver y editar un proyecto: responsable, participantes y roles

Cada proyecto o servicio tiene una o varias personas Responsables y, si tu cuenta lo tiene activado, otras personas que participan en él. Esas dos relaciones, junto con tu rol, deciden qué puedes hacer dentro del proyecto.

La regla general

Cualquier usuario puede abrir cualquier proyecto y verlo en lectura (salvo los proyectos privados, que solo ven su responsable y sus participantes: lee «Proyectos privados»). Lo que puedes hacer dentro depende de tu nivel en ese proyecto:

Propietario y las personas con Permisos de administración técnica — pueden hacerlo todo en cualquier proyecto.
Responsable del proyecto (si tiene varios, cada uno de ellos) — edita la cabecera (título, estado, tipo, fecha y «depende de») y el contenido, añade tareas, documentos, notas y contactos, y sube adjuntos. No cambia el responsable ni los participantes, no vincula ni desvincula empresas, no toca la pestaña Servicio y no renombra ni borra adjuntos.
Participante — ve el proyecto, abre todas sus tareas y sube adjuntos, pero no edita su configuración ni su contenido, y no añade tareas, documentos, notas ni contactos.
Cualquier otro usuario — lo ve en lectura. Abre cualquier tarea del proyecto, también en lectura; la edita según su nivel en ella (consulta «Quién puede editar una tarea»).

| Pestaña o acción | Propietario / Permisos de administración técnica | Responsable | Participante | Otro usuario | |---|---|---|---|---| | Cabecera y Contenido | Edita | Edita | Lee | Lee | | Responsable, participantes y empresas | Edita | Lee | Lee | Lee | | Servicio | Edita | Lee | Lee | Lee | | Tareas (lista, Kanban, completadas y calendario) | Ve, abre y añade | Ve, abre y añade | Ve y abre; no añade | Ve y abre en lectura | | Reuniones y mensajes | Sí | Sí | Sí | No ve las pestañas | | Documentos | Ve y crea (con captura comercial) | Ve y crea | Ve | Ve los que le corresponden | | Notas | Ve y vincula | Ve y vincula | Ve | Ve | | Adjuntos | Ve, sube, renombra y borra | Ve y sube | Ve y sube | Ve | | Subproyectos | Ve y crea | Ve; crea solo si el administrador permite que los Supervisores creen proyectos | Ve | Ve | | Contactos | Ve y vincula | Ve y vincula | Ve | Ve |

En Mensajes recibidos y enviados solo ves tus propios correos, y el botón Redactar correo aparece únicamente si tienes una cuenta de correo asignada a tu usuario.

Ser Supervisor no da acceso de edición a los proyectos de las personas a su cargo: un Supervisor edita un proyecto solo si es su responsable. Kairos y el conector de Claude o ChatGPT siguen las mismas reglas, porque actúan siempre con tus permisos.

Asignar responsable y participantes

Desde la ficha del proyecto:

Responsables — las personas a cargo. Aparecen como chips; el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica pulsan + Añadir responsable para sumar a alguien (hay un buscador) y quitan el chip para sacarlo. Un proyecto puede tener varios responsables, y todos tienen los mismos permisos, por ejemplo crear tareas en él.
Otros participantes — el resto de personas involucradas. Aparecen como chips: pulsa + Añadir participante para sumar a alguien y quita el chip para sacarlo. Este apartado solo aparece si tu cuenta lo tiene configurado.

Solo pueden ser responsables de un proyecto el Propietario, las personas con Permisos de administración técnica y los Supervisores. Un Miembro nunca es responsable: solo puede participar en los proyectos. Quién puede asignar el responsable depende de tu rol:

Propietario y quien tenga Permisos de administración técnica: a cualquiera de esas personas.
Supervisor: solo a sí mismo. No puede asignar proyectos a las personas a su cargo.
Miembro: no crea proyectos ni puede reasignarlos.

Solo el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica pueden dejar un proyecto sin responsable. En un proyecto privado debe quedar siempre al menos uno, y solo quien lo marcó como privado cambia su equipo.

Los alcances de Proyectos

Encima del listado eliges qué proyectos quieres ver:

Mis proyectos — los proyectos de los que eres responsable y aquellos en los que participas. Es el alcance que se abre por defecto. Cada tarjeta lleva una etiqueta con el nombre del responsable (con «+1», «+2»… si hay más; pasa el ratón para verlos todos): en verde azulado si eres uno de ellos, en gris si no. Si eres Miembro, aquí verás los proyectos en los que participas.
De otros — los proyectos de otras personas en los que tú no participas. Solo lo ven el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica.
Cuadro — una matriz para repartir los proyectos entre las personas del equipo. Solo lo ven el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica, y solo si tu cuenta usa la base Equipo en Proyectos. Tienes el detalle en el artículo «El Cuadro: asignar proyectos a las personas del equipo».

El buscador, el Kanban y la Lista respetan el alcance que tengas activo.

Mostrar u ocultar los proyectos en los que solo participas

Junto al botón de configuración hay un botón interruptor con un icono de personas. Sirve para decidir si en Mis proyectos quieres ver también los proyectos de los que no eres responsable:

Con el interruptor activado (es lo normal), ves los tuyos y aquellos en los que participas.
Con el interruptor desactivado, ves solo los proyectos de los que eres responsable, y el contador de la parte de arriba se ajusta.

Este botón solo aparece si tu cuenta tiene activada la relación de participantes, y tu elección se recuerda en ese navegador.

Proyectos sin responsable

Los proyectos que no tienen responsable no salen en Mis proyectos ni en De otros. El Propietario y las personas con Permisos de administración técnica los ven en la primera columna del Cuadro, Sin responsable, desde donde los pueden asignar arrastrándolos. Para el resto del equipo, un proyecto sin responsable no es visible.

Si no ves los proyectos que esperas

WorkOS reconoce quién eres dentro de Configuración → Equipo por el vínculo con tu persona o, si no lo hay, por el email: tu email de acceso debe coincidir con el de tu ficha de Equipo. Si tu usuario no está vinculado a ninguna persona de Equipo, WorkOS no sabe de qué proyectos eres responsable o participante y no te muestra ninguno como tuyo (tampoco hereda los de otra persona). No es un error: pide a alguien con Permisos de administración técnica o al Propietario que compruebe el vínculo. En Configuración → Equipo aparece el aviso «Usuarios sin vínculo con Equipo» con la lista de quienes están en esa situación. El Propietario y las personas con Permisos de administración técnica siguen pudiendo abrir cualquier proyecto desde De otros.

Abrir un proyecto que no es tuyo

Puedes abrirlo desde la ficha de una empresa, desde un enlace o desde una tarea vinculada. Lo ves en lectura y WorkOS te avisa con un mensaje en la parte de arriba. Si intentas un cambio que tu nivel no permite, se rechaza con el aviso «No tienes permiso para hacer este cambio en este proyecto».

Proyectos que aparecen en la ficha de una empresa o de un contacto

Los proyectos vinculados a una empresa o a un contacto del CRM se ven siempre en su ficha (con su nombre, tipo y estado) y se pueden abrir. Desvincular una empresa de un proyecto solo lo hacen el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica; desvincular un contacto, también el responsable del proyecto.

Cómo hacer que alguien edite un proyecto

Si quieres que un compañero edite un proyecto, nómbralo responsable (lo hacen el Propietario y las personas con Permisos de administración técnica). Añadirlo como participante le permite ver el proyecto en su alcance Mis proyectos, abrir sus tareas y subir adjuntos, pero no editarlo.

Quién puede crear proyectos

No todo el mundo puede crear proyectos. Lo explica el artículo «Cómo crear un proyecto o un subproyecto».

Consejo: los alcances de Tareas y de Agenda funcionan de forma parecida, aunque allí sí existe Donde participo como pestaña propia. Consulta el artículo «Qué son los alcances «Mis tareas», «Donde participo» y «De otros»».