Zona horaria: en qué zona ves y programas las horas

Si tu equipo trabaja en una zona horaria distinta a la de España, o si programas publicaciones para otra zona, conviene saber en qué zona se muestran y se escriben las horas. En WorkOS intervienen cuatro zonas distintas, cada una con su función.

Las cuatro zonas

Tu zona. La zona en la que tú ves las horas y en la que escribes las que introduces. Es personal: cada persona del equipo puede tener la suya.
Zona por defecto de los usuarios. La que ve quien no ha elegido la suya (por ejemplo, las personas recién añadidas al equipo).
Zona de datos del cliente. La zona en la que se guardan las horas y en la que corren las automatizaciones de tu cuenta. La fija un administrador de la plataforma al crear la cuenta.
Zona de programación de las publicaciones. La zona con la que el motor de publicación calcula el instante exacto en que sale cada post, newsletter o artículo.

WorkOS decide qué zona usar para mostrarte las horas en este orden: primero la tuya, si la has elegido; si no, la zona por defecto de los usuarios; si tampoco hay, la zona de datos de la cuenta; y, como último recurso, la de Madrid.

Importante: cambiar tu zona (o la zona por defecto) solo cambia lo que ves y la hora que escribes. No modifica lo que ya está guardado, no mueve nada de sitio y no cambia cuándo se ejecutan las automatizaciones.

Elegir tu zona horaria

Abre tu menú de usuario (el icono de persona de la esquina superior).
Pulsa el botón de la Zona horaria, que muestra la zona actual con un icono de globo terráqueo.
Busca y elige tu zona en el selector, o pulsa Usar la del cliente para volver a la zona por defecto de tu cuenta.
Pulsa Guardar. La página se recarga con las horas ya convertidas.

Si no ves esta opción en el menú, es que tu cuenta todavía no tiene activada la zona horaria por usuario. Pídele a quien administra tu cuenta que lo solicite a un administrador de la plataforma. Mientras tanto, WorkOS muestra las horas como siempre.

Si nunca has elegido zona y tu navegador está en una zona con distinto horario que la de tu cuenta, WorkOS te propone una sola vez usar la del navegador. Puedes aceptarla o pulsar Mantener; la decisión se recuerda y no se vuelve a preguntar.

Elegir la zona por defecto de la cuenta

Solo el Propietario y el Contacto técnico pueden cambiarla.

Entra en Configuración.
En la tarjeta Zona por defecto de los usuarios, elige la zona. Si eliges Igual que la zona de datos, se vuelve a heredar la zona de datos de la cuenta.
Pulsa Guardar. La página se recarga.

Esta zona solo la ven las personas que no han elegido la suya. Es útil, por ejemplo, para una cuenta cuyos datos se crearon con una zona pero cuyo equipo trabaja en otra: cada persona nueva ve las horas en la zona correcta desde el primer día, sin tocar nada de lo guardado.

Debajo de la tarjeta se muestra la zona de datos de la cuenta, solo en lectura. Ni el Propietario ni el Contacto técnico pueden cambiarla desde WorkOS: cambiarla reinterpretaría las horas ya guardadas sin convertirlas, así que solo lo hace un administrador de la plataforma.

Dónde se aplica tu zona

Tu zona se usa en todo lo que muestra o pide una hora:

Inbox: la hora de cada correo y mensaje.
Agenda: la hora y el día de cada evento, el «hoy» del calendario, y la hora al crear o mover un evento. Al crear o mover un evento en Google Calendar u Outlook, la hora que eliges es la de tu zona.
Tareas: los registros de tiempo (iniciar, parar, editar la hora), el «hoy» de las vistas y de los calendarios, y qué tareas salen como retrasadas.
Fecha de finalización: al completar una tarea, WorkOS apunta el día de tu zona, de modo que una tarea completada el mismo día que estaba planificada no sale como «Retrasada» cerca de la medianoche.
Publicaciones: la hora que escribes al crear o editar una publicación y la hora con que se muestra en el calendario y en la ficha.
Kairos: al pedir cosas por voz o texto (crear un evento, programar una publicación, preguntar qué tienes hoy), Kairos entiende «mañana a las 10» en tu zona.

Las tareas y publicaciones que solo tienen fecha, sin hora, nunca se desplazan: un 15 de octubre es el 15 de octubre en cualquier zona.

Publicaciones: tu zona y la zona de programación

Las publicaciones son el caso donde más conviene entender la diferencia, porque intervienen dos zonas.

La hora que escribes al programar una publicación es la de tu zona. WorkOS la convierte al instante exacto correspondiente, así que sale en el momento que has indicado aunque tu zona y la de programación sean distintas.
La hora por defecto de la cuenta (la que se usa si no eliges hora) se interpreta en la zona de programación de las publicaciones, no en la tuya. Por ejemplo, si la hora por defecto es 09:00 y la zona de programación es Madrid, esa publicación saldrá a las 09:00 de Madrid, que para alguien en Montevideo son las 04:00 o las 05:00 según la época del año.
El «hoy» de la protección contra fechas pasadas (que impide programar en un día que ya pasó y avisa si la hora de hoy ya ha pasado) se calcula también en la zona de programación, que es la que usa el motor para publicar.

La zona de programación, la hora por defecto y la hora por defecto de las newsletters son ajustes de toda la cuenta, en los Ajustes de publicación de las redes sociales (campos Zona horaria, Hora por defecto y Hora por defecto — Newsletter). Si necesitas cambiarlos, consúltalo con quien administra tu cuenta: afectan a cuándo salen las publicaciones de todo el equipo.

Consejo: si tu zona y la de programación son distintas, es normal que la hora por defecto aparezca convertida en tu calendario (por ejemplo, las 09:00 de Madrid como las 05:00 en Montevideo). Es la misma hora real de publicación, expresada en tu zona.

Lo que no cambia con tu zona

Algunas cosas siguen el horario de la zona de datos de la cuenta y no el tuyo, porque son del cliente y no de cada persona:

Los estados de las tareas por fecha relativa («Hoy», «Mañana», «Esta semana»…).
La generación automática de tareas y bloques recurrentes.
Cuándo se ejecutan las automatizaciones y los procesos en segundo plano.

Una consecuencia que puede notarse: cerca de la medianoche, una tarea puede estar en el estado «Hoy» según la cuenta y no aparecer todavía en las «Tareas de hoy» de una persona que vive en otra zona. No es un error: son dos zonas distintas aplicadas a dos cosas distintas.

Problemas frecuentes

No aparece la opción «Zona horaria» en mi menú: tu cuenta no tiene activada la zona por usuario. Se activa desde administración de la plataforma.
Me dice «Zona horaria no válida»: la zona que has elegido no la reconoce el servidor. Elige otra equivalente, por ejemplo una ciudad cercana de la misma zona.
Veo una hora distinta a la de mi compañero: es lo esperado si cada uno tiene una zona distinta. Es la misma hora real, expresada en la zona de cada uno.
Estoy en la vista previa de administrador: desde ahí no se puede cambiar la zona de nadie.