Jak aktywować i skonfigurować portal klienta

Portal klienta to osobna strona, na której Twoi klienci przeglądają Twoje dokumenty (opisuje to artykuł „Czym jest Portal klienta i jak korzysta z niego odbiorca dokumentu”). Tutaj zobaczysz, jak przygotować go po swojej stronie.

Czego potrzebujesz

Włączonego na Twoim koncie modułu Dokumentacja. Jeśli nie widzisz sekcji Dokumenty, skontaktuj się z osobą zarządzającą Twoim kontem.
Połączonego Notion w Integracjach.

Kroki

W Ustawienia → Bazy danych Notion (tylko Kontakt techniczny) wybierz swoją bazę Dokumentów i kliknij Zapisz bazy.
Otwórz Konfiguracja Dokumentacji i przypisz co najmniej Status dokumentu, Typ dokumentu i Data dokumentu. Bez nich sekcja Dokumenty się nie pojawi.
Przypisz też relacje, które decydują, kto może zobaczyć każdy dokument. Znajdziesz je w artykule „Kto widzi każdy dokument w portalu”.
W Statusy widoczne w portalu klienta zaznacz statusy dokumentów, które klient ma widzieć na swojej liście. Jeśli nie zaznaczysz żadnego, portal pokaże tylko konkretny dokument, który udostępniasz, bez listy i bez Panelu. Dokument w statusie archiwalnym nigdy nie jest pokazywany.
Kliknij Zapisz konfigurację.
Udostępnij każdy dokument przyciskiem Udostępnij klientowi na jego karcie.

Link i Panel

W Ustawienia → Portal klienta (widzi to tylko Właściciel) znajdziesz ogólny link do portalu z przyciskiem kopiowania. Kto przez niego wchodzi, wpisuje swój e-mail, otrzymuje kod i trafia do Panelu, zatytułowanego „Twój portal”. Obecnie oferuje on dostęp do Dokumentów, który otwiera listę „Twoje dokumenty” z wyszukiwarką, zakładkami według statusu oraz typem i statusem każdego dokumentu. Jeśli konto ma więcej modułów, Panel może pokazywać więcej dostępów.

Do Panelu wchodzi tylko osoba, która ma co najmniej jeden udostępniony dokument, do którego ma dostęp i który jest w jednym z widocznych statusów. Jeśli nic nie jest dostępne, zobaczy „Nie ma tu jeszcze żadnych dostępnych opcji.”

Wskazówka: zanim poinformujesz klientów, udostępnij dokument swojemu kontaktowi i wejdź do portalu z jego adresem e-mail, aby sprawdzić, czy wszystko wygląda dobrze.