WorkOS
1. Administrator danych
Platformę WorkOS prowadzi SAL DIGITAL SKILLS, S.L., NIP B39855788, z siedzibą pod adresem Plaza María Blanchard 2, 3F, 39600 Maliaño (Cantabria), España. W sprawach dotyczących tej polityki napisz na eduardo@befocusy.com, a w sprawach wsparcia produktu na soporte@befocusy.com.
2. Nasza rola
Nasza rola zależy od tego, gdzie jesteś, i warto to rozróżnić. Na befocusy.com i w kampusie jesteśmy administratorem danych: decydujemy, o jakie dane prosimy i po co. Na platformie WorkOS jest inaczej: każda firma klienta korzysta z niej na własnych kontach i bazach, więc wobec wprowadzanych lub podłączanych treści działamy jako podmiot przetwarzający w jej imieniu, zgodnie z art. 28 RODO, a administratorem jest firma klienta. Administratorem danych kontaktowych i rozliczeniowych tej firmy jesteśmy my.
3. Jakie dane przetwarzamy
- Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, firma i preferencje interfejsu.
- Dane uwierzytelniające (OAuth): tokeny dostępu do usług zewnętrznych, na które użytkownik wyraźnie zezwolił. Są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i nigdy nie są współdzielone między klientami.
- Treści robocze: treści z połączonych usług — wiadomości, wydarzenia kalendarza, dokumenty, pliki — wyświetlane i porządkowane w platformie.
- Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzeń i dzienniki aktywności, w celach bezpieczeństwa i diagnostyki.
- Dane rozliczeniowe firmy klienta. Pełne dane kart płatniczych przechowuje dostawca płatności; my ich nie zapisujemy.
- Dane zapisu do newslettera: adres e-mail oraz imię, jeśli je podasz.
- Dane szkoleniowe: jeśli zapiszesz się na kampus, Twój zapis i postęp w kursach.
4. W jakim celu ich używamy
Wyłącznie w celu świadczenia funkcji, o które prosi użytkownik: wyświetlania i porządkowania jego pracy w interfejsie, synchronizacji z obszarem Notion, wysyłania tworzonych przez niego wiadomości, zarządzania wydarzeniami w kalendarzu i utrzymywania porządku w plikach. Ponadto do rozliczania usługi, wypełniania obowiązków prawnych i utrzymania bezpieczeństwa platformy. Nie tworzymy profili reklamowych.
4b. Formularz wsparcia
Jeśli napiszesz do nas przez formularz wsparcia na naszej stronie publicznej, przetwarzamy podane imię, adres e-mail i treść wiadomości wyłącznie w celu obsługi zapytania i udzielenia odpowiedzi. Podstawą prawną jest Twoja zgoda wyrażona przez wysłanie formularza. Korespondencję przechowujemy tak długo, jak to konieczne do rozstrzygnięcia sprawy, a następnie przez okres, w którym mogą powstać roszczenia. Nie wykorzystujemy jej do wysyłania informacji handlowych.
4c. Newsletter
Jeśli zapiszesz się do naszego newslettera na befocusy.com, przetwarzamy Twój adres e-mail (oraz imię, jeśli je podasz) wyłącznie w celu jego wysyłki. Podstawą prawną jest Twoja zgoda wyrażona przy zapisie; jeśli jesteś już klientem, możemy informować Cię o usługach podobnych do zamówionych, zgodnie z art. 21 hiszpańskiej ustawy LSSI. Wysyłkę obsługuje Substack, działający jako podmiot przetwarzający, który nie wykorzystuje Twojego adresu do niczego innego. Dane przechowujemy do momentu wypisania się, czego możesz dokonać linkiem na dole każdego newslettera lub pisząc do nas. Newslettery mogą zawierać znaczniki otwarcia i linki śledzące, informujące zbiorczo, czy wiadomość została przeczytana.
5. Dane z interfejsów API Google
WorkOS uzyskuje dostęp wyłącznie do kont Google, które użytkownik wyraźnie połączy, i tylko do usług autoryzowanych na ekranie zgody: Gmail, Google Calendar i Google Drive. Dostęp można cofnąć w każdej chwili w ustawieniach konta Google, a także odłączając konto w WorkOS.
- Gmail. Odczytujemy wiadomości połączonego konta, aby wyświetlić je w skrzynce WorkOS i powiązać z odpowiednim kontaktem. Odzwierciedlamy w Gmailu działania użytkownika: oznaczanie jako przeczytane, archiwizowanie, etykietowanie lub przenoszenie do kosza. Wysyłamy wyłącznie wiadomości, które użytkownik sam tworzy i zatwierdza; nigdy nie wysyłamy poczty automatycznie ani masowo.
- Google Calendar. Wyświetlamy wybrane przez użytkownika kalendarze oraz tworzymy, przekładamy lub odwołujemy wydarzenia na jego żądanie, wraz z uczestnikami i linkami do wideorozmów.
- Google Drive. Działamy w folderze wskazanym przez użytkownika: tworzymy jego strukturę, wgrywamy tam załączniki, odczytujemy dokumenty wybrane do importu oraz przenosimy lub zmieniamy nazwy folderów przy reorganizacji notatek. Pliki, które już istniały na Drive, nie są przenoszone ani usuwane podczas importu. Jeśli użytkownik usunie załącznik w WorkOS, plik ten zostanie trwale usunięty także z jego Drive, z pominięciem kosza.
Ograniczone wykorzystanie (Limited Use)
Wykorzystanie przez SAL DIGITAL SKILLS, S.L. (WorkOS / Befocusy Labs) informacji otrzymanych z interfejsów API Google, a także ich przekazywanie do jakiejkolwiek innej aplikacji, jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika usług API Google, w tym z wymogami Ograniczonego Wykorzystania. W szczególności dane pochodzące z Gmaila, Google Calendar i Google Drive:
- Są wykorzystywane wyłącznie do świadczenia i ulepszania funkcji, o które użytkownik wyraźnie poprosił i które są widoczne w interfejsie.
- Nie są przekazywane osobom trzecim, poza dostawcami niezbędnymi do świadczenia tych funkcji, gdy wymaga tego prawo, ze względów bezpieczeństwa lub za wyraźną zgodą użytkownika.
- Nie są wykorzystywane ani przekazywane w celach reklamowych, w tym reklamy spersonalizowanej i remarketingu.
- Nie są odczytywane przez żadną osobę, poza przypadkami wyraźnej zgody użytkownika, względów bezpieczeństwa, wymogów prawa lub gdy są zagregowane i zanonimizowane na potrzeby operacji wewnętrznych.
- Nie są wykorzystywane do tworzenia, ulepszania ani trenowania ogólnych modeli sztucznej inteligencji. Gdy funkcja żądana przez użytkownika wymaga przetwarzania przez AI — na przykład streszczenia wiadomości lub uporządkowania dokumentu w notatkę — treść jest wysyłana do dostawcy AI wyłącznie w celu wygenerowania tego konkretnego wyniku, przekazywanego użytkownikowi; dostawcy ci nie wykorzystują tych danych do trenowania swoich modeli.
6. Zaangażowani dostawcy
Do świadczenia usługi korzystamy z następujących dostawców, każdy na podstawie własnej umowy powierzenia:
- Hostinger — hosting platformy, na terenie Unii Europejskiej.
- Google LLC — Gmail, Calendar i Drive użytkownika, gdy połączy swoje konto.
- Microsoft — poczta i kalendarz, jako alternatywa dla Google.
- Notion Labs — miejsce docelowe treści roboczych klienta.
- OpenAI i Google (Gemini) — generowanie i streszczanie tekstu oraz transkrypcja audio na potrzeby funkcji AI. Nie trenują swoich modeli na danych przesyłanych przez API.
- Zernio — wiadomości WhatsApp Business i Instagram oraz publikacja w mediach społecznościowych.
- Slack — kanały i wiadomości bezpośrednie, gdy użytkownik połączy konto.
- Stripe — rozliczanie subskrypcji.
- Kit.com — wysyłka newsletterów, gdy klient korzysta z tej funkcji.
- Substack — wysyłka naszego newslettera.
W żadnym wypadku nie sprzedajemy danych osobom trzecim. Część z tych dostawców znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; w takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub decyzji o odpowiednim stopniu ochrony.
7. Jak długo je przechowujemy
- Dane uwierzytelniające są usuwane automatycznie, gdy tylko użytkownik odłączy narzędzie lub cofnie dostęp w swoim koncie Google.
- Treści robocze są przechowywane przez czas aktywności konta. Po zakończeniu współpracy są usuwane lub zwracane klientowi, zgodnie z jego wskazaniem.
- Dzienniki techniczne mają charakter tymczasowy, z automatyczną rotacją i usuwaniem, zwykle od 30 do 90 dni.
- Dane rozliczeniowe przechowujemy przez okresy wymagane przepisami handlowymi i podatkowymi.
8. Bezpieczeństwo
Każda firma klienta jest odizolowana od pozostałych: jej dane uwierzytelniające i treści nie są współdzielone ani mieszane z danymi innych klientów. Dane uwierzytelniające przechowujemy w postaci zaszyfrowanej, dostęp do platformy odbywa się zawsze przez bezpieczne połączenie, a dostęp wewnętrzny ograniczony jest do personelu niezbędnego do wsparcia.
9. Twoje prawa
Prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, sprzeciwu, ograniczenia i przenoszenia danych możesz wykonać, pisząc na eduardo@befocusy.com. Jeśli dane przekazała firma, dla której pracujesz, zwróć się do niej jako administratora; my udzielimy jej wsparcia. Możesz również złożyć skargę do hiszpańskiego organu ochrony danych (aepd.es).
10. Zmiany w tej polityce
Jeśli zmienimy tę politykę, opublikujemy tutaj zaktualizowaną wersję i zmienimy datę powyżej. Jeśli zmiana istotnie wpłynie na przetwarzanie danych, powiadomimy również klientów e-mailem.