Polityka prywatności

1. Administrator danych

Platformę WorkOS prowadzi SAL DIGITAL SKILLS, S.L., NIP B39855788, z siedzibą pod adresem Plaza María Blanchard 2, 3F, 39600 Maliaño (Cantabria), España. W sprawach dotyczących tej polityki napisz na eduardo@befocusy.com, a w sprawach wsparcia produktu na soporte@befocusy.com.

2. Nasza rola

Nasza rola zależy od tego, gdzie jesteś, i warto to rozróżnić. Na befocusy.com i w kampusie jesteśmy administratorem danych: decydujemy, o jakie dane prosimy i po co. Na platformie WorkOS jest inaczej: każda firma klienta korzysta z niej na własnych kontach i bazach, więc wobec wprowadzanych lub podłączanych treści działamy jako podmiot przetwarzający w jej imieniu, zgodnie z art. 28 RODO, a administratorem jest firma klienta. Administratorem danych kontaktowych i rozliczeniowych tej firmy jesteśmy my.

3. Jakie dane przetwarzamy

Dane konta: imię i nazwisko, adres e-mail, firma i preferencje interfejsu.
Dane uwierzytelniające (OAuth): tokeny dostępu do usług zewnętrznych, na które użytkownik wyraźnie zezwolił. Są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i nigdy nie są współdzielone między klientami.
Treści robocze: treści z połączonych usług — wiadomości, wydarzenia kalendarza, dokumenty, pliki — wyświetlane i porządkowane w platformie.
Dane techniczne: adres IP, identyfikatory urządzeń i dzienniki aktywności, w celach bezpieczeństwa i diagnostyki.
Dane rozliczeniowe firmy klienta. Pełne dane kart płatniczych przechowuje dostawca płatności; my ich nie zapisujemy.
Dane zapisu do newslettera: adres e-mail oraz imię, jeśli je podasz.
Dane szkoleniowe: jeśli zapiszesz się na kampus, Twój zapis i postęp w kursach.
Czat wsparcia: wiadomości, które użytkownik pisze na czacie wsparcia w aplikacji, oraz odpowiedzi otrzymane od automatycznego asystenta lub zespołu wsparcia.

4. W jakim celu ich używamy

Wyłącznie w celu świadczenia funkcji, o które prosi użytkownik: wyświetlania i porządkowania jego pracy w interfejsie, synchronizacji z obszarem Notion, wysyłania tworzonych przez niego wiadomości, zarządzania wydarzeniami w kalendarzu i utrzymywania porządku w plikach. Ponadto do rozliczania usługi, wypełniania obowiązków prawnych i utrzymania bezpieczeństwa platformy. Gdy firma klienta włączy skrzynkę odbiorczą, WorkOS dodatkowo automatycznie przetwarza przy użyciu AI każdą przychodzącą wiadomość (zob. punkt 5). Nie tworzymy profili reklamowych.

4b. Formularz wsparcia

Jeśli napiszesz do nas przez formularz wsparcia na naszej stronie publicznej, przetwarzamy podane imię, adres e-mail i treść wiadomości wyłącznie w celu obsługi zapytania i udzielenia odpowiedzi. Podstawą prawną jest Twoja zgoda wyrażona przez wysłanie formularza. Korespondencję przechowujemy tak długo, jak to konieczne do rozstrzygnięcia sprawy, a następnie przez okres, w którym mogą powstać roszczenia. Nie wykorzystujemy jej do wysyłania informacji handlowych.

4c. Newsletter

Jeśli zapiszesz się do naszego newslettera na befocusy.com, przetwarzamy Twój adres e-mail (oraz imię, jeśli je podasz) wyłącznie w celu jego wysyłki. Podstawą prawną jest Twoja zgoda wyrażona przy zapisie; jeśli jesteś już klientem, możemy informować Cię o usługach podobnych do zamówionych, zgodnie z art. 21 hiszpańskiej ustawy LSSI. Wysyłkę obsługuje Substack, działający jako podmiot przetwarzający, który nie wykorzystuje Twojego adresu do niczego innego. Dane przechowujemy do momentu wypisania się, czego możesz dokonać linkiem na dole każdego newslettera lub pisząc do nas. Newslettery mogą zawierać znaczniki otwarcia i linki śledzące, informujące zbiorczo, czy wiadomość została przeczytana.

5. Dane z interfejsów API Google

WorkOS uzyskuje dostęp wyłącznie do kont Google, które użytkownik wyraźnie połączy, i tylko do usług autoryzowanych na ekranie zgody: Gmail, Google Calendar i Google Drive. Dostęp można cofnąć w każdej chwili w ustawieniach konta Google, a także odłączając konto w WorkOS.

Logowanie przez Google. Jeśli użytkownik wybierze „Kontynuuj z Google”, aby zalogować się do WorkOS, otrzymujemy wyłącznie jego adres e-mail (zweryfikowany przez Google) i imię, i używamy ich jedynie do powiązania z istniejącym kontem WorkOS. Nie przechowujemy żadnego tokenu tego połączenia ani nie uzyskujemy dostępu do innych danych konta Google.
Gmail. Odczytujemy wiadomości połączonego konta, aby wyświetlić je w skrzynce WorkOS, powiązać z odpowiednim kontaktem i zapisać jako rekordy w obszarze Notion firmy klienta. Jeśli firma ma włączoną skrzynkę odbiorczą, każda nowa wiadomość jest automatycznie przetwarzana przy użyciu AI, aby ją sklasyfikować, uporządkować lub przetłumaczyć i w razie potrzeby zaproponować zadanie. Załączniki są zapisywane w Notion oraz, jeśli firma to skonfiguruje, na jej Dysku Google. Odzwierciedlamy w Gmailu działania użytkownika: oznaczanie jako przeczytane, archiwizowanie, etykietowanie lub przenoszenie do kosza. Wysyłamy wyłącznie wiadomości, które użytkownik sam tworzy i zatwierdza; nigdy nie wysyłamy poczty automatycznie ani masowo.
Google Calendar. Wyświetlamy wybrane przez użytkownika kalendarze oraz tworzymy, przekładamy lub odwołujemy wydarzenia na jego żądanie, wraz z uczestnikami i linkami do wideorozmów. Jeśli użytkownik oznaczy kalendarz opcją „tworzy zadanie”, WorkOS okresowo odczytuje jego wydarzenia z najbliższych 30 dni i tworzy w Notion zadanie dla każdego z nich, aktualizując jego datę.
Google Drive. Działamy w folderze wskazanym przez użytkownika: tworzymy jego strukturę, wgrywamy tam załączniki, odczytujemy dokumenty wybrane do importu oraz przenosimy lub zmieniamy nazwy folderów przy reorganizacji notatek. Wykrywamy też pliki, które użytkownik ręcznie doda do tych folderów, i dołączamy je do odpowiedniego rekordu w Notion. Pliki, które już istniały na Drive, nie są przenoszone ani usuwane podczas importu. Jeśli użytkownik usunie załącznik w WorkOS, plik ten zostanie trwale usunięty także z jego Drive, z pominięciem kosza.

Ograniczone wykorzystanie (Limited Use)

Wykorzystanie przez SAL DIGITAL SKILLS, S.L. (WorkOS / Befocusy Labs) informacji otrzymanych z interfejsów API Google, a także ich przekazywanie do jakiejkolwiek innej aplikacji, jest zgodne z Zasadami dotyczącymi danych użytkownika usług API Google, w tym z wymogami Ograniczonego Wykorzystania. W szczególności dane pochodzące z Gmaila, Google Calendar i Google Drive:

Są wykorzystywane wyłącznie do świadczenia i ulepszania funkcji, o które użytkownik wyraźnie poprosił lub które włączyła jego firma, i które są widoczne w interfejsie.
Nie są przekazywane osobom trzecim, poza dostawcami niezbędnymi do świadczenia tych funkcji, gdy wymaga tego prawo, ze względów bezpieczeństwa lub za wyraźną zgodą użytkownika.
Nie są wykorzystywane ani przekazywane w celach reklamowych, w tym reklamy spersonalizowanej i remarketingu.
Nie są odczytywane przez żadną osobę, poza przypadkami wyraźnej zgody użytkownika, względów bezpieczeństwa, wymogów prawa lub gdy są zagregowane i zanonimizowane na potrzeby operacji wewnętrznych.
Nie są wykorzystywane do tworzenia, ulepszania ani trenowania ogólnych modeli sztucznej inteligencji. Gdy funkcja wymaga przetwarzania przez AI — na przykład sklasyfikowania przychodzącej wiadomości, jej streszczenia lub uporządkowania dokumentu w notatkę — treść jest wysyłana do dostawcy AI wyłącznie w celu wygenerowania tego konkretnego wyniku, przekazywanego użytkownikowi lub jego firmie; dostawcy ci nie wykorzystują tych danych do trenowania swoich modeli i przechowują je tylko tymczasowo w celu wykrywania nadużyć, zgodnie ze swoimi warunkami.

6. Zaangażowani dostawcy

Do świadczenia usługi korzystamy z następujących dostawców, każdy na podstawie własnej umowy powierzenia:

Hostinger — hosting platformy, na terenie Unii Europejskiej.
Google LLC — Gmail, Calendar i Drive użytkownika, gdy połączy swoje konto.
Microsoft — poczta i kalendarz, jako alternatywa dla Google.
Notion Labs — miejsce docelowe treści roboczych klienta.
OpenAI i Google (Gemini) — generowanie i streszczanie tekstu, transkrypcja audio oraz wyszukiwanie w internecie w czasie rzeczywistym na potrzeby funkcji AI (w tym asystenta Kairos). Nie trenują swoich modeli na danych przesyłanych przez API.
Zernio — wiadomości WhatsApp Business i Instagram, publikacja w mediach społecznościowych oraz przechowywanie załączników, które WorkOS hostuje, aby wyświetlać je na platformie.
Slack — kanały i wiadomości bezpośrednie, gdy użytkownik połączy konto.
Stripe — bramka płatności, którą niektórzy nasi klienci aktywują poprzez własną integrację, aby fakturować swoich własnych klientów końcowych; nie obsługuje płatności za Twoją subskrypcję WorkOS.
Qonto — bankowość i fakturowanie elektroniczne, które niektórzy nasi klienci podłączają do zarządzania własnymi fakturami.
Kit.com — wysyłka newsletterów, gdy klient korzysta z tej funkcji.
Substack — wysyłka naszego newslettera.

W żadnym wypadku nie sprzedajemy danych osobom trzecim. Część z tych dostawców znajduje się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym; w takich przypadkach przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej lub decyzji o odpowiednim stopniu ochrony.

7. Jak długo je przechowujemy

Dane uwierzytelniające są usuwane, gdy tylko użytkownik odłączy narzędzie w WorkOS. Jeśli cofnie dostęp w swoim koncie Google, przestają działać natychmiast i są usuwane po odłączeniu konta w WorkOS. Logowanie przez Google nie zapisuje żadnych danych uwierzytelniających.
Treści robocze są przechowywane przez czas aktywności konta. Po zakończeniu współpracy są usuwane lub zwracane klientowi, zgodnie z jego wskazaniem.
Dzienniki techniczne są usuwane automatycznie najpóźniej po 90 dniach.
Rozmowy z asystentem Kairos (w tym treść e-maili, dokumentów lub innych danych, które użytkownik poprosi go sprawdzić) są przechowywane przez OpenAI maksymalnie 30 dni, aby zachować ciągłość rozmowy, a następnie usuwane. OpenAI nie wykorzystuje ich do trenowania swoich modeli ani do żadnych innych celów.
WorkOS przechowuje także historię rozmów z Kairosem, aby użytkownik mógł do nich wrócić. Nikt w firmie klienta nie może jej czytać, nawet osoba administrująca kontem. Zespół techniczny WorkOS może ją przeglądać wyłącznie na prośbę samego użytkownika w celu rozwiązania problemu, w celu zbadania problemu bezpieczeństwa lub nadużycia albo gdy wymaga tego prawo, a każdy dostęp jest rejestrowany.
Dane rozliczeniowe przechowujemy przez okresy wymagane przepisami handlowymi i podatkowymi.
Rozmowy na czacie wsparcia są przechowywane, dopóki konto jest aktywne; są automatycznie usuwane po 12 miesiącach bez aktywności. Automatyczne odpowiedzi generuje dostawca AI (OpenAI lub Google) wyłącznie na podstawie samej rozmowy i publicznych artykułów Centrum pomocy: nie są mu przekazywane żadne dane z przestrzeni roboczej użytkownika.

8. Bezpieczeństwo

Każda firma klienta jest odizolowana od pozostałych: jej dane uwierzytelniające i treści nie są współdzielone ani mieszane z danymi innych klientów. Dane uwierzytelniające przechowujemy w postaci zaszyfrowanej, dostęp do platformy odbywa się zawsze przez bezpieczne połączenie, a dostęp wewnętrzny ograniczony jest do personelu niezbędnego do wsparcia.

9. Twoje prawa

Prawa dostępu, sprostowania, usunięcia, sprzeciwu, ograniczenia i przenoszenia danych możesz wykonać, pisząc na eduardo@befocusy.com. Jeśli dane przekazała firma, dla której pracujesz, zwróć się do niej jako administratora; my udzielimy jej wsparcia. Możesz również złożyć skargę do hiszpańskiego organu ochrony danych (aepd.es).

10. Zmiany w tej polityce

Jeśli zmienimy tę politykę, opublikujemy tutaj zaktualizowaną wersję i zmienimy datę powyżej. Jeśli zmiana istotnie wpłynie na przetwarzanie danych, powiadomimy również klientów e-mailem.