Política de privacidad

1. Responsable

La plataforma WorkOS está operada por SAL DIGITAL SKILLS, S.L., con NIF B39855788 y domicilio en Plaza María Blanchard 2, 3F, 39600 Maliaño (Cantabria), España. Puedes escribirnos a eduardo@befocusy.com para cualquier cuestión relativa a esta política, y a soporte@befocusy.com para soporte del producto.

2. Nuestro papel

Nuestro papel cambia según dónde estés, y conviene distinguirlo. En befocusy.com y en el campus somos responsables del tratamiento: decidimos qué datos pedimos y para qué. En la plataforma WorkOS es distinto: cada empresa cliente la usa con sus propias cuentas y sus propias bases de datos, así que respecto del contenido que introduce o conecta actuamos como encargado del tratamiento por cuenta de ella, en los términos del artículo 28 del RGPD, y la responsable es la empresa cliente. De los datos de contacto y facturación de esa empresa sí somos responsables.

3. Qué datos tratamos

Datos de la cuenta: nombre, dirección de correo, empresa y preferencias de la interfaz.
Credenciales de conexión (OAuth): los testigos de acceso a los servicios de terceros que el usuario autoriza explícitamente. Se guardan cifrados y nunca se comparten entre clientes.
Contenido de trabajo: el contenido de los servicios que el usuario conecta —mensajes, eventos de calendario, documentos, archivos— mostrado y organizado dentro de la plataforma.
Datos técnicos: dirección IP, identificadores de dispositivo y registros de actividad, con fines de seguridad y diagnóstico.
Datos de facturación de la empresa cliente. Los datos completos de las tarjetas de pago los custodia el proveedor de pagos; nosotros no los almacenamos.
Datos de suscripción al boletín: tu dirección de correo y, si nos lo das, tu nombre.
Datos de formación: si te matriculas en el campus, tu inscripción y tu progreso en los cursos.
Chat de soporte: los mensajes que el usuario escribe en el chat de soporte de la aplicación y las respuestas que recibe del asistente automático o del equipo de soporte.

4. Para qué los usamos

Únicamente para prestar las funciones que el usuario ha solicitado: mostrar y organizar su trabajo en la interfaz, sincronizarlo con su espacio de Notion, enviar los mensajes que redacta, gestionar sus eventos de calendario y mantener ordenados sus archivos. También para facturar el servicio, cumplir nuestras obligaciones legales y mantener la seguridad de la plataforma. Cuando la empresa cliente activa la bandeja de entrada, WorkOS procesa además automáticamente con IA cada correo que llega (ver el apartado 5). No elaboramos perfiles con fines publicitarios.

4 bis. Formulario de soporte

Si nos escribes desde el formulario de soporte de nuestra página pública, tratamos el nombre, el correo y el mensaje que nos facilitas con la única finalidad de atender tu consulta y responderte. La base legal es tu propio consentimiento al enviarlo. Conservamos esa correspondencia mientras sea necesario para resolver el asunto y, después, durante el plazo en que puedan derivarse responsabilidades. No la usamos para enviarte comunicaciones comerciales.

4 ter. Newsletter

Si te suscribes a nuestro boletín desde befocusy.com, tratamos tu dirección de correo (y tu nombre, si nos lo das) con la única finalidad de enviártelo. La base legal es tu consentimiento, que prestas al darte de alta; si ya eres cliente, podemos informarte de servicios similares a los que has contratado, conforme al artículo 21 de la LSSI. El envío lo gestiona Substack, que actúa como encargado del tratamiento y no usa tu dirección para nada más. Conservamos tus datos hasta que te des de baja, cosa que puedes hacer con el enlace del pie de cada boletín o escribiéndonos. Los boletines pueden incluir marcas de apertura y enlaces de seguimiento que nos indican, de forma agregada, si el envío se ha leído.

5. Datos de las API de Google

WorkOS solo accede a las cuentas de Google que el usuario conecta de forma explícita, y únicamente a los servicios que autoriza en la pantalla de consentimiento: Gmail, Google Calendar y Google Drive. El acceso puede revocarse en cualquier momento desde la configuración de la cuenta de Google, y también desconectando la cuenta dentro de WorkOS.

Inicio de sesión con Google. Si el usuario elige «Continuar con Google» para entrar en WorkOS, solo recibimos su dirección de email (verificada por Google) y su nombre, y los usamos únicamente para identificarle frente a una cuenta de WorkOS que ya existe. No guardamos ningún token de esta conexión ni accedemos a ningún otro dato de su cuenta de Google.
Gmail. Leemos los mensajes de la cuenta conectada para mostrarlos en la bandeja de WorkOS, vincularlos al contacto correspondiente y guardarlos como registros en el espacio de Notion de la empresa cliente. Si la empresa tiene activada la bandeja de entrada, cada correo nuevo se procesa automáticamente con IA para clasificarlo, limpiarlo o traducirlo y, si procede, proponer una tarea. Los archivos adjuntos se guardan en Notion y, si la empresa lo configura, en su Google Drive. Reflejamos en Gmail las acciones que el usuario realiza aquí: marcar como leído, archivar, etiquetar o enviar a la papelera. Enviamos únicamente los mensajes que el propio usuario redacta y confirma; nunca enviamos correo de forma automática ni masiva.
Google Calendar. Mostramos los calendarios que el usuario elige y creamos, reprogramamos o cancelamos eventos a petición suya, incluyendo invitados y enlaces de videollamada. Si el usuario marca un calendario con «genera tarea», WorkOS lee periódicamente sus eventos de los próximos 30 días y crea en Notion una tarea por cada uno, manteniendo su fecha al día.
Google Drive. Trabajamos dentro de la carpeta que el usuario designa: creamos su estructura, subimos ahí los archivos adjuntos, leemos los documentos que decide importar y movemos o renombramos carpetas cuando reorganiza sus notas. También detectamos los archivos que el usuario añade a mano a esas carpetas y los adjuntamos al registro correspondiente en Notion. Los archivos que ya existían en su Drive no se mueven ni se borran al importarlos. Si el usuario elimina un adjunto desde WorkOS, ese archivo se elimina también de su Drive de forma permanente, sin pasar por la papelera.

Uso limitado (Limited Use)

El uso por parte de SAL DIGITAL SKILLS, S.L. (WorkOS / Befocusy Labs) de la información recibida de las API de Google, así como su transferencia a cualquier otra aplicación, se ajusta a la Política de Datos de Usuario de los Servicios de las API de Google, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. En concreto, los datos obtenidos de Gmail, Google Calendar y Google Drive:

Solo se utilizan para proporcionar y mejorar las funciones que el usuario ha solicitado de forma explícita, o que su empresa ha activado, y que son visibles en la interfaz.
No se transfieren a terceros, salvo a los proveedores estrictamente necesarios para prestar esas funciones, cuando lo exija la ley, por motivos de seguridad, o con el consentimiento expreso del usuario.
No se utilizan ni se transfieren con fines publicitarios, incluida la publicidad personalizada y el remarketing.
No son leídos por ninguna persona, salvo con el consentimiento expreso del usuario, por motivos de seguridad, para cumplir la ley, o cuando se trate de datos agregados y anonimizados para operaciones internas.
No se utilizan para desarrollar, mejorar ni entrenar modelos de inteligencia artificial generalizados. Cuando una función requiere procesamiento por IA —por ejemplo, clasificar un correo entrante, resumirlo o estructurar un documento en una nota—, el contenido se envía al proveedor de IA únicamente para generar ese resultado concreto, que se entrega al propio usuario o a su empresa; dichos proveedores no utilizan esos datos para entrenar sus modelos y solo los conservan temporalmente para detectar abusos, según sus condiciones.

6. Proveedores que intervienen

Para prestar el servicio nos apoyamos en los siguientes proveedores, cada uno con su propio contrato de encargo:

Hostinger — alojamiento de la plataforma, en la Unión Europea.
Google LLC — Gmail, Calendar y Drive del usuario, cuando este conecta su cuenta.
Microsoft — correo y calendario, como alternativa a Google.
Notion Labs — destino del contenido de trabajo del cliente.
OpenAI y Google (Gemini) — generación y resumen de texto, transcripción de audio y búsqueda web en tiempo real para las funciones de IA (incluido el asistente Kairos). No entrenan sus modelos con los datos enviados por API.
Zernio — mensajería de WhatsApp Business e Instagram, publicación en redes sociales y almacenamiento de los archivos adjuntos que WorkOS aloja para mostrarlos en la plataforma.
Slack — canales y mensajes directos, cuando el usuario conecta su cuenta.
Stripe — pasarela de pago que algunos de nuestros clientes activan, mediante una integración propia, para facturar a sus propios clientes finales; no procesa el cobro de tu suscripción a WorkOS.
Qonto — banca y facturación electrónica que algunos de nuestros clientes conectan para gestionar sus propias facturas.
Kit.com — envío de boletines, cuando el cliente usa esa función.
Substack — envío de nuestro boletín.

No vendemos datos a terceros bajo ninguna circunstancia. Algunos de estos proveedores están fuera del Espacio Económico Europeo; en esos casos la transferencia se ampara en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea o en una decisión de adecuación.

7. Cuánto tiempo los conservamos

Las credenciales de conexión se eliminan en cuanto el usuario desconecta la herramienta desde WorkOS. Si revoca el acceso desde su cuenta de Google, dejan de funcionar de inmediato y se eliminan al desconectar la cuenta en WorkOS. El inicio de sesión con Google no guarda ninguna credencial.
El contenido de trabajo se conserva mientras la cuenta esté activa. Al terminar la relación se elimina o se devuelve al cliente, según él indique.
Los registros técnicos se borran automáticamente a los 90 días como máximo.
Las conversaciones con el asistente Kairos (incluido el contenido de correos, documentos u otros datos que el usuario le pida consultar) se guardan en OpenAI durante un máximo de 30 días para mantener el hilo de la conversación, y después se eliminan. OpenAI no las usa para entrenar sus modelos ni para ningún otro fin.
WorkOS guarda además el historial de conversaciones con Kairos para que el usuario pueda retomarlas. Nadie de la empresa cliente puede leerlo, ni siquiera quien administra la cuenta. El equipo técnico de WorkOS solo puede consultarlo cuando el propio usuario lo solicita para resolver una incidencia, para investigar un problema de seguridad o abuso, o cuando lo exija la ley, y cada consulta queda registrada.
Los datos de facturación se conservan durante los plazos que exige la normativa mercantil y fiscal.
Las conversaciones del chat de soporte se conservan mientras la cuenta esté activa; se eliminan automáticamente cuando pasan 12 meses sin actividad en ellas. Las respuestas automáticas las genera un proveedor de IA (OpenAI o Google) únicamente a partir de la propia conversación y de los artículos públicos del Centro de ayuda: no se le envían datos del espacio de trabajo del usuario.

8. Seguridad

Cada empresa cliente está aislada del resto: sus credenciales y su contenido no se comparten ni se cruzan con los de ningún otro cliente. Las credenciales de conexión se almacenan cifradas, el acceso a la plataforma va siempre por conexión segura y el acceso interno está limitado al personal estrictamente necesario para dar soporte.

9. Tus derechos

Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a eduardo@befocusy.com. Si los datos los aportó la empresa para la que trabajas, dirígete a ella como responsable; nosotros la asistiremos. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

10. Cambios en esta política

Si modificamos esta política, publicaremos aquí la versión actualizada y cambiaremos la fecha de arriba. Si el cambio afecta de forma significativa al tratamiento de los datos, avisaremos además a los clientes por correo.