Política de privacidade

1. Responsável

A plataforma WorkOS é operada por SAL DIGITAL SKILLS, S.L., NIF B39855788, com sede em Plaza María Blanchard 2, 3F, 39600 Maliaño (Cantabria), España. Escreva para eduardo@befocusy.com para qualquer questão relativa a esta política, e para soporte@befocusy.com para suporte do produto.

2. Nosso papel

O nosso papel muda conforme onde você está, e convém distingui-lo. Em befocusy.com e no campus somos controladores: decidimos que dados pedimos e para quê. Na plataforma WorkOS é diferente: cada empresa cliente a usa com as suas próprias contas e bases de dados, portanto quanto ao conteúdo que insere ou conecta atuamos como operador por conta dela, nos termos do artigo 28 do RGPD, e a controladora é a empresa cliente. Dos dados de contato e faturamento dessa empresa somos controladores.

3. Quais dados tratamos

Dados da conta: nome, endereço de e-mail, empresa e preferências da interface.
Credenciais de conexão (OAuth): os tokens de acesso aos serviços de terceiros que o usuário autoriza explicitamente. São guardados criptografados e nunca compartilhados entre clientes.
Conteúdo de trabalho: o conteúdo dos serviços que o usuário conecta — mensagens, eventos de agenda, documentos, arquivos — exibido e organizado dentro da plataforma.
Dados técnicos: endereço IP, identificadores de dispositivo e registros de atividade, para segurança e diagnóstico.
Dados de faturamento da empresa cliente. Os dados completos dos cartões de pagamento ficam com o provedor de pagamentos; não os armazenamos.
Dados de subscrição da newsletter: o seu e-mail e, se o fornecer, o seu nome.
Dados de formação: se se matricular no campus, a sua inscrição e o seu progresso nos cursos.
Chat de suporte: as mensagens que o usuário escreve no chat de suporte do aplicativo e as respostas recebidas do assistente automático ou da equipe de suporte.

4. Para que os usamos

Apenas para prestar as funções que o usuário solicitou: exibir e organizar o seu trabalho na interface, sincronizá-lo com o seu espaço do Notion, enviar as mensagens que redige, gerir os seus eventos de agenda e manter os seus arquivos organizados. Também para faturar o serviço, cumprir as nossas obrigações legais e manter a segurança da plataforma. Quando a empresa cliente ativa a caixa de entrada, o WorkOS também processa automaticamente com IA cada e-mail que chega (ver o ponto 5). Não elaboramos perfis para fins publicitários.

4b. Formulário de suporte

Se você nos escrever pelo formulário de suporte da nossa página pública, tratamos o nome, o e-mail e a mensagem que nos fornece com a única finalidade de atender a sua consulta e responder. A base legal é o seu próprio consentimento ao enviá-lo. Conservamos essa correspondência enquanto for necessário para resolver o assunto e, depois, durante o prazo em que possam derivar responsabilidades. Não a usamos para enviar comunicações comerciais.

4c. Newsletter

Se você assinar a nossa newsletter em befocusy.com, tratamos o seu endereço de e-mail (e o seu nome, se o fornecer) com a única finalidade de enviá-la. A base legal é o seu consentimento, prestado ao inscrever-se; se já for cliente, podemos informá-lo sobre serviços semelhantes aos contratados, conforme o artigo 21 da LSSI espanhola. O envio é gerido pelo Substack, que atua como operador e não usa o seu endereço para mais nada. Conservamos os seus dados até que cancele a subscrição, o que pode fazer pelo link no rodapé de cada newsletter ou escrevendo-nos. As newsletters podem incluir marcas de abertura e links de rastreamento que nos indicam, de forma agregada, se a mensagem foi lida.

5. Dados das APIs do Google

O WorkOS acessa apenas as contas Google que o usuário conecta explicitamente, e somente os serviços autorizados na tela de consentimento: Gmail, Google Calendar e Google Drive. O acesso pode ser revogado a qualquer momento nas configurações da conta Google, e também desconectando a conta dentro do WorkOS.

Login com o Google. Se o usuário escolher “Continuar com o Google” para entrar no WorkOS, recebemos apenas o seu endereço de e-mail (verificado pelo Google) e o seu nome, e usamo-los somente para identificá-lo perante uma conta do WorkOS já existente. Não guardamos nenhum token desta conexão nem acessamos qualquer outro dado da sua conta Google.
Gmail. Lemos as mensagens da conta conectada para exibi-las na caixa do WorkOS, vinculá-las ao contato correspondente e guardá-las como registros no espaço do Notion da empresa cliente. Se a empresa tiver a caixa de entrada ativada, cada novo e-mail é processado automaticamente com IA para classificá-lo, limpá-lo ou traduzi-lo e, se for o caso, propor uma tarefa. Os anexos são guardados no Notion e, se a empresa o configurar, no seu Google Drive. Refletimos no Gmail as ações que o usuário realiza aqui: marcar como lido, arquivar, etiquetar ou mover para a lixeira. Enviamos apenas as mensagens que o próprio usuário redige e confirma; nunca enviamos e-mail automaticamente nem em massa.
Google Calendar. Exibimos as agendas que o usuário escolhe e criamos, reagendamos ou cancelamos eventos a pedido dele, incluindo convidados e links de videochamada. Se o usuário marcar uma agenda com «gera tarefa», o WorkOS lê periodicamente os seus eventos dos próximos 30 dias e cria no Notion uma tarefa para cada um, mantendo a sua data atualizada.
Google Drive. Trabalhamos dentro da pasta que o usuário designa: criamos a sua estrutura, enviamos ali os anexos, lemos os documentos que ele decide importar e movemos ou renomeamos pastas quando reorganiza as suas notas. Também detectamos os arquivos que o usuário adiciona manualmente a essas pastas e os anexamos ao registro correspondente no Notion. Os arquivos que já existiam no seu Drive não são movidos nem excluídos ao importá-los. Se o usuário excluir um anexo pelo WorkOS, esse arquivo também é excluído permanentemente do seu Drive, sem passar pela lixeira.

Uso limitado (Limited Use)

O uso por SAL DIGITAL SKILLS, S.L. (WorkOS / Befocusy Labs) das informações recebidas das APIs do Google, bem como a sua transferência para qualquer outra aplicação, segue a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado. Em concreto, os dados obtidos do Gmail, Google Calendar e Google Drive:

São usados apenas para fornecer e melhorar as funções que o usuário solicitou explicitamente, ou que a sua empresa ativou, e que são visíveis na interface.
Não são transferidos a terceiros, exceto aos provedores estritamente necessários para prestar essas funções, quando exigido por lei, por motivos de segurança, ou com o consentimento expresso do usuário.
Não são usados nem transferidos para fins publicitários, incluindo publicidade personalizada e remarketing.
Não são lidos por nenhuma pessoa, salvo com o consentimento expresso do usuário, por motivos de segurança, para cumprir a lei, ou quando agregados e anonimizados para operações internas.
Não são usados para desenvolver, melhorar nem treinar modelos de inteligência artificial generalizados. Quando uma função requer processamento por IA — por exemplo, classificar um e-mail recebido, resumi-lo ou estruturar um documento numa nota —, o conteúdo é enviado ao provedor de IA unicamente para gerar esse resultado concreto, entregue ao próprio usuário ou à sua empresa; esses provedores não usam esses dados para treinar os seus modelos e só os conservam temporariamente para detectar abusos, segundo as suas condições.

6. Provedores envolvidos

Para prestar o serviço contamos com os seguintes provedores, cada um com o seu contrato de operação:

Hostinger — hospedagem da plataforma, na União Europeia.
Google LLC — Gmail, Calendar e Drive do usuário, quando ele conecta a sua conta.
Microsoft — e-mail e agenda, como alternativa ao Google.
Notion Labs — destino do conteúdo de trabalho do cliente.
OpenAI e Google (Gemini) — geração e resumo de texto, transcrição de áudio e pesquisa na web em tempo real para as funções de IA (incluindo o assistente Kairos). Não treinam os seus modelos com os dados enviados por API.
Zernio — mensagens do WhatsApp Business e Instagram, publicação em redes sociais e armazenamento dos anexos que o WorkOS hospeda para exibi-los na plataforma.
Slack — canais e mensagens diretas, quando o usuário conecta a sua conta.
Stripe — gateway de pagamento que alguns dos nossos clientes ativam, através de uma integração própria, para faturar os seus próprios clientes finais; não processa o pagamento da sua assinatura do WorkOS.
Qonto — banco e faturação eletrónica que alguns dos nossos clientes conectam para gerir as suas próprias faturas.
Kit.com — envio de newsletters, quando o cliente usa essa função.
Substack — envio da nossa newsletter.

Não vendemos dados a terceiros em nenhuma circunstância. Alguns destes provedores estão fora do Espaço Econômico Europeu; nesses casos a transferência ampara-se nas cláusulas contratuais-tipo da Comissão Europeia ou numa decisão de adequação.

7. Por quanto tempo os conservamos

As credenciais de conexão são eliminadas assim que o usuário desconecta a ferramenta no WorkOS. Se revogar o acesso na sua conta Google, deixam de funcionar de imediato e são eliminadas ao desconectar a conta no WorkOS. O login com o Google não guarda nenhuma credencial.
O conteúdo de trabalho é conservado enquanto a conta estiver ativa. Ao terminar a relação é eliminado ou devolvido ao cliente, conforme ele indicar.
Os registros técnicos são eliminados automaticamente em no máximo 90 dias.
As conversas com o assistente Kairos (incluindo o conteúdo de e-mails, documentos ou outros dados que o usuário peça para consultar) são guardadas pela OpenAI por no máximo 30 dias para manter o fio da conversa e depois são eliminadas. A OpenAI não as usa para treinar os seus modelos nem para qualquer outro fim.
O WorkOS guarda também o histórico de conversas com o Kairos para que o usuário possa retomá-las. Ninguém da empresa cliente pode lê-lo, nem mesmo quem administra a conta. A equipe técnica do WorkOS só pode consultá-lo quando o próprio usuário o solicita para resolver um problema, para investigar um problema de segurança ou abuso, ou quando a lei o exigir, e cada consulta fica registrada.
Os dados de faturamento são conservados durante os prazos exigidos pela normativa comercial e fiscal.
As conversas do chat de suporte são conservadas enquanto a conta estiver ativa; são eliminadas automaticamente após 12 meses sem atividade. As respostas automáticas são geradas por um provedor de IA (OpenAI ou Google) somente a partir da própria conversa e dos artigos públicos da Central de ajuda: nenhum dado do espaço de trabalho do usuário é enviado.

8. Segurança

Cada empresa cliente está isolada das demais: as suas credenciais e o seu conteúdo não são compartilhados nem cruzados com os de nenhum outro cliente. As credenciais de conexão são armazenadas criptografadas, o acesso à plataforma usa sempre conexão segura e o acesso interno é limitado ao pessoal estritamente necessário para dar suporte.

9. Seus direitos

Você pode exercer os direitos de acesso, retificação, exclusão, oposição, limitação e portabilidade escrevendo para eduardo@befocusy.com. Se os dados foram fornecidos pela empresa para a qual você trabalha, dirija-se a ela como controladora; nós a assistiremos. Também pode reclamar junto à Agência Espanhola de Proteção de Dados (aepd.es).

10. Alterações nesta política

Se modificarmos esta política, publicaremos aqui a versão atualizada e alteraremos a data acima. Se a alteração afetar significativamente o tratamento dos dados, avisaremos também os clientes por e-mail.