Jak dodawać osoby do zespołu i nimi zarządzać

Ekran Zespół to lista osób na Twoim koncie. Służy do przypisywania ich jako odpowiedzialnych lub uczestników, a od niego zależy, co widzi każda z nich.

Gdzie jest i kto go widzi

W Ustawienia → Zespół. Widzą go Właściciel oraz osoby z Uprawnieniami administracji technicznej. Każdy wiersz pokazuje imię i nazwisko, e-mail, rolę oraz — jeśli Twoje konto ich używa — profil. Dwie etykiety informują o konkretnych sytuacjach:

• Brak dostępu: osoba jest na liście, ale nie ma powiązanego użytkownika WorkOS.
• Oczekuje: ma już użytkownika, ale jeszcze nie potwierdziła dostępu ani nigdy się nie zalogowała.

Jeśli zamiast tego widzisz komunikat „Baza Zespół nie jest jeszcze połączona”, trzeba ją najpierw połączyć w Bazach danych Notion (Tytuł, E-mail i Użytkownik Notion). Zajmuje się tym osoba z Uprawnieniami administracji technicznej.

Dodawanie osoby

Mogą to zrobić Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej.

1. Kliknij przycisk + (Nowy członek).
2. Wpisz Nazwę i E-mail. E-mail jest wymagany i nie może być już używany na Twoim koncie.
3. Jeśli chcesz, wybierz jej Użytkownika Notion oraz — jeśli Twoje konto używa profili — jej Profil.
4. Wybierz Rolę (Członek, Supervisor lub Właściciel) i, jeśli jesteś Właścicielem, zaznacz Uprawnienia administracji technicznej, jeśli to potrzebne.
5. Kliknij Dodaj.

WorkOS tworzy jednocześnie kartę w Twojej bazie Zespół i dostęp tej osoby do WorkOS oraz wysyła jej e-mail z przyciskiem Potwierdź mój dostęp. Link wygasa po 7 dniach. Jeśli nie uda się wysłać e-maila, WorkOS pokaże Ci link, abyś mógł/mogła przekazać go sam/a.

Oba elementy tworzone są zawsze razem, ponieważ bez użytkownika powiązanego z kartą każdy, kto się zaloguje, odziedziczyłby współdzieloną tożsamość konta, a wraz z nią jego widoczność.

Użytkownicy bez powiązania z Zespołem

Pod listą pojawia się komunikat Użytkownicy bez powiązania z Zespołem (n), gdy są użytkownicy WorkOS niepasujący do żadnej osoby w Zespole (ani powiązaniem, ani emailem). Te osoby nie mają „swoich” projektów: nie są pokazywane jako odpowiedzialne ani uczestnicy, a zadania tworzone przez nie głosowo lub z emaila zostają bez odpowiedzialnego. Rozwiązanie jednym kliknięciem: naciśnij Utwórz członka zespołu obok użytkownika, a zostanie utworzona jego karta z tym samym imieniem i emailem, od razu powiązana. Jeśli kilka kart ma już ten email, przycisk się nie pojawia (popraw to najpierw w Notion: email może być tylko na jednej karcie). Ręczne powiązanie z istniejącą kartą zmienia się tylko w panelu administracyjnym, a jedna karta może należeć tylko do jednej osoby.

Jeśli w Notion są dwie karty z tym samym emailem, WorkOS ostrzega pod listą i nie przypisuje żadnej z nich żadnemu użytkownikowi, dopóki tego nie poprawisz.

Edycja osoby

Kliknij jej wiersz, aby otworzyć Edytuj członka. Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej mogą zmienić wszystko, także imię i email (który nie może się powtarzać z emailem innej osoby ani innego użytkownika). Tylko Właściciel zmienia pole Uprawnienia administracji technicznej, a adres email innej osoby z Uprawnieniami administracji technicznej zmienia tylko Właściciel.

Lista grupuje osoby według roli, od najwyższej do najniższej (Właściciel, Supervisor, Członek), a w każdej grupie alfabetycznie; na końcu osoby, które nie mają jeszcze dostępu do WorkOS.

Pole Rola to pole wyboru z wyszukiwarką. Tuż pod nim jest wyjaśnienie z nazwą każdej roli (taką, jaką ma Twoje konto, jeśli ją zmieniono), które mówi, czy dana osoba może mieć zespół pod sobą: Supervisor może mieć podwładnych i widzieć ich zadania, a Członek nie może mieć zespołu pod sobą. Możesz awansować kogoś na Właściciela; każdy awans jest rejestrowany, a Właściciele dostają e-mail. W wierszu osoby, która już jest Właścicielem, nie można zmienić Roli: obniżenie jej odbywa się tylko w panelu administracyjnym.

Dezaktywacja lub usunięcie osoby

Te przyciski widzą tylko Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej, w karcie każdego członka. Zawsze proszą o potwierdzenie.

Dezaktywacja jest odwracalna. Osoba nie może się zalogować do WorkOS ani korzystać z połączenia z Claude lub ChatGPT, jej sesja zostaje zamknięta w ciągu minuty, a jej skrzynki, kalendarze i Slack przestają się synchronizować, podobnie jak import wiadomości WhatsApp i Instagram z jej kont. Jej dane i przypisania zostają i możesz ją w każdej chwili Reaktywować. Dopóki jest nieaktywna, nie pojawia się przy nowych przypisaniach.

Usunięcie jest nieodwracalne. Przed potwierdzeniem widzisz wszystko, co ma przypisane, i wybierasz, kto to przejmie (zadania, projekty, dokumenty, notatki, wiki, publikacje w wersji roboczej, Inbox i agenda); aby potwierdzić, wpisujesz jej imię i nazwisko. Proces trwa w tle z paskiem postępu; jeśli coś się nie powiedzie, zatrzyma się w połowie i możesz spróbować ponownie. Na końcu jej konta zostają odłączone (dostęp Google i Slack jest unieważniany; dostęp Microsoft trzeba usunąć z jej własnego konta), jej użytkownik zostaje usunięty, a karta znika z Zespołu. Ukończone zadania przekazane innej osobie dostają komentarz w Notion z informacją, kto je ukończył.

Nie można dezaktywować ani usunąć siebie, Właściciela ani ostatniej osoby z Uprawnieniami administracji technicznej (najpierw nadaj te uprawnienia innej osobie). Każda dezaktywacja, reaktywacja i usunięcie jest rejestrowane, a Właściciele dostają powiadomienie e-mailem.