Udostępnianie załączników klientowi (kłódka)

Każdy załącznik zadania, projektu, firmy, kontaktu lub dokumentu ma kłódkę. Domyślnie jest zamknięta: widzi go tylko Twój zespół. Gdy ją otworzysz, kontakt może pobrać plik ze swojego portalu klienta.

Nowe załączniki zawsze powstają z zamkniętą kłódką, także te dodane po otwarciu innych.

Kto może otwierać i zamykać kłódkę

Zadanie: jego odpowiedzialny oraz osoby zarządzające kontem (Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej).
Projekt: jego odpowiedzialny oraz osoby zarządzające kontem.
Dokument: jego właściciel oraz osoby zarządzające kontem. Także w dokumentach już podpisanych: kłódka decyduje tylko o tym, co widzi klient, nie zmienia podpisanej treści.
Firma i kontakt: Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej.

Jeśli nie możesz jej zmienić, ikonę kłódki (bez możliwości kliknięcia) zobaczysz tylko przy załącznikach, które są już otwarte.

Jak ją otworzyć

Otwórz kartę i przejdź do Załączników.
Kliknij kłódkę pliku. Zostaniesz poproszony o potwierdzenie: Udostępnić ten plik klientowi?
Kłódka zmieni się na zieloną i otwartą. Aby ją zamknąć, kliknij ją ponownie (zamknięcie nie wymaga potwierdzenia).

Co widzi klient

W swoim portalu, w Załącznikach, widzi tylko pliki z otwartą kłódką z elementów, które do niego należą, pogrupowane tak:

Projekty i usługi: z projektów powiązanych z jego kartą kontaktu oraz z zadań tych projektów (z nazwą zadania).
Dokumenty: z dokumentów udostępnionych jemu.
Ogólne: z jego własnej karty kontaktu i jego firm.

Na stronie dokumentu w portalu również wyświetlane są tylko załączniki z otwartą kłódką.

Kiedy nie można otworzyć kłódki lub zamyka się sama

Elementy prywatne nigdy nie są udostępniane. Projekt lub dokument prywatny nie może mieć otwartych kłódek; gdy oznaczysz go jako prywatny, wszystkie kłódki jego załączników (oraz zadań tego projektu) zostają zamknięte. Nawet jeśli dokument prywatny jest udostępniony w portalu, jego załączniki nie pojawiają się w Załącznikach.
Dwóch plików o tej samej nazwie w tym samym elemencie nie można otworzyć: najpierw zmień nazwę jednego.
Po usunięciu pliku lub zarchiwizowaniu elementu kłódka zostaje zamknięta.
Po zmianie nazwy otwartego pliku pozostaje otwarty pod nową nazwą.
Pliki, które trafiły do projektu, firmy lub kontaktu z poczty lub komunikatorów, nigdy nie są udostępniane klientowi (ze względu na politykę danych Google): ich kłódka jest wyłączona i nie można jej otworzyć. Plików zapisanych na karcie przed wprowadzeniem tej zasady nie da się odróżnić od pozostałych: nie otwieraj kłódki pliku, o którym wiesz, że pochodzi z e-maila.

Kto może wejść do portalu

Każdy kontakt z CRM z powiązanym projektem lub firmą może zalogować się adresem e-mail i kodem. W środku widzi tylko to, co mu przysługuje, czyli czasem nic.