Jak udostępnić dokument klientowi

Udostępnienie dokumentu oznacza danie komuś dostępu do Portalu klienta, czyli strony, na której ta osoba przegląda, pobiera i zatwierdza dokument bez logowania się do WorkOS.

Otwarcie panelu

Na karcie dokumentu kliknij ikonę Udostępnij klientowi. Nie zobaczysz jej, jeśli masz do tego dokumentu tylko uprawnienia do odczytu. Otwarcie panelu niczego nie wysyła: tylko aktywuje link.

Co jest w panelu

Link do portalu: przyciskiem Kopiuj wkleisz go, gdzie chcesz, na przykład do wiadomości.
Powiązani przez projekt lub usługę: kontakty, które mają już dostęp, bo są powiązane z projektem dokumentu. Każdy ma przycisk Wyślij e-mail, który wysyła mu link.
Inne kontakty: kontakty powiązane bezpośrednio z dokumentem. Przyciskiem Dodaj kontakt wybierasz je z CRM i możesz je w każdej chwili usunąć; dodawać i usuwać je mogą tylko Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej (pozostali widzą jedynie już powiązane). Przycisk Wyślij e-mail przy kontaktach projektu pojawia się tylko wtedy, gdy masz połączone konto e-mail w WorkOS. Ta sekcja pojawia się tylko wtedy, gdy Twój administrator skonfigurował taką relację. Tym osobom skopiowany link wyślij samodzielnie.

Kliknięcie nazwy kontaktu otwiera jego kartę.

Kto ma dostęp

Do portalu wchodzą kontakty powiązane z projektem lub bezpośrednio z dokumentem oraz osoby z Twojego zespołu, które są jego Właścicielem lub Uczestnikiem. Każda osoba musi mieć na karcie adres e-mail.

Co otrzymuje klient

E-mail zawiera tylko link. Kod dostępu osoba prosi o samodzielnie, już w portalu. Może przeglądać dokument, pobrać PDF i, jeśli typ tego wymaga, zatwierdzić go.

Po zatwierdzeniu

Zatwierdzenie zostawia pieczęć na końcu dokumentu, widoczną w portalu i w PDF. W WorkOS, na karcie dokumentu, dyskretny wskaźnik w prawym górnym rogu pokazuje, kto go zatwierdził, kiedy i numer referencyjny weryfikacji. Status dokumentu zmienia się sam tylko wtedy, gdy Twój administrator skonfigurował status zatwierdzenia.

Częste problemy

„Ten dokument nie ma jeszcze żadnego kontaktu z dostępem”: powiąż kontakt z projektem dokumentu lub, jeśli sekcja jest widoczna, dodaj go w Inne kontakty.
Jeśli Twój klient nie dostaje kodu, poproś go, aby sprawdził spam i użył tego samego adresu e-mail, na który dostał link.
Dokument jest prywatny: domyślnie dokument prywatny nie otwiera się w portalu. W «Udostępnij» zobaczysz informację i pole «Zezwól na udostępnienie tego prywatnego dokumentu w portalu klienta» (widzi je tylko osoba, która oznaczyła dokument jako prywatny): włącz je, aby klient mógł go otworzyć.