Połącz GNS i synchronizuj jego klientów z Firmami

Jeśli na Twoim koncie włączony jest plugin GNS, w Ustawienia → Integracje pojawia się karta GNS. Łączy WorkOS z GNS+ i mniej więcej co 15 minut przenosi jego klientów do Firm w CRM. Źródłem prawdy jest GNS: WorkOS niczego do GNS nie zapisuje.

Kto może to skonfigurować

Tylko osoby z Uprawnieniami administracji technicznej. Pozostali użytkownicy widzą kartę z informacją.

Jak połączyć

Poproś wsparcie GNS o API key i API secret (wskazują docelową bazę danych: testową lub produkcyjną).
Na karcie GNS wklej je i naciśnij Zapisz. Są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i nie są ponownie wyświetlane; jeśli przy kolejnym zapisie zostawisz pole puste, zachowana zostanie obecna wartość.
Naciśnij Testuj połączenie, aby sprawdzić, czy GNS akceptuje dane dostępowe.
Naciśnij Przejrzyj i synchronizuj (za pierwszym razem, zob. „Pierwsza synchronizacja” poniżej) lub, po zatwierdzeniu przeglądu, Synchronizuj teraz, aby uruchomić synchronizację bez czekania na automatyczny cykl.

Pierwsza synchronizacja: przegląd, aby nie dublować firm

Przed pierwszą prawdziwą synchronizacją trzeba przejrzeć dopasowania do firm, które już masz w WorkOS. Dopóki tego nie zatwierdzisz, synchronizacja niczego nie tworzy ani nie zmienia (automatyczna również).

Kliknij Przejrzyj i synchronizuj. Otworzy się ekran z dwiema kolumnami: po lewej każdy klient z GNS, po prawej firma z WorkOS, która wygląda na tę samą.
WorkOS porównuje kod, e-mail, nazwę handlową, nazwę prawną i telefon (pomijając akcenty, wielkość liter i formy typu „Sp. z o.o.” czy „S.A.”). Wyraźne dopasowania są już wybrane; wątpliwe pojawiają się jako „Możliwe dopasowanie” z przyciskiem Użyj.
W prawej kolumnie możesz zmienić firmę, wyszukując po nazwie, kodzie lub nazwie prawnej, wybrać Utwórz jako nową firmę albo Nie synchronizuj tego klienta. Firma może być powiązana tylko z jednym klientem GNS.
Kliknij Zatwierdź i synchronizuj. Wybrane firmy zostaną powiązane i zaktualizowane oficjalnymi danymi z GNS (kod, telefon, kraj, nazwa prawna i e-mail) bez zmiany ich nazwy; klienci oznaczeni jako nowi są tworzeni podczas synchronizacji, a oznaczeni „Nie synchronizuj” nie są tworzeni nigdy.

Przegląd wykonuje się raz. Jeśli przerwiesz w połowie, to, co już zastosowano, zostaje, a po powrocie zobaczysz tylko to, co zostało. W trybie symulacji możesz przeglądać i zatwierdzać, ale nic nie zostanie zapisane, dopóki nie wyłączysz symulacji. Po zatwierdzeniu przycisk nazywa się Synchronizuj teraz, a Przejrzyj dopasowania pozostaje dostępny dla nowych klientów GNS, którzy nie są jeszcze powiązani. Przegląd uznaje się za zakończony dopiero wtedy, gdy każdy klient GNS ma decyzję (powiąż, utwórz lub nie synchronizuj). Jeśli czegoś brakuje, WorkOS poinformuje o tym i możesz ponownie otworzyć przegląd. Sugestia oparta tylko na tym samym e-mailu lub telefonie nie jest zaznaczana z góry, jeśli nazwa nie jest podobna: sprawdź ją przed zaakceptowaniem.

Jak synchronizowani są klienci

Każdy klient GNS jest łączony z Firmą po jej Kodzie, który musi zawierać numer dokumentu klienta w GNS (kropki, myślniki i spacje są ignorowane; jeśli Firma ma kilka kodów oddzielonych znakiem „|”, wystarczy dowolny z nich).

Nowa Firma: jeśli żadna Firma nie ma tego Kodu, zostaje utworzona z nazwą, Kodem, telefonem i krajem (jeśli te właściwości są skonfigurowane, a kraj istnieje już jako opcja). Rozpoczyna w pierwszym statusie Kanbanu Firm.
Istniejąca Firma: za pierwszym razem jest tylko łączona, bez żadnych zmian. Później nazwa, telefon i kraj są aktualizowane tylko wtedy, gdy zmienią się w GNS; ręczna edycja w WorkOS zostaje zachowana, dopóki GNS nie zmieni tego klienta ponownie.
Pomijani są: klienci bez numeru dokumentu lub nazwy, oznaczeni jako nie-klienci (np. tylko dostawcy), numery dokumentów powtórzone w GNS, zbyt długie lub nieprawidłowe dane, numery krótsze niż 5 znaków oraz numery pasujące do kilku Firm (sprawdź je i zostaw jeden Kod na Firmę).
Firma, która była już połączona, a została zarchiwizowana lub straciła Kod, nie jest tworzona ponownie.

Tryb symulacji

Jeśli Twoja przestrzeń jest w trybie symulacji, synchronizacja tylko zlicza, co by zrobiła, nic nie tworząc ani nie zmieniając. Karta to pokazuje i wyświetla wynik ostatniego przebiegu.

Gdy coś nie działa

GNS odrzucił dane dostępowe: sprawdź API key i API secret u wsparcia GNS.
Brak zmapowanego „Kodu”: skonfiguruj właściwość Kod w Firmach w Bazach danych.
Brak statusu początkowego: zdefiniuj statusy Firm w ich Kanbanie.

Klient z kilkoma adresami e-mail w GNS

GNS przechowuje jedno pole e-mail na klienta, które może zawierać kilka adresów rozdzielonych znakiem «;». Jeśli w tym polu są razem adresy klienta i Twojego zespołu (np. kopie wewnętrzne), poproś wsparcie techniczne o wskazanie własnych domen e-mail firmy: WorkOS je pomija i zostawia w Firmie pierwszy adres klienta. Jeśli wszystkie adresy są wewnętrzne, e-mail Firmy pozostaje pusty. Bez własnych domen używany jest pierwszy adres.