Jak utworzyć dokument i powiązać go z projektem lub firmą

Dokument to oferta, umowa, raport... ze swoją treścią, typem i statusem. Możesz go utworzyć w kilku miejscach i powiązać z tym, do czego należy.

Utworzenie dokumentu w sekcji Dokumenty

Wejdź do Dokumenty i kliknij Nowy dokument.
Wpisz Nazwę dokumentu.
Wybierz Typ i Status. Pojawiają się tylko wtedy, gdy Twój administrator je skonfigurował.
Jeśli chcesz, wybierz Projekt lub usługę, do której należy dokument. To pole jest opcjonalne.
Kliknij Utwórz dokument.

Jeśli Twoje konto korzysta z Zespołu, zostajesz Właścicielem dokumentu. Tylko obecny Właściciel może przekazać go innej osobie, przyciskiem Zmień.

Utworzenie dokumentu z karty firmy lub kontaktu

Na karcie firmy otwórz zakładkę Dokumenty i kliknij + Nowy dokument. Jeśli Twój administrator skonfigurował bezpośrednie powiązanie dokumentów z firmami, dokument powstaje od razu powiązany z tą firmą, a wybór projektu jest opcjonalny. Jeśli nie, najpierw wybierasz (lub tworzysz) jeden z projektów lub usług tej firmy, a dokument zostaje powiązany przez niego. Na karcie kontaktu możesz zrobić to samo z jego zakładki Dokumenty, ale tylko wtedy, gdy Twój administrator skonfigurował bezpośrednie powiązanie z kontaktami.

Powiązanie dokumentu później

Otwórz dokument i wejdź do zakładki Ustawienia:

Projekt lub usługa: możesz ją zmienić w dowolnym momencie. Przycisk Przejdź do projektu lub usługi prowadzi do jej karty.
Firma: powiąż ją, zmień lub usuń. Jeśli wybierzesz projekt, który ma już firmę klienta, dokument dziedziczy tę firmę, o ile nie miał jeszcze żadnej.
Uczestnicy: inne osoby z zespołu, które mogą go edytować. Dodajesz je przyciskiem Dodaj uczestnika i możesz swobodnie usuwać.

Część tych pól pojawia się tylko wtedy, gdy Twój administrator je skonfigurował.

Kto może edytować

Jeśli Twoje konto korzysta z Właściciela i Uczestników w Dokumentach, dokument mogą edytować tylko te osoby. Pozostałe widzą go tylko do odczytu, z komunikatem u góry. Udostępnienie dokumentu klientowi to osobna sprawa: zajrzyj do artykułu „Jak udostępnić dokument klientowi”.

Usuwanie dokumentu

Jeśli jesteś Właścicielem dokumentu, w nagłówku karty zobaczysz ikonę Usuń dokument. Poprosi o potwierdzenie, a dokument zostanie zarchiwizowany w Notion.

Wskazówka: tytuł możesz zmienić bezpośrednio w nagłówku karty, po prostu pisząc na nim.