Jeśli udostępniono Ci dokument z WorkOS: jak go zatwierdzić

Niektóre dokumenty, takie jak umowa czy oferta, wymagają Twojej zgody. W WorkOS wyrażasz ją przyciskiem zatwierdzenia.

Skąd wiedzieć, że proszą o zatwierdzenie

Jeśli dokument tego wymaga, zobaczysz komunikat „Ten dokument wymaga Twojego zatwierdzenia i wciąż oczekuje na ukończenie” oraz przycisk Zatwierdzam ten dokument. Na telefonie znajduje się na dolnym pasku. Jeśli go nie widzisz, zobaczysz „Dla tego dokumentu nie jest dostępna żadna czynność”: nie wymaga Twojego zatwierdzenia.

Jak go zatwierdzić

Przeczytaj cały dokument.
Kliknij Zatwierdzam ten dokument.
Wypełnij Imię i nazwisko oraz Nr dokumentu (dowód osobisty/paszport). Twój Email jest już wpisany i nie można go zmienić: to ten, który zweryfikowałeś/aś kodem.
Zaznacz Przeczytałem/am i zatwierdzam ten dokument.
Jeśli firma zdefiniowała warunki i zasady, zaznacz także Akceptuję warunki i zasady prawne. Kliknij link, aby je przeczytać bez opuszczania portalu.
Kliknij Zatwierdź.

Jeśli czegoś brakuje, zobaczysz „Wypełnij wszystkie pola i zaakceptuj zgodę”.

Co zostaje zapisane

Zatwierdzenie zapisuje się z Twoim imieniem i nazwiskiem, numerem dokumentu (przechowywanym w formie zaszyfrowanej), zweryfikowanym emailem, datą i godziną, adresem IP i przeglądarką, z której zatwierdziłeś/aś, oraz, jeśli są warunki, informacją, które zaakceptowałeś/aś.

Dodatkowo na końcu dokumentu pojawia się pieczęć w oficjalnym stylu z informacją, kto go zatwierdził, kiedy (data, godzina i strefa czasowa), oraz z numerem referencyjnym, odciskiem dokumentu i linkiem do weryfikacji rejestru podpisu. Zobaczysz ją także w PDF. Na pieczęci nie ma Twojego numeru dokumentu ani emaila; przechowuje je tylko wewnętrzny rejestr.

Po zatwierdzeniu dokument jest pieczętowany: zapisywana jest dokładna kopia tego, co podpisałeś, i od tej chwili nie można go już modyfikować. To, co widzisz i pobierasz później, to ta kopia. Więcej w „Podpisane dokumenty: blokada, pieczęć i weryfikacja podpisu”.

Po zatwierdzeniu zobaczysz „Dokument zatwierdzony”, a etykieta zmieni się na Zatwierdzone.

Czym to jest, a czym nie

To prosty podpis elektroniczny: rejestruje, kto wyraził zgodę i kiedy, a pieczęć z odciskiem i znacznikiem czasu wzmacnia dowód tego, co podpisano. Nie jest to zaawansowany ani kwalifikowany podpis elektroniczny z certyfikatem.

Po zatwierdzeniu

Jeśli typ dokumentu ma przypisaną płatność, zobaczysz „Płatność do ustalenia z zespołem”. Płatności nie dokonuje się w portalu: uzgadniasz ją z firmą.
Aby poprawić już zapisane dane, napisz do firmy, która wysłała Ci dokument.