Podpisane dokumenty: blokada, pieczęć i weryfikacja podpisu

Gdy ktoś zatwierdza dokument z portalu, WorkOS go pieczętuje: zachowuje dokładną kopię tego, co podpisano, oraz rejestr, którego nie da się zmienić. Dzięki temu później można wykazać, co zostało podpisane, przez kogo i kiedy.

Co jest zapisywane przy podpisie

Zapieczętowana kopia dokumentu w takiej postaci, jaką miał w tej chwili: treść, tytuł, typ, data, kwoty, obrazy, załączniki, szablon klienta i tekst zaakceptowanych warunków prawnych.
Odcisk (SHA-256) tego wszystkiego. Zmiana jednego znaku dałaby inny odcisk.
Rejestr łańcuchowy: każdy podpis jest powiązany z poprzednim, więc nie można usunąć ani zmienić wpisu bez śladu.
Znacznik czasu strony trzeciej (RFC 3161) dla czoła rejestru: zewnętrzny organ poświadcza datę, nie widząc treści, tylko odcisk.
Zapieczętowany PDF wygenerowany z zapieczętowanej kopii. To zawsze ten sam plik, gdziekolwiek się znajduje.

Dane osobowe podpisującego (imię i nazwisko, numer dokumentu, e-mail, IP) są przechowywane osobno i nie należą do rejestru publicznego.

Dokument jest zablokowany

Podpisanego dokumentu nie można już modyfikować: ani jego treści, tytułu, typu, daty, kwot, załączników, osób czy powiązań, ani go usunąć. Dotyczy to aplikacji, Kairos oraz Claude lub ChatGPT. Nadal można go czytać, udostępniać, pobierać PDF i dodawać komentarze.

To, co widzi podpisujący (i każdy, kto otwiera dokument w portalu lub pobiera jego PDF), to zawsze zapieczętowana kopia, nawet jeśli ktoś później zmieni roboczy oryginał w Notion.

Jeśli ktoś ręcznie zmieni oryginał w Notion, WorkOS to wykryje, odnotuje w rejestrze, powiadomi Właścicieli e-mailem i pokaże informację na stronie weryfikacji. Zapieczętowana kopia się nie zmienia i pozostaje obowiązująca.

Jak sprawdzić podpis

Na pieczęci podpisanego PDF jest numer referencyjny i link weryfikacyjny. Po jego otwarciu (bez logowania) zobaczysz:

czy rejestr jest nienaruszony,
typ dokumentu, wersję, skróconą nazwę podpisującego oraz daty zatwierdzenia i opieczętowania,
odciski treści i PDF,
znacznik czasu i jego ważność,
czy podpis został unieważniony lub czy oryginał zmienił się później.

Aby sprawdzić, czy Twój PDF jest oryginałem, przeciągnij go na stronę: przeglądarka obliczy jego odcisk i porówna z zarejestrowanym. Plik nie opuszcza Twojego komputera.

Unieważnienie podpisu lub zmiana podpisanego dokumentu

Tylko Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej mogą unieważnić podpis z komunikatu na stronie dokumentu. Trzeba podać powód, który zostaje w rejestrze. Unieważnienie niczego nie usuwa: poprzednia pieczęć jest zachowana i nadal można ją zweryfikować, ale przestaje obowiązywać, a dokument znów można edytować. Aby znów się liczył, trzeba go podpisać ponownie; powstanie nowa pieczęć (następna wersja).

Dokumenty zatwierdzone przed tym systemem

Dokumenty już zatwierdzone można opieczętować później. Ich rejestr oznacza je jako pieczęć retroaktywna: opieczętowano treść, jaką dokument miał w tamtym momencie, niekoniecznie podpisaną. Ich numer referencyjny to ten, który już na nich wydrukowano.

Jaki to rodzaj podpisu

To prosty podpis elektroniczny: tożsamość potwierdzona kodem wysłanym na e-mail, imię i nazwisko, numer dokumentu, data i IP. Pieczęć, odcisk i znacznik czasu wzmacniają dowód tego, co i kiedy podpisano, ale nie czynią go zaawansowanym ani kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeśli Twój przypadek wymaga podpisu kwalifikowanego, skonsultuj się z doradcą prawnym.