Dokumenty prywatne: tylko dla ciebie i uczestników

Dokument prywatny widzi tylko jego właściciel i osoby, które dodasz jako uczestników. Dla pozostałych osób na Twoim koncie dokument nie istnieje, także dla Właściciela konta, osób z Uprawnieniami administracji technicznej i Przełożonych.

Jak go oznaczyć

Otwórz dokument. Musisz być jego właścicielem (osobą wskazaną w polu «Właściciel»).
Kliknij przycisk kłódki w nagłówku dokumentu i potwierdź.
Dokument otrzyma ciemną etykietę Prywatny (z kłódką) na listach, w Kanbanie i w nagłówku dokumentu. Znajdziesz go w «Moje dokumenty».

Aby to cofnąć, kliknij kłódkę ponownie. Dokument przestanie być prywatny i wróci do normalnych zasad (na przykład Właściciel konta zobaczy go w «Innych»).

Możesz też poprosić Kairos («oznacz ten dokument jako prywatny»); obowiązują te same zasady.

Kto go widzi

Ty, który go oznaczyłeś.
Uczestnicy dokumentu. Jeśli dodasz kogoś jako uczestnika, od razu go zobaczy (z etykietą Prywatny); jeśli go usuniesz, przestanie go widzieć.
Nikt inny, nigdzie w WorkOS: listy i Kanban Dokumentów (nawet w «Innych» czy «Mój zespół»), wyszukiwania, @wzmianki, zakładki Dokumenty w Projekcie, Firmie lub Kontakcie, Kairos i łącznik z Claude lub ChatGPT.
Wzmianki o tym dokumencie w zadaniach, notatkach, projektach i innych kartach są widoczne jako «Dokument prywatny», bez tytułu i odnośnika, dla każdego, kto nie może go otworzyć.

Jeśli ktoś bez dostępu spróbuje otworzyć go bezpośrednim linkiem, zobaczy ten sam komunikat co przy dokumencie, który nie istnieje.

Co może zrobić uczestnik

Uczestnik widzi dokument, czyta go i edytuje jak każdy inny. Czego nie może zrobić, bo należy to do osoby, która oznaczyła go jako prywatny:

Zmieniać uczestników ani właściciela.
Udostępniać go klientowi ani powiązywać kontaktów.
Usuwać oznaczenia prywatności.

Udostępnianie klientowi

Domyślnie dokumentu prywatnego nie można udostępnić klientom: portal klienta nikomu go nie otwiera (ani kontaktom klienta, ani Tobie z Twoim adresem e-mail). Aby go udostępnić, otwórz «Udostępnij» i włącz pole «Zezwól na udostępnienie tego prywatnego dokumentu w portalu klienta» (widzi je tylko osoba, która oznaczyła dokument jako prywatny). Po włączeniu dokument działa jak każdy inny: otworzą go przez portal, kodem z e-maila, kontakty klienta powiązane z dokumentem lub z jego projektem (oraz Ty i uczestnicy ze swoim adresem e-mail). Zastanów się przed powiązaniem dokumentu prywatnego z projektem: dopóki pole jest włączone, wszystkie kontakty tego projektu mogą go otworzyć w portalu. Możesz je wyłączyć w dowolnej chwili, a portal przestanie go otwierać natychmiast. Jeśli usuniesz oznaczenie prywatności i ustawisz je ponownie, pole znów będzie wyłączone.

Ograniczenia, które warto znać

Uczestnicy są rejestrowani według swojego użytkownika w chwili dodania. Jeśli ktoś nie miał jeszcze konta WorkOS, gdy go dodawałeś, zapisz uczestników ponownie, gdy je założy. Dodanie uczestników bezpośrednio w Notion nie daje im dostępu do dokumentu prywatnego: zrób to z poziomu WorkOS.
Jest prywatny w WorkOS, nie w Notion. Kto ma dostęp do Twojej przestrzeni Notion, nadal może tam zobaczyć stronę.
Dysk: załączniki prywatnego dokumentu przestają być kopiowane na Dysk i są przechowywane tylko w Notion. To, co już było w jego folderze na Dysku, nie jest usuwane, a folder przestaje się synchronizować; jeśli chcesz go usunąć, zrób to ręcznie na Dysku. Po zdjęciu oznaczenia prywatności nowe pliki znów są kopiowane.
Oznaczenie jest powiązane z Twoim użytkownikiem WorkOS. Dostęp uczestników wynika z ich karty w Zespole, którą ich dodano.
Jeśli właściciel odchodzi z zespołu, nie można usunąć tej osoby, dopóki ma dokumenty prywatne: musi je wcześniej upublicznić lub usunąć. Jeśli nie jest już dostępna, administrator platformy może je zwolnić.
Jeśli już odczytałeś dokument w Kairos przed jego uprywatnieniem, ta rozmowa zachowuje to, co zostało odczytane (widzisz ją tylko ty).
Dokument podpisany może być prywatny: blokada podpisu i prywatność są niezależne.
Aby oznaczać dokumenty jako prywatne, Twoja karta w Zespole musi być powiązana z Twoim użytkownikiem.