Ekonomia: faktury, powiązanie z Qonto i import

Moduł Ekonomia zbiera wystawiane przez Ciebie faktury, ich status płatności i zbiorcze wartości każdej firmy. Jest przeznaczony dla osób, które fakturują w Qonto: WorkOS może pobrać Twoje faktury z Qonto i powiązać je z firmami w CRM.

Widzi go każdy, kto może widzieć kwoty (Właściciel, Przełożony i osoby z uprawnieniami administracji technicznej). Import, powiązywanie i tworzenie firm wymaga dodatkowo administrowania kontem.

Czego potrzebujesz (jednorazowo)

Aktywnej wtyczki Ekonomia i połączonego Qonto w Ustawieniach › Integracje.
Dwóch baz faktur w Notion, utworzonych i wybranych w Bazach danych: Faktury wystawione i Pozycje faktur. Możesz je utworzyć przez „Zainstaluj nowe bazy danych” (pakiet Ekonomia) i zmapować ich właściwości na karcie Faktur.
Aby import niczego nie dublował, muszą być zmapowane ID Qonto (w Fakturach wystawionych) oraz, jeśli importujesz pozycje, Klucz Qonto i relacja Faktura (w Pozycjach faktur). Jeśli czegoś brakuje, import o tym informuje i nie startuje.

Powiązanie firm z Qonto

Na stronie firmy, w zakładce Ekonomia, możesz powiązać ją z jednym lub kilkoma klientami Qonto. Klient Qonto może należeć tylko do jednej firmy.

Aby zrobić to zbiorczo, Właściciel ma Zainicjuj ekonomię w Ustawieniach › Integracje › Qonto: WorkOS przegląda faktury z ostatnich lat, pokazuje tabelę klientów Qonto z wyborem firmy z CRM w każdym wierszu, a po zatwierdzeniu tworzy powiązania i uzupełnia brakujące dane podatkowe (nazwa prawna, NIP, adres, kod pocztowy, miasto, województwo, numer VAT, e-mail i waluta). Nigdy nie nadpisuje tego, co firma już ma.

Lista faktur

Menu Ekonomia pokazuje wszystkie faktury wraz ze statusem (Do zapłaty, Opłacona, Anulowana lub Spisana na straty), kwotą oraz etykietą Przeterminowana, gdy nieopłacona faktura minęła termin płatności. U góry widzisz sumy w podziale na waluty: zafakturowane (bez anulowanych), pobrane, oczekujące i przeterminowane. Duże kwoty są bez VAT; poniżej, drobnym drukiem, każda z VAT. Przy każdej fakturze na liście duża kwota również jest bez VAT, a pod nią suma z VAT.

Tuż pod sumami znajduje się wykres słupkowy tego, co zafakturowano bez VAT w roku (od stycznia do grudnia; każdy słupek to miesiąc, podzielony na pobrane, oczekujące i inne; najedź kursorem, aby zobaczyć szczegóły). Strzałkami przy roku przejdziesz do wcześniejszych lat i aż do przyszłego roku; kreskowane słupki to prognoza zaplanowanych faktur, które nie zostały jeszcze wystawione. Uwzględnia filtry listy z wyjątkiem dat.

Możesz szukać po numerze, kliencie, NIP lub opisie oraz filtrować po statusie, datach, przeterminowanych lub „Bez firmy” (faktury jeszcze niepowiązane z żadną firmą z CRM). Kliknięcie faktury rozwija jej dane, pozycje i przycisk Zobacz w Qonto. Jeśli suma pozycji nie zgadza się z kwotą, pojawia się ostrzeżenie.

Import faktur z Qonto

U góry Ekonomii znajduje się zwijana karta Importuj faktury z Qonto (domyślnie zwinięta; gdy jest zwinięta, status widać na pierwszy rzut oka).

Wybierz, ile lat pobrać oraz czy utworzyć lub powiązać brakujące firmy i dołączyć pozycje.
WorkOS odczytuje Qonto i pokazuje podsumowanie: ile faktur i pozycji zostanie zaimportowanych, ile już istniało, szacowany czas oraz listę firm, które zostaną utworzone lub powiązane.
Jeśli się zgadzasz, potwierdź. Import tworzy w Twoim Notion faktury i ich pozycje, od najnowszych do najstarszych.

Warto wiedzieć:

Nie dubluje. Faktura już zaimportowana nie jest powtarzana, nawet jeśli ponowisz import lub zostanie przerwany w połowie. Po przerwaniu po powrocie wznawia od miejsca, w którym stanął.
Zostaw WorkOS otwarty na tym ekranie podczas importu; możesz go wstrzymać, wznowić lub anulować w dowolnej chwili (to, co już utworzono, zostaje). Faktury z błędem są oznaczone przyczyną i można je ponowić.
Firmy. Jeśli klient Qonto nie jest powiązany z żadną firmą, WorkOS używa firmy z CRM o tym samym NIP (jeśli jest jedyna) lub tworzy nową z danymi z Qonto i rolą „Klient”. Jeśli NIP występuje w kilku firmach, faktura zostaje bez firmy, abyś powiązał ją ręcznie.
Jest wolny celowo. Notion ogranicza tempo, a aplikacja nadal z niego korzysta: około 1000 faktur może trwać pół godziny.
Jest ręczny. Na razie import uruchamia się ręcznie; nowe faktury lub zmiany statusu w Qonto pobiera kolejny import.
Czego nie ma. Wersje robocze nie są importowane. Noty kredytowe również nie: dotknięta faktura ma ostrzeżenie w polu „Notatki”.

Na stronie firmy

Zakładka Ekonomia firmy pokazuje, oprócz powiązania z Qonto, zbiorcze wartości tej firmy i listę jej faktur:

Zafakturowane, pobrane, oczekujące i przeterminowane.
Zafakturowane w ostatnich 12 miesiącach i w bieżącym roku.
Średnia faktura, średni czas płatności (dni między fakturą a zapłatą) i liczba faktur.

Faktura liczy się dla firmy, jeśli jest z nią powiązana lub, gdy nie ma żadnej relacji, jeśli jej klient Qonto jest powiązany z tą firmą. Przy kilku walutach są pokazywane osobno.

Zaplanowane faktury

Jeśli już wiesz, że w przyszłości trzeba będzie coś zafakturować, zaplanuj to, żeby nie musieć pamiętać: w Ekonomii kliknij Zaplanuj fakturę (lub zrób to w zakładce Ekonomia firmy), wybierz firmę, datę wystawienia, pozycje, walutę i formę płatności (przelew lub polecenie zapłaty) i zapisz.

Żadna faktura nie jest jeszcze tworzona. Do tego dnia istnieje tylko przypomnienie: prawdziwa faktura wystawia się sama w Qonto w dniu daty (od 7:00), z kolejnym numerem należnym w tej chwili i z datą wystawienia tego dnia. Termin płatności liczy się od wystawienia (domyślnie 30 dni).
W międzyczasie możesz ją edytować lub anulować na karcie Zaplanowane faktury (pod wykresem). Po wystawieniu nie można jej już zmienić: to zwykła faktura.
Polecenie zapłaty. Możesz zażądać, aby przy wystawieniu utworzyć też pobranie z rachunku (po wybranej liczbie dni). Tego dnia sprawdzamy, czy klient ma podpisany mandat: jeśli nie, faktura i tak zostanie wystawiona, a Właściciele dostaną powiadomienie, by utworzyć pobranie ręcznie.
Gdy coś zawiedzie. Jeśli Qonto ją odrzuci, jest ponawiana co godzinę (do trzech razy); jeśli są wątpliwości, że została wystawiona, lub czegoś brakuje (klienta Qonto, firmy…), trafia do Do sprawdzenia, a Właściciele dostają e-mail (także gdy minął ponad tydzień od jej daty bez wystawienia). Jeśli wystawienie było niepewne, zanim ją edytujesz, sprawdź w Qonto, że nie została wystawiona: WorkOS poprosi o potwierdzenie.
Prognoza. To, co zaplanowano, widać na rocznym wykresie jako kreskowane słupki; po wystawieniu liczy się jako zafakturowane.
Powielanie faktury. Po otwarciu wystawionej faktury przycisk Powiel jako zaplanowaną fakturę otwiera ten sam formularz z jej danymi (firma, klient Qonto, pozycje, ilości, waluta, forma płatności i termin płatności) oraz nową datą (miesiąc później). Przed zapisaniem możesz zmienić datę, pozycje, ilości i dowolne inne dane. Nie tworzy faktury: zostaje zaplanowana jak każda inna, a inkaso polecenia zapłaty nie jest kopiowane (wybierasz je ponownie).
Firma musi mieć już powiązanego klienta Qonto.

Faktury cykliczne

Jeśli faktura powtarza się regularnie, nie musisz planować każdej osobno: w formularzu Zaplanuj fakturę zaznacz Powtarzaj tę fakturę, wybierz co ile miesięcy (od 1 do 24) i opcjonalnie datę końcową. WorkOS sam tworzy i wystawia fakturę w każdym terminie, z kolejnym numerem Qonto, tak jak zaplanowaną.

Pierwsza faktura wychodzi w wybranym dniu; kolejne w tym samym dniu miesiąca (jeśli miesiąc go nie ma, w ostatnim: 31 zmienia się na 28 lub 30 i wraca do 31, gdy to możliwe).
Data końcowa (opcjonalna). Jeśli ją zostawisz pustą, trwa, dopóki jej nie wstrzymasz lub nie anulujesz. Ostatnia faktura to ostatni termin niewykraczający poza datę końcową.
Karta Faktury cykliczne (pod wykresem) pokazuje każdą serię z najbliższym terminem. Możesz ją edytować (zmiany dotyczą tylko przyszłych faktur), wstrzymać, wznowić (to, co przypadło w czasie wstrzymania, nie jest fakturowane) lub anulować (anulowane są też jej zaplanowane faktury, które nie zostały jeszcze wystawione; wystawione się nie zmieniają).
Pojedyncza faktura. Każda wygenerowana faktura pojawia się na liście zaplanowanych z etykietą Cykliczna; możesz anulować tylko tę jedną.
Prognoza. Faktury jeszcze niewygenerowane liczą się na rocznym wykresie jako prognoza (kreskowane słupki).
Stałe kwoty. Każda faktura wychodzi z tymi samymi pozycjami i kwotami; aby je zmienić, edytuj fakturę cykliczną. Jeśli coś zawiedzie (np. klient Qonto nie jest już powiązany), faktura trafia do Do sprawdzenia, a Właściciele dostają powiadomienie. Jeśli serwer nie działał dłużej niż tydzień, zaległe faktury nie są wystawiane automatycznie: zostają w „Do sprawdzenia”.

Podstawa zwolnienia z VAT

Gdy pozycja faktury ma VAT 0 % (przy tworzeniu lub planowaniu faktury), pod nią pojawia się lista Podstawa zwolnienia z VAT: Qonto zapisuje ją na fakturze jako prawną przyczynę niestosowania VAT. Oferowane podstawy to te, które Qonto akceptuje dla kraju Twojego konta (ustalanego z IBAN-u do wpłat): Hiszpania, Włochy, Francja, Niemcy, Austria, Belgia, Holandia lub Portugalia.

W Hiszpanii jest opcjonalna. Jeśli fakturujesz firmę z innego kraju, WorkOS proponuje S69 (usługa niepodlegająca opodatkowaniu według zasad miejsca świadczenia, art. 69 hiszp. ustawy o VAT), już wybraną, ale decydujesz Ty: zmień ją lub zostaw puste, jeśli nie dotyczy. Opisy są orientacyjne; potwierdź z księgowym, jaka podstawa dotyczy danej operacji.
We Włoszech jest obowiązkowa.
Przy stawce VAT innej niż 0 podstawa nie jest wysyłana.
Przy powielaniu faktury podstawa nie jest kopiowana: wybierasz ją ponownie (lub proponowana jest sugerowana).

Najczęstsze pytania

Czy mogę edytować fakturę z WorkOS? Lista jest tylko do odczytu. Jeśli zmienisz coś w Notion (np. status), zobaczysz to w WorkOS przy następnej synchronizacji (co godzinę).

Dlaczego faktura ma „Bez firmy”? Ponieważ jej klient Qonto nie jest powiązany z żadną firmą i podczas importu żadnej nie utworzono. Powiąż klienta z firmą lub powiąż fakturę w Notion.

A jeśli import mówi, że brakuje właściwości do zmapowania? Przejdź do Ustawienia › Bazy danych, otwórz kartę Faktury wystawione / Pozycje faktur i wybierz właściwości wskazane w komunikacie.

Czy mogę zaplanować fakturę cykliczną (co miesiąc)? Na razie faktury planuje się pojedynczo; faktury cykliczne pojawią się później.