Różnica między Firmami a Kontaktami w CRM

Sekcja CRM grupuje dwie listy: Firmy (czasem nazywane "Klientami") i Kontakty — konkretne osoby w tych firmach. Obie mają widok Listy i Kanban (tablicę statusów z przeciąganymi kartami).

Karta Firmy

Po otwarciu firmy najpierw widać Otrzymane wiadomości, a wiadomości, które już ukończyłeś w Inboksie, są pokazane z zielonym gradientem. Treść, z czerwoną ikoną, to ostatnia zakładka w rzędzie.

Powiązane projekty i usługi — powiązane z tą firmą; możesz powiązać istniejący (wyszukiwarka pokazuje tylko projekty jeszcze niepowiązane z firmą) lub utworzyć nowy, od razu powiązany.
Kontakty — powiąż istniejący lub utwórz nowy.
Dokumenty — powiązane dokumenty (poprzez ich projekty), każdy z gradientem w kolorze swojego typu.
Załączniki — własne pliki, a także (tylko do odczytu) załączniki odziedziczone z jej projektów i kontaktów.
Rozliczenia — jeśli Twoje konto ma to skonfigurowane, powiązanie z systemem fakturowania.
Otrzymane wiadomości i Wysłane wiadomości — zbierają pocztę wszystkich kontaktów tej firmy (zgodnie z uprawnieniami Twojego Zespołu).
Treść — swobodne notatki, w których możesz wspomnieć o innych rekordach, wpisując @ (ostatnia zakładka, czerwona).

Możesz też edytować kraj, stronę internetową, kod klienta i wysłać wiadomość po wcześniejszym wybraniu, do którego z jej kontaktów.

Dane firmy: jeśli Twoje konto ma to skonfigurowane, karta zawiera sekcję Dane firmy z nazwą prawną (nazwa firmy to jej nazwa handlowa), adresem, e-mailem kontaktowym (adresy poszczególnych osób trafiają do Kontaktów), główną i dodatkową działalnością oraz szacowanymi rocznymi przychodami z ich walutą (niezależną od waluty szansy biznesowej). Edytować je mogą tylko Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej; roczne przychody i ich walutę widzą wyłącznie one. Nazwa prawna i e-mail służą także do wyszukiwania firm, tak jak kod. Właściwości tworzy się w Bazach danych (Instaluj i uzupełnij → grupa „Dane firmy”).

Firmy bazowe: jeśli Twoje konto ma to skonfigurowane, możesz oznaczyć jako Firmę bazową firmy wewnętrzne, te, które identyfikują Twoje konto (na przykład Twoją). Na listach Firm (Kanban, Lista i Tablica) mają czerwonawe tło. Każda firma może też wskazać, której firmie bazowej odpowiada (Odpowiadająca firma bazowa, wybierana spośród firm oznaczonych jako bazowe): te, które mają już przypisaną, są na zielono i wyświetlają nazwę swojej firmy bazowej. Obie opcje edytuje się na karcie firmy (tylko Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej) i konfiguruje w Ustawienia › Firmy.

Widok Tablica (rozdzielanie firm «Lejek»): obok Kanbanu i Listy Właściciel oraz osoby z Uprawnieniami administracji technicznej mają widok Tablica, o ile konto używa trybu Zespołu i ma zmapowaną relację «Osoba odpowiedzialna». Pokazuje tylko firmy, których status jest oznaczony jako «Lejek» (kółko zębate Kanbanu) i rozdziela je na kolumny: po jednej dla każdej osoby, której profil może być odpowiedzialny (Ustawienia › Firmy: osoba odpowiedzialna i waluta), plus Bez osoby odpowiedzialnej i w razie potrzeby Inne osoby odpowiedzialne (firmy, których osoba odpowiedzialna nie ma już dozwolonego profilu; nie można tam upuszczać). Przeciągnij firmę do kolumny osoby, aby ją przypisać, lub do «Bez osoby odpowiedzialnej», aby usunąć przypisanie; kliknięcie karty otwiera firmę. Możesz szukać po nazwie i filtrować po statusie «Lejek». Jeśli żaden status nie jest oznaczony jako «Lejek», widok o tym przypomina. Serwer sprawdza uprawnienia i profil przy każdej zmianie, a w razie błędu karta wraca na swoje miejsce.

Kto co może w firmie: wszyscy widzą Kanban, Listę i kartę, czytają wszystkie zakładki i dodają załączniki. Tylko Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej tworzą i usuwają firmy, edytują ich dane i status (przeciągając w Kanbanie lub z karty), łączą kontakty i projekty, tworzą nowy projekt z poziomu firmy oraz zmieniają nazwy lub usuwają załączniki. Treść mogą edytować także Przełożeni, którzy dodatkowo mogą tworzyć nowe kontakty z poziomu firmy oraz — jeśli odpowiadają za projekt tej firmy — tworzyć dokumenty i łączyć własne dokumenty.

Osoba odpowiedzialna: jeśli Twoje konto używa trybu Zespołu i ma to skonfigurowane, każda firma może mieć osobę z zespołu jako odpowiedzialną. Wybiera się ją w nagłówku karty (obok statusu i kraju) i widać ją w Kanbanie oraz na Liście; na karcie jest zielona, gdy to Ty. Zmienić ją może tylko Właściciel i osoba z Uprawnieniami administracji technicznej. To oni wybierają też w Ustawienia › Osoba odpowiedzialna za firmę, które profile (Właściciel, Przełożony, Członek, z nazwami używanymi na Twoim koncie) mogą być odpowiedzialne; domyślnie Właściciel i Przełożony.

Szansa finansowa i waluta: jeśli Twoje konto ma to skonfigurowane, karta pokazuje szansę finansową firmy. To suma wartości netto dokumentów powiązanych z firmą, liczona automatycznie przy każdej zmianie wartości dokumentu, powiązaniu go z inną firmą, archiwizacji lub usunięciu; nie edytuje się jej ręcznie. Firma ma walutę (wybierasz ją na karcie): sumowane są tylko dokumenty w tej walucie oraz te bez waluty. Jeśli firma nie ma jeszcze waluty, używana jest waluta pierwszego dokumentu z wartością, o ile jest jedną z dostępnych opcji. Zarchiwizowane i prywatne dokumenty nie są liczone. Kwotę widzą Właściciel, osoby z Uprawnieniami administracji technicznej oraz osoba odpowiedzialna przypisana do tej firmy (niezależnie od profilu). Tylko ta osoba odpowiedzialna może wpisać ją ręcznie na karcie (nawet menedżerowie nie); wartość wpisana ręcznie zostanie nadpisana przy następnej zmianie dokumentu z wartością firmy lub jej waluty. Walutę mogą zmieniać menedżerowie i osoba odpowiedzialna.

Waluta domyślna i przeliczanie: w Ustawienia › Firmy: osoba odpowiedzialna i waluta Właściciel (lub osoba z Uprawnieniami administracji technicznej) może wybrać walutę domyślną: otrzymują ją nowe firmy, a po zapisaniu także istniejące, które jej nie miały. Szansa każdej firmy jest liczona w walucie firmy; dokumenty w innych walutach są przeliczane według kursów z danego tygodnia (aktualizowanych raz w tygodniu z Exchange Rate API). Jeśli waluta nie ma kursu lub jej nazwa nie jest rozpoznawana (np. samo „$”, które może należeć do kilku krajów: użyj kodu, np. „USD”), takie dokumenty nie są sumowane, a karta o tym ostrzega. Gdy następuje przeliczenie, karta pokazuje, z jakich walut i z kursów z jakiej daty. Na kartach Kanbana i na Liście kwota szansy jest pokazywana tylko dla firm, których status to „Lejek” (lub dla wszystkich, jeśli żaden status nie jest oznaczony jako „Lejek”).

Tworzenie firmy: przyciskiem «+ Nowa firma» wybierasz nazwę i status oraz, opcjonalnie, jej osobę odpowiedzialną, powiązaną firmę bazową, rolę (Klient i/lub Dostawca) i jeden lub kilka projektów lub usług (każdy wybór ma wyszukiwarkę). Widoczne są tylko dane skonfigurowane na Twoim koncie, a wszystko można uzupełnić lub zmienić później w karcie. Jeśli nie uda się zapisać jakiejś opcjonalnej danej, firma i tak zostanie utworzona, a dowiesz się, której brakuje.

Z Kairos lub konektorem MCP: możesz poprosić o utworzenie firmy z jej rolą oraz o powiązanie lub odłączenie jednego lub kilku projektów firmy; dodaje lub usuwa tylko wskazane (nigdy nie zastępuje tych, które firma już ma) i prosi o Twoje potwierdzenie przed zapisem. Może też zmienić rolę istniejącej firmy.

Karta „Godziny” firmy

Tylko dla Właściciela, uprawnień administracji technicznej i Przełożonych oraz tylko wtedy, gdy konto ma śledzenie czasu. Pokazuje godziny przepracowane miesiąc po miesiącu w ostatnich 12 miesiącach (bieżący miesiąc i 11 poprzednich) przy zadaniach w projektach firmy: sumę z 12 miesięcy, średnią miesięczną i miesiąc z największą liczbą godzin, wykres słupkowy skumulowany według typu zadania oraz tabelę. Kliknij „Suma z 12 miesięcy” lub dowolny miesiąc, aby rozwinąć podział według typu. Typy pochodzą z katalogu typów zadań, jeśli jest skonfigurowany (a gdy zadanie go nie ma, to jego standardowy Typ); bez katalogu — standardowy Typ. Przełożony widzi tylko czas zapisany przez siebie i swój zespół; projekty prywatne, których nie widzisz, nie są liczone, a projekt wspólny z innymi firmami liczy się w całości dla każdej z nich. Przycisk odświeżania ponownie pobiera dane z Notion (są przechowywane 10 minut).

Karta Kontaktu

Podobna struktura, z zakładkami Treść, Otrzymane e-maile, Wysłane e-maile, Powiązane projekty i usługi, Dokumenty i Załączniki (niektóre pojawiają się tylko wtedy, gdy Twoje konto ma je skonfigurowane) oraz szybkie akcje — zadzwoń, otwórz WhatsApp lub wyślij e-mail.

Kilka firm: kontakt może należeć do kilku firm; na karcie dodajesz lub usuwasz firmy tak jak w projekcie. Jeśli e-mail ma załącznik, a kontakt ma kilka firm, menu załączników oferuje „Przenieś załącznik do firmy: …” dla każdej z nich. Status kontaktu jest zsynchronizowany ze statusem firmy tylko wtedy, gdy ma on jedną firmę. W Notion właściwość relacji nie może być ograniczona do 1 strony. Firma kontaktu jest przenoszona do powiązanego projektu tylko wtedy, gdy projekt nie ma żadnej firmy (przy powiązaniu kontaktu — tylko jeśli ma jedną firmę); firma projektu, który już ją ma, nigdy nie jest zmieniana.

Kto co może w kontakcie: wszyscy mogą oglądać kartę, czytać dokumenty i dodawać załączniki. Tylko Właściciel i osoby z Uprawnieniami administracji technicznej edytują dane (imię i nazwisko, e-mail, telefony, status, źródło, firmę), usuwają kontakt, łączą lub tworzą dokumenty oraz zmieniają nazwy lub usuwają istniejące załączniki. Treść i powiązanie z projektami i usługami mogą edytować także Przełożeni; Członek nie może łączyć projektów ani usług.

Tworzenie kontaktu: w «Nowy kontakt» możesz opcjonalnie wybrać jedną lub kilka firm oraz jeden lub kilka projektów lub usług, z którymi kontakt ma być powiązany od początku (wybory z wyszukiwarką; firmy mogą wybierać Właściciel, osoby z Uprawnieniami administracji technicznej i Supervisorzy, a projekty — każdy, kto może je powiązywać: swoje jako osoba odpowiedzialna albo wszystkie, jeśli jest Właścicielem lub ma Uprawnienia techniczne). W jego karcie, przy powiązywaniu projektu, projekty już powiązane z kontaktem są oznaczone «Już powiązany».

Status „Archiwum” i statusy „Lejek” na tablicy Kanban

Jeśli Twoje konto ma to skonfigurowane, tablica Kanban Firm ma specjalną strefę w rogu do przenoszenia firmy do Archiwum — przeciąga się ją tam, nigdy nie jest to zwykła kolumna tablicy.

Właściciel lub osoba z Uprawnieniami administracji technicznej może to ustawić bezpośrednio w sekcji CRM › Firmy, przyciskiem z kołem zębatym obok Odśwież. W zakładce Statusy zaznacz, które statusy mają być kolumnami, przeciągnij je, aby zmienić kolejność, i wybierz, który oznacza „Archiwum”. Pole Lejek oznacza statusy (może być ich kilka) należące do lejka sprzedażowego, czyli te z odpowiedzialnym handlowcem: ich firmy rozdziela się w widoku Tablica, tworzą poziomy widoku Lejek, a kwotę szansy finansowej pokazują tylko ich karty (jeśli żaden status nie jest zaznaczony, kwota jest widoczna na wszystkich). W każdym statusie «Lejek» możesz dodatkowo zaznaczyć 👍 Osiągnięte (pozytywne zakończenie) lub 👎 Nieosiągnięte (negatywne); status nie może być jednym i drugim. W zakładce Parowanie z Kontaktami decydujesz, który status kontaktu odpowiada każdemu statusowi firmy.

Widok Lejek

Gdy zaznaczono co najmniej jeden status jako Lejek, obok Tablicy pojawia się widok Lejek dla Właściciela i osób z Uprawnieniami administracji technicznej (to oni widzą szanse finansowe wszystkich firm). Rysuje lejek: pierwszy poziom pokazuje wszystkie firmy (ile ich jest i sumę ich szans finansowych), a poniżej po jednym poziomie na każdy status „Lejek”, w kolejności Kanbanu, z odsetkiem (dużą czcionką) i liczbą firm, które dotarły do tego poziomu —tych w danym statusie i we wszystkich kolejnych— oraz sumą szans tego statusu (kwota nie jest kumulowana). Statusy «Osiągnięte» i «Nieosiągnięte» nie należą do tego łańcucha: widać je poniżej, równolegle (👍 po lewej, 👎 po prawej), każdy z własnymi firmami, odsetkiem ogółu i szansą, bez dodawania do poziomów ani do siebie. Mają też etykietę konwersji: odsetek firm, które dotarły do zakończenia (do któregokolwiek ze statusów «Osiągnięte» lub «Nieosiągnięte»), znajdujących się w tym statusie; po ich kliknięciu tabela pokazuje tylko firmy z tego statusu. Lejek jest po lewej; po kliknięciu poziomu (poza «Wszystkie firmy») po jego prawej stronie pojawia się mała tabela z firmami, które są w tym statusie, każda z własną szansą, a kliknięcie wiersza otwiera kartę firmy (liczba poziomu jest kumulowana, ale tabela zawiera tylko firmy z samego statusu). Ponowne kliknięcie tego samego poziomu ukrywa tabelę.

Jeśli konto używa trybu Zespołu i ma zmapowaną relację odpowiedzialnego za firmę, na samej górze pojawia się selektor osób, które mogą być odpowiedzialne (profile dozwolone w Ustawienia › Firmy). Po wybraniu osoby lejek liczy się tylko z firm, za które odpowiada, a tytuł zmienia się na «Lejek: {imię}»; przy «Wszyscy odpowiedzialni» widać wszystkie. Lejek (sumy i tabele) nie obejmuje firm oznaczonych jako Firma bazowa, które są wewnętrzne. Kwoty podano w domyślnej walucie konta (lub, gdy jej brak, najczęściej używanej); szanse w innej walucie są przeliczane według kursów, a notatka poniżej ostrzega, gdy brakuje kursu.

Filtry i tytuł «filtr:»

W Kanbanie i Liście Firm, obok wyszukiwarki, możesz filtrować według projektu i osoby odpowiedzialnej (to drugie, jeśli konto używa trybu Zespołu i ma zmapowaną tę relację). Gdy filtr jest włączony, tytuł sekcji pokazuje «filtr: …» z wybraną wartością. Każdy selektor filtra ma ✕, aby go usunąć i wrócić do «Wszystkie». To samo dotyczy Projektów, Agendy › Spotkań, Dokumentów i widoku Lista Publikacji.

Statusy kontaktów

W CRM › Kontakty Właściciel lub osoba z Uprawnieniami administracji technicznej ustawia statusy przyciskiem z kołem zębatym obok Odśwież. Zaznacz, które statusy mają być kolumnami Kanbana, i przeciągnij je, aby zmienić kolejność. Selektorem przy każdym statusie wskazujesz, co oznacza dla Skrzynki:

Spam: poczta od tych kontaktów jest ignorowana. Tylko jeden status może być Spamem.
Bez AI: poczta trafia do skrzynki, ale bez przetwarzania przez AI, i jest kończona automatycznie. Tylko jeden status może być Bez AI.
Klient, Wewnętrzny i Dostawca: klasyfikują pocztę od tych kontaktów, a tych kontaktów nie można oznaczyć jako spam.

Automatyczne powiązanie

Jeśli powiążesz kontakt z projektem, który ma już przypisaną firmę, kontakt zostaje automatycznie powiązany z tą samą firmą — nie trzeba robić tego dwa razy. A jeśli Twoje konto ma włączone parowanie statusów, zmiana statusu kontaktu może przenieść zmianę na jego firmę (lub odwrotnie).