Szablon i PDF dokumentu: jak powstaje i jak go pobrać

WorkOS potrafi nadać dokumentom wygląd Twojej marki i dostarczyć je jako PDF, z tym samym efektem na każdym urządzeniu.

Pobieranie PDF

Na karcie dokumentu kliknij Eksportuj (na telefonie ikonę ze strzałką w dół) i wybierz Pobierz PDF. Otworzy się w nowej karcie, więc nie tracisz dokumentu z oczu. To ten sam PDF, który Twój klient pobrałby z portalu.

PDF powstaje na serwerze, dlatego jest identyczny na komputerze, telefonie i tablecie: te same strony i te same podziały.
Dzieli się na arkusze A4, na każdym z nich powtarza się nagłówek i stopka szablonu. Długie tabele są dzielone wierszami.
Jeśli dokument jest już zatwierdzony, na końcu pojawia się pieczęć zatwierdzenia.
Za pierwszym razem może to potrwać kilka sekund. Gdy zmienisz dokument, PDF aktualizuje się sam.

Eksport do Worda lub Markdown

Ten sam przycisk Eksportuj oferuje jeszcze dwie opcje, przydatne do dalszej pracy z treścią poza WorkOS:

Eksportuj do Worda tworzy edytowalny dokument .docx bez szablonu: bez okładki, nagłówka i stopki Twojej marki. Zachowuje formatowanie treści: nagłówki, pogrubienie, kursywę, przekreślenie i podkreślenie, kolory, linki, listy punktowane i numerowane (z poziomami), zadania z polem wyboru, cytaty, wyróżnienia, tabele, bloki kodu, separatory i osadzone obrazy.
Eksportuj do Markdown pobiera plik tekstowy .md ze standardowym Markdown, który otworzy każdy edytor. Tabele, listy, cytaty i kod używają zwykłej składni. Kolory nie istnieją w Markdown i są tracone.

Oba pliki powstają z bieżącej treści dokumentu i pobierają się od razu, z tytułem dokumentu jako nazwą pliku. Kilka uwag:

Wzmianki o innych stronach Notion zostają zwykłym tekstem.
Markdown nie zawiera obrazów (te z Notion to tymczasowe linki, które wygasają po około godzinie); jeśli chcesz je zachować, użyj Worda, który je osadza.
Dokument prywatny może wyeksportować tylko ten, kto go widzi, a dokument podpisany jest eksportowany z bieżącą treścią (oficjalny opieczętowany PDF to nadal ten z „Pobierz PDF”).

Szablon

Szablon określa okładkę, nagłówek i stopkę, czcionki, kolory i logotypy. Treść nadal jest tym, co edytujesz; szablon tylko ją otacza.

Jeśli nie ma żadnego szablonu, używany jest neutralny wygląd z logo Twojej marki. Jeśli Twój szablon zawiera pole „Przygotowano dla”, wypełnia się ono firmą powiązaną z dokumentem.

Osoba administrująca kontem wgrywa go jako plik .zip w ustawieniach Dokumentów, w kroku Szablon dokumentu. Może też wgrać Szablony według typu dokumentu: dokumenty danego typu używają własnego szablonu, a pozostałe ogólnego.

Kontrola nad stronami

Wewnątrz treści Separator sprawia, że to, co po nim, zaczyna się na nowej stronie. W ten sposób decydujesz, gdzie PDF się dzieli. Niektóre szablony same powodują też, że każda sekcja zaczyna się na nowej stronie, bez potrzeby używania separatorów, i trzymają małe tabele w całości, aby nie dzieliły się na dwie strony.

Gdzie trafia pieczęć podpisu

Gdy klient zatwierdza dokument w portalu, pieczęć podpisu elektronicznego pojawia się na końcu. Jeśli wolisz, by była gdzie indziej (na przykład w ramce akceptacji listu), wpisz w tym miejscu akapit zawierający tylko {{sello}}. Dopóki dokument nie jest podpisany, widać tam symulację pieczęci oznaczoną jako oczekuje na podpis i akceptację. Tekst {{sello}} nie pojawia się w eksportach do Worda ani Markdown.

Wskazówka: jeśli PDF się nie otwiera, sprawdź, czy przeglądarka nie zablokowała nowego okna.