Kto widzi każdy dokument w portalu

W portalu klienta dostęp nie jest zero-jedynkowy: każdy dokument ma własne uprawnione osoby, a WorkOS sprawdza to za każdym razem, gdy ktoś go otwiera.

Trzy sposoby uzyskania dostępu

Osoba widzi dokument, jeśli loguje się adresem e-mail, który spełnia co najmniej jeden z tych warunków:

Jest kontaktem z CRM powiązanym bezpośrednio z dokumentem (właściwość Powiązanie z CRM).
Jest kontaktem z CRM powiązanym z tym samym Projektem co dokument (właściwość Relacja z Projektami).
Należy do zespołu i figuruje jako Właściciel lub Uczestnik dokumentu (właściwości Właściciel dokumentu (relacja) i Uczestnicy (relacja, wiele rekordów)).

Członek zespołu z kontem w WorkOS, który nie figuruje w dokumencie, nie ma z tego powodu dostępu. Powiązanie dokumentu wyłącznie z Firmą też nie daje dostępu: ta relacja służy do wypełnienia odbiorcy na okładce Twojego szablonu.

Aby to działało, przypisz co najmniej jedną z tych właściwości w Ustawienia → Bazy danych Notion → Konfiguracja Dokumentacji. Bez żadnej nikt nie wejdzie.

Udostępnianie dokumentu

Otwórz dokument i kliknij Udostępnij klientowi. Na pasku karty wygląda jak ikona.
Otworzy się panel z Linkiem do portalu i przyciskiem kopiowania. Po jego otwarciu WorkOS aktywuje link tego dokumentu.
Poniżej widzisz, kto ma dostęp. Powiązani przez projekt lub usługę to kontakty, które docierają przez Projekt, każdy z przyciskiem Wyślij e-mail, aby wysłać mu link. W Inne kontakty są osoby powiązane bezpośrednio z dokumentem: tutaj możesz Dodać kontakt albo go usunąć.

Dokument, którego nikt nie udostępnił, nie pojawia się na liście ani w Panelu klienta, a kontakt musi mieć poprawny adres e-mail w Twoim CRM. Jeśli dokument nie ma jeszcze nikogo z dostępem, panel Cię o tym informuje.

Odbieranie dostępu

Usuń kontakt z Inne kontakty albo usuń relację w Notion (na przykład zmieniając Projekt dokumentu). Następnym razem, gdy ta osoba otworzy dokument, zobaczy, że nie ma już dostępu: WorkOS sprawdza to przy każdym otwarciu, nie tylko przy logowaniu.

Prywatność

Jeśli ktoś poprosi o kod, podając adres e-mail bez dostępu, WorkOS nie mówi mu, czy taki adres istnieje: pokazuje ogólny komunikat „Jeśli link jest prawidłowy, wysłaliśmy kod na ten adres email.”