Kto widzi każdy dokument w portalu

W portalu klienta dostęp nie jest zero-jedynkowy: każdy dokument ma własne uprawnione osoby, a WorkOS sprawdza to za każdym razem, gdy ktoś go otwiera.

Sposoby uzyskania dostępu

Osoba widzi dokument, jeśli loguje się adresem e-mail, który spełnia co najmniej jeden z tych warunków. Jeśli adres figuruje w kilku rekordach CRM (zduplikowane kontakty), liczą się wszystkie.

1. Jest kontaktem z CRM powiązanym bezpośrednio z dokumentem (właściwość Powiązanie z CRM).
2. Jest kontaktem z CRM powiązanym z tym samym Projektem lub usługą co dokument (właściwość Relacja z Projektami).
3. Jest kontaktem Firmy powiązanej z dokumentem albo Firmy Projektu lub usługi dokumentu.
4. Należy do zespołu i figuruje jako Właściciel lub Uczestnik dokumentu (właściwości Właściciel dokumentu (relacja) i Uczestnicy (relacja, wiele rekordów)).
5. Należy do zespołu i jest odpowiedzialnym lub uczestnikiem Projektu lub usługi dokumentu.
6. Należy do zespołu i jest odpowiedzialnym za Firmę powiązaną z dokumentem lub jego Projektem.

Członek zespołu z kontem w WorkOS, który nie spełnia żadnego z powyższych warunków, nie ma dostępu.

Oprócz dostępu dokument musi być udostępniony w portalu, a jego Status musi należeć do widocznych w portalu; w przeciwnym razie nie pojawi się na liście.

Prywatne dokumenty i dokumenty prywatnych Projektów są traktowane ściślej: prywatny dokument udostępniony przez właściciela w portalu otwiera się tylko sposobami 1, 2 i 4 (kontakt powiązany z dokumentem lub jego Projektem oraz Właściciel lub Uczestnicy), a prywatny Projekt nie otwiera swoich dokumentów kontaktom ani osobie odpowiedzialnej wyłącznie za Firmę; tylko jego członkom.

Aby to działało, przypisz co najmniej jedną z tych właściwości w Ustawienia → Bazy danych Notion → Konfiguracja Dokumentacji. Bez żadnej nikt nie wejdzie.

Udostępnianie dokumentu

1. Otwórz dokument i kliknij Udostępnij klientowi. Na pasku karty wygląda jak ikona.
2. Otworzy się panel z Linkiem do portalu i przyciskiem kopiowania. Po jego otwarciu WorkOS aktywuje link tego dokumentu.
3. Poniżej widzisz, kto ma dostęp. Powiązani przez projekt lub usługę to kontakty, które docierają przez Projekt, każdy z przyciskiem Wyślij e-mail, aby wysłać mu link. W Inne kontakty są osoby powiązane bezpośrednio z dokumentem: tutaj możesz Dodać kontakt albo go usunąć.

Dokument, którego nikt nie udostępnił, nie pojawia się na liście ani w Panelu klienta, a kontakt musi mieć poprawny adres e-mail w Twoim CRM. Jeśli dokument nie ma jeszcze nikogo z dostępem, panel Cię o tym informuje.

Odbieranie dostępu

Usuń kontakt z Inne kontakty albo usuń relację w Notion (na przykład zmieniając Projekt dokumentu). Następnym razem, gdy ta osoba otworzy dokument, zobaczy, że nie ma już dostępu: WorkOS sprawdza to przy każdym otwarciu, nie tylko przy logowaniu.

Prywatność

Jeśli ktoś poprosi o kod, podając adres e-mail bez dostępu, WorkOS nie mówi mu, czy taki adres istnieje: pokazuje ogólny komunikat „Jeśli link jest prawidłowy, wysłaliśmy kod na ten adres email.”

Po jakim czasie widać zmiany

Aby portal ładował się szybko, lista dokumentów na Pulpicie jest przechowywana przez około 45 sekund. Jeśli właśnie nadałeś lub odebrałeś dostęp albo zmieniłeś tytuł lub Status dokumentu, lista może odświeżyć się z takim opóźnieniem. Przy otwarciu dokumentu, jego załączników lub pliku PDF WorkOS zawsze ponownie sprawdza dostęp w tym momencie.

Kto może podpisać

Wyświetlenie dokumentu i jego zatwierdzenie to dwie różne rzeczy. Zatwierdzić go mogą osoby powiązane z samym dokumentem lub z jego Projektem albo usługą (oraz Właściciel i Uczestnicy). Kontakty firmy i członkowie zespołu, którzy widzą go innymi drogami, mogą go czytać, ale nie widzą przycisku „Zatwierdź”.